Aprender como funciona a gestão por processos é dever de todo gestor que busca aumentar a eficiência da sua equipe. Afinal, a compreensão da metodologia permite implementá-la com sucesso na rotina do negócio.
Para já adiantar, a gestão baseada em processos é um método que se difere do gerenciamento “convencional” por focar na criação de fluxogramas que integram toda a empresa.
Na prática, os departamentos não trabalham de forma individual, mas em conjunto para obter melhores resultados. Quer ver como aplicá-la no seu negócio? Então, continue a leitura, pois explicamos o passo a passo neste artigo!
O que é a gestão por processos?
A gestão por processos é uma metodologia que organiza e otimiza todas as tarefas de uma empresa mediante a análise, a documentação e a melhoria contínua de todos os procedimentos que envolvem a entrega de um produto ou serviço.
Neste método, o trabalho é unificado em um fluxo que integra a ação de diferentes departamentos. O objetivo é buscar melhores resultados por meio da colaboração e, assim, aumentar a eficiência operacional do negócio.
O gerenciamento mediante processos envolve uma visão integrada (e, portanto, mais ampla) dos procedimentos, assim como a padronização das ações e a automação das atividades internas repetitivas.
Essas características são o que diferenciam esta metodologia da gestão funcional, que é a mais tradicional e orientada por funções. Ou seja, cada departamento funciona com sistemas independentes, o que dificulta o trabalho em conjunto.
Uma dica: temos um artigo que explica, em detalhes, a definição da gestão por processos. Aproveite para conferir!
Como funciona a gestão por processos na prática?
A gestão por processos funciona por meio da criação de fluxogramas de trabalho para cada atividade. Na prática, diferentes setores contribuem para a execução de uma mesma tarefa ao acessar um sistema integrado que gerencia e monitora todos os procedimentos.
Para ficar mais claro, vamos a um exemplo. É comum que uma empresa precise pagar horas extras para um colaborador, certo? Nesta situação, o cálculo e a liberação do valor costumam envolver os departamentos de Recursos Humanos (RH) e o financeiro.
Na gestão por processos, o sistema de ponto reconhece que um funcionário trabalhou a mais durante o mês e sinaliza a existência de um adicional no salário.
Em seguida, o RH analisa e calcula as horas extras correspondentes. Automaticamente, estas informações ficam disponíveis para o financeiro, que libera o pagamento. Percebe como os processos seguem um fluxo que engloba várias pessoas em busca de um mesmo resultado?
Quais são os benefícios da gestão por processos para as empresas?
Entre os principais benefícios da gestão por processos para as empresas, estão:
- redução dos custos operacionais, pela diminuição dos erros;
- mais transparência na execução das tarefas, pois os processos ficam visíveis para todos os responsáveis;
- aumento da eficiência operacional, porque as tarefas são finalizadas com mais agilidade e precisão;
- melhora da comunicação entre as equipes, pelo fato dos times colaborarem mais no dia a dia;
- ajuda na tomada de decisões mais estratégicas, visto que a metodologia entrega dados que orientam o planejamento do negócio.
Entretanto, para obter essas vantagens da gestão por processos, você precisa saber como aplicar, na prática, o método. Vamos lá?
Como aplicar a gestão por processos no seu negócio?
O passo a passo de como aplicar a gestão por processos em um negócio (não importa sua área de atuação ou porte), envolve estes cinco passos:
- analisar os processos já existentes;
- identificar os gargalos nas operações;
- padronizar os procedimentos internos;
- capacitar a equipe;
- adotar as ferramentas certas.
Confira mais detalhes a seguir!
- Analisar os processos já existentes
Não basta entender o que é a gestão por processos e como funciona. É essencial saber implementar a metodologia na rotina do negócio e o primeiro passo é analisar todos os procedimentos já existentes.
Detalhe todos os passos até a conclusão de uma tarefa, o que inclui os prazos e responsáveis. Por exemplo, fazer o pedido, validar a solicitação e liberar os recursos.
- Identificar os gargalos nas operações
O segundo passo é identificar gargalos. Ou seja, pontos que atrapalham as operações — uma etapa a mais, cuja eliminação pode agilizar todo o processo ou, quem sabe, incluir a participação de um departamento para aumentar a precisão das entregas.
- Padronizar os procedimentos internos
Além de compreender como funciona a gestão por processos, é importante que você padronize suas tarefas. O ideal é que a execução das atividades siga um fluxo padrão a fim de trazer mais agilidade e facilitar o monitoramento.
Para tanto, você deve desenhar fluxogramas que detalhem as ações, prazos e responsáveis de cada um dos processos internos do negócio. Não se esqueça de deixá-los disponíveis para todos da equipe.
- Capacitar a equipe
Como explicamos, a gestão por processos funciona a partir da integração da força de trabalho. Por esse motivo, é essencial preparar sua equipe para seguir o fluxograma à risca. Para tanto, ofereça treinamentos e capacitações frequentes.
O objetivo da prática é oferecer os conhecimentos necessários para que todos consigam realizar suas tarefas da melhor maneira possível e, assim, elevar o nível da organização.
- Adotar as ferramentas certas
Por fim, escolha as ferramentas certas. As plataformas de BPM (Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios, em português), como a Lecom Tecnologia, são ótimos exemplos do que vale a pena adotar.
O motivo para essa escolha é que softwares do tipo servem para ajudar no mapeamento, execução e monitoramento dos procedimentos internos de uma empresa de forma centralizada. Isto é, de um só lugar.
Ao optar pela Lecom, você ainda acessa outros recursos essenciais para uma boa gestão, como:
- integração com outros sistemas e tecnologias;
- facilidade de uso;
- segurança e adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- rastreabilidade, que permite acompanhar a execução das tarefas em tempo real.
Quer entender melhor como funciona? Então, veja agora mesmo o tour guiado da plataforma e confira, na prática, os benefícios que podemos trazer para sua empresa!
