Quando os gestores enxergam como as horas dos colaboradores são empregadas, podem otimizar processos e melhorar as entregas. Nesse sentido, entender como gerenciar atividades da empresa com BPM é um ótimo ponto de partida.
De acordo com a pesquisa Dores dos Pequenos Negócios, do Sebrae, gerenciar o tempo é um dos principais desafios das empresas — mas, quando bem executada, pode ser uma solução para aumentar a produtividade e os resultados dos negócios.
O BPM (Business Process Management, ou gerenciamento de processos do negócio) é uma aposta dos gestores para melhorar a gestão de tempo das empresas.
Na prática, por meio de ferramentas específicas, é possível entender mais sobre a lógica das atividades desenvolvidas e o tempo consumido por cada uma.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é o BPM e como gerenciar atividades da empresa com o recurso. Além disso, citamos os benefícios da prática, sua importância no dia a dia e mostramos um tutorial simplificado para começar a implementar a metodologia no seu negócio.
O que é o BPM?
Business Process Management, termo em inglês para o que chamamos no Brasil de “gerenciamento de processos de negócios”, engloba um grupo de técnicas e metodologias usadas para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar atividades, sistemas e pessoas envolvidos em um fluxo organizacional de empresas de todos os nichos e portes.
Por meio das ferramentas de BPM, conhecidas como Business Process Management Suite (BPMS), é possível criar modelos de negócio inovadores, modelar os processos e determinar uma ordem hierárquica de importância entre as etapas, o tempo de duração de cada uma e formas de melhorá-las.
Isso torna a visão de processos muito mais fácil e acessível a toda a empresa, por mais complexos que sejam os fluxos.
Dessa forma, as informações tornam-se intuitivas e todos os colaboradores concentram esforços em execuções voltadas para o sucesso do negócio.
Com o mapeamento de processos e a criação de diagramas específicos para cada atividade, o nível de detalhamento torna-se uma vantagem competitiva importante para sua empresa.
Como uma ferramenta BPM ajuda a gerenciar tempo
Muitas plataformas BPMS ajudam a gerenciar atividades da empresa, fazendo com que o cliente receba a demanda no prazo.
Isso é possível graças às ferramentas específicas, que não apenas monitoram o tempo de atividade, mas também indicam erros e gargalos que, uma vez sanados, permitem a otimização do processo como um todo.
Basicamente, para ser funcional e perceber os benefícios do BPM na gestão de atividades, é preciso considerar 8 componentes essenciais nas ferramentas escolhidas:
- Recursos de modelagem de processos
Atua na criação, na edição e no armazenamento dos diagramas visuais transmitidos às equipes, a fim de estabelecer a nova cultura organizacional do negócio.
- Gerenciador de regras
Atua na criação das regras e scripts responsáveis por “guiar” os processos. Aqui, incluem-se condições complexas e específicas com base em dados e cálculos.
- Controle de versão de processos
Analisa os processos atuais e, por meio de dados, indica pontos que podem ser otimizados, com armazenamento de ajustes e histórico de decisões. Assim, compara-se cada etapa até estabelecer a melhor.
- Motor de automação
Conecta ações, tarefas, responsáveis e todas as informações necessárias para o sucesso da entrega de forma automática, eliminando a execução manual de tarefas repetitivas.
- Gerenciamento de formulários
Cria, gerencia e personaliza formulários com entradas de dados, além de oferecer recursos para validação, formatação e assinatura digital das informações;
- Determinação de responsáveis
Determina os responsáveis por cada uma das tarefas que compõem o fluxo organizacional;
- Integração de sistemas
Integra a nova plataforma com o seu sistema nativo e centraliza todos os dados em um único local;
- Monitoramento de indicadores de desempenho
Monitora os indicadores de desempenho para saber quando algo funciona ou não e como realizar ajustes.
Como implementar BPM de uma forma eficaz
Até aqui, abordamos como gerenciar atividades da empresa com BPM pode ser um fator importante no seu negócio, certo?
Porém, para isso, é preciso saber, principalmente, como implementar o BPM para que o recurso trabalhe conforme as suas expectativas de negócio.
O primeiro passo para a implementação é a identificação da necessidade e o planejamento. Afinal, é preciso ter em mente um objetivo, como gerenciar atividades da empresa com BPM, antes de iniciar o processo de implementação.
Uma vez traçado o objetivo, a segunda etapa é o entendimento dos processos atuais com todas as suas particularidades. Como funcionam, quanto tempo duram, quais as falhas, quais os pontos positivos a aproveitar e o que precisa de otimização são perguntas obrigatórias neste momento.
Com as respostas às questões anteriores, é o momento de priorizar a automatização e otimização dos fluxos. Seguindo essa cadeia hierárquica, é possível estabelecer novas etapas, eliminar as que são obsoletas e alcançar equilíbrio.
A quarta etapa serve para colocar em prática e avaliar a aderência das decisões tomadas. É preciso analisar de perto o que funciona ou não em qualquer nova implementação. Depois, resta apenas o controle e monitoramento, indispensáveis para calcular o sucesso da empreitada até aqui.
Por fim, é hora de se dedicar ao refinamento e às melhorias disponíveis, afinal, sempre é tempo para manter os processos atualizados e funcionais.
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A tecnologia se tornou uma aliada no gerenciamento das atividades da empresa com BPM.
Cada vez mais, gigantes da gestão de negócios buscam por formas de aderir à transformação digital como estratégia de aumento de resultados.
Em uma matéria publicada pela Forbes, a CMO da rede de restaurantes Outback afirmou que o uso da tecnologia é parte fundamental nos esforços para liderança e crescimento da marca.
Como sabemos muito bem, tempo é dinheiro. Portanto, o gerenciamento desse valioso recurso deve sempre contar com as melhores ferramentas para garantir mais qualidade e entregas eficientes.
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