Ao entender como funciona o RPA (uma ferramenta que automatiza processos por meio da robotização), é possível não apenas implementar a tecnologia com sucesso, como também aproveitar todos os seus benefícios.
Por falar em vantagens, as principais envolvem o aumento da produtividade e a redução dos custos operacionais, já que a plataforma libera sua equipe de ter que executar tarefas repetitivas.
Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura, pois explicamos tudo o que você precisa saber nas próximas linhas!
O que é Robotic Process Automation, o RPA?
Robotic Process Automation (automação de processos robóticos), ou simplesmente RPA, trata-se da adoção de ferramentas para automatizar os procedimentos repetitivos padronizados de uma empresa. A ideia é fazer com que a tecnologia execute tarefas sem a interferência humana.
Esse tipo de sistema pode usar recursos de Machine Learning (aprendizado da máquina) e inteligência artificial (IA) para processar dados mais complexos e, assim, realizar ações que exigem mais atenção aos detalhes.
De qualquer forma, é possível implementar sistemas de RPA em diversos modelos de negócios, já que apresentam variadas aplicações, como as que explicamos mais à frente. Mas antes, vamos entender como funciona o RPA.
Como funciona o RPA?
O RPA funciona mediante a criação de robôs virtuais, conhecidos como bots, capazes de interagir com os sistemas empresariais e seus usuários. Esses programas conseguem “imitar” determinadas ações humanas, visto que seguem um padrão estabelecido previamente.
Ou seja, os robôs de RPA não agem completamente por conta própria. Na verdade, respeitam uma configuração, o que garante a precisão dos seus processos. A diferença para os humanos é que são mais ágeis e ficam disponíveis 24/7 sem cansar.
Para ficar mais claro como funciona o RPA, vamos a um exemplo prático?
Uma empresa usa uma ferramenta de RPA para automatizar os pedidos de compras. Por isso, define que a abertura do processo ocorre quando um colaborador marca determinado insumo como em falta.
Neste momento, os robôs que estão a postos visualizam esses dados e entendem que precisam enviar um e-mail para o fornecedor responsável pelo item e informar o financeiro para liberar o pagamento.
Durante todo esse tempo, não há qualquer intervenção humana e quando o pedido chegar, a própria plataforma finaliza a operação e a marca como concluída. Interessante, não é mesmo?
Quais as aplicações práticas do RPA?
Agora que ficou claro como funciona o RPA, saiba que essa tecnologia tem diversas aplicações, o que faz com que seja muito útil para a rotina das empresas. Entre os principais usos, podemos destacar:
- atendimento ao cliente ou suporte à equipe interna;
- processamento de faturas e pagamentos;
- gerenciamento de pedidos;
- conciliação contábil;
- gestão de estoque;
- automação de estratégias de marketing;
- controle de folha de pagamento e gestão do processo de recrutamento.
Enfim, você pode aplicar a ferramenta no setor (ou tarefa) que mais precisar. Basta definir as regras para que os bots saibam o que fazer e, então, aproveitar os benefícios, como os que apresentamos no próximo tópico.
O RPA é apenas uma das ferramentas de automação de processos que você pode implementar no seu negócio. Confira quais são as demais neste conteúdo do nosso blog!
Quais os benefícios do RPA para as empresas?
Os principais benefícios do RPA são:
- redução dos custos operacionais;
- mais precisão e eficiência no dia a dia;
- liberação da equipe para focar em tarefas mais estratégicas.
Entenda melhor e fique ciente dos motivos pelos quais vale a pena adotar esse tipo de automação de processos.
Redução dos custos operacionais
Uma das vantagens do RPA é a redução dos custos operacionais. Isto é, aqueles gastos essenciais para manter o negócio em funcionamento, como salário dos colaboradores.
Isso porque adotar uma ferramenta do tipo permite que você tenha uma equipe mais enxuta e centrada, já que boa parte do trabalho de rotina passa por automatização. Logo, gasta menos.
Ao mesmo tempo, seu negócio sofre menos com o retrabalho, o que costuma dobrar os custos das operações diárias.
Mais precisão e eficiência no dia a dia
O RPA também proporciona mais precisão, o que aumenta a eficiência operacional da sua equipe. Afinal, o fluxo de trabalho segue uma ordem lógica estabelecida previamente.
Portanto, se você decidiu as regras de maneira correta, dificilmente a plataforma apresentará um erro. Assim, as ações se tornam mais eficientes, o que gera um aumento da produtividade da organização.
Liberação da equipe para focar em tarefas mais estratégicas
Para finalizar esta lista com os benefícios do RPA, temos o fato de que a tecnologia libera tanto você (gestor) quanto sua equipe de “perder” horas na execução de tarefas com pouco valor agregado (como abrir e monitorar um pedido de compra).
Em vez disso, vocês têm tempo livre para se dedicar a atividades mais estratégicas, como planejar a nova campanha de vendas ou montar o planejamento financeiro para o próximo período fiscal.
Como implementar o RPA no seu negócio?
Preparado para aprender como implementar o RPA de maneira fluida e, assim, aproveitar todos os benefícios que essa tecnologia oferece? Então, pegue papel e caneta e anote as três dicas que trouxemos logo abaixo!
- Planeje a implementação
A primeira etapa da implementação de uma ferramenta de RPA é o planejamento. Aqui, você deve identificar quais processos automatizar, definir os objetivos da operação e estabelecer quando começa e termina a adoção da plataforma.
Caso pense em implementar a tecnologia em mais de um departamento, o ideal é priorizar as áreas mais importantes e depois seguir para as demais para facilitar a rotina, ok?
- Escolha o melhor fornecedor
O segundo passo é escolher um bom fornecedor. Isto é, uma empresa que ofereça uma plataforma de RPA:
- escalável;
- fácil de usar;
- robusta;
- segura;
- personalizável;
- com possibilidade de integração.
Adicionalmente, procure por uma ferramenta com um bom custo-benefício. Até porque precisa caber no seu orçamento, não é mesmo?
- Faça a gestão da mudança
O terceiro e último passo é fazer o gerenciamento das mudanças. Na prática, envolve treinar os colaboradores para usar as ferramentas, monitorar os resultados da automação e, se necessário, implementar melhorias.
Vale mencionar que esse é um processo contínuo. Logo, você deve sempre “ficar de olho” no dia a dia para manter suas operações sempre atualizadas.
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