Quando foi a última vez que você atualizou os procedimentos da sua empresa ou os checou em busca de algum erro frequente? Caso não se lembre das datas, é o momento de aprender como fazer o redesenho de processos para modernizar e otimizar o trabalho.
Afinal, o mapeamento dos processos é de extrema importância para oferecer a você, gestor, uma visão mais detalhada e ampla dos fluxos de atividades. Por meio do recurso, é possível identificar gargalos e propor melhorias internas.
Com o redesenho de processos se estruturam os fluxos, ou seja, se cria e pavimenta o caminho percorrido durante a execução das atividades.
Quer entender mais sobre a ferramenta e ver como trabalhá-la para melhorar organizar os seus fluxos? Então, confira o artigo, no qual você aprende:
- o que é o redesenho de processos;
- a importância da análise de processos e redesenho;
- dica de ferramenta de mapeamento de processos!
O que é o redesenho de processos?
O redesenho de processos trata da implementação de melhorias nas empresas por meio da alteração de determinados procedimentos-chave para os negócios, como pedidos de compra ou recebimento de tickets. Essas mudanças podem ser drásticas — com uma transfiguração total — ou parciais, a depender dos processos originais e das otimizações planejadas.
O objetivo é aumentar a eficiência operacional das organizações, ou seja, fazer com que as companhias produzam mais, com mais valor agregado e em menos tempo, enquanto reduzem seus gastos.
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Quando fazer o redesenho de processos?
Alguns dos melhores momentos para fazer o redesenho de processos são: para adaptar a equipe a novos serviços oferecidos, para implementar tecnologias — principalmente em fases de transformação digital — ou até mesmo para integrar mais as áreas, facilitar a comunicação e evitar a variação do desempenho das entregas.
Outro momento em que um redesenho é necessário é no caso das mudanças de mindset, que podem levar à utilização de novas metodologias ágeis e frameworks diferentes, fatores que exigem uma alteração completa no fluxo de processos da organização.
Posto isto, afirmamos, ainda, que o momento ideal para fazer o redesenho de processos é quando você percebe que os procedimentos atuais do seu negócio são insuficientes.
A percepção pode partir da constatação de falhas que prejudicam a execução das tarefas ou da desatualização com a realidade do mercado.
E como eu percebo este cenário? Para identificar a hora certa, se atente à frequência de algum destes acontecimentos:
- erros na execução das tarefas que, periodicamente, geram retrabalho;
- atrasos na entrega dos projetos;
- diminuição da qualidade das entregas;
- queda dos resultados;
- reclamações dos clientes a respeito dos produtos e/ou serviços entregues.
Se essas situações se repetem, é um sinal de que é preciso dar um passo para trás e repensar a maneira como sua equipe trabalha — e aprender como fazer redesenho de processos.
Qual a importância da análise de processos e redesenho?
A análise e redesenho de processos é imprescindível por permitir que as empresas implementem melhorias e corrijam seus pontos fracos sem precisar modificar todos os procedimentos atuais.
Neste caso, é possível apenas modificar os pontos-chave para proporcionar uma otimização do trabalho.
O processo também é importante por:
- ajudar a reduzir os custos e o gasto de tempo decorrentes dos erros e retrabalhos;
- melhorar a qualidade das entregas;
- aumentar a satisfação dos colaboradores e clientes.
O que é essencial no redesenho de processos?
Um ponto essencial no redesenho é a análise dos processos atuais para identificar falhas a corrigir. Afinal, a ideia é alterar pontos do processo atual, e não criar novos.
Na prática, ao realizar um mapeamento em sua empresa, o ideal é que você chegue a um diagrama que mostre como os fluxos operam internamente no momento. O resultado é denominado AS IS, ou seja: “como é”, ou “como está”.
Nesse diagrama, é importante anotar os gargalos, as possíveis melhorias e também um apontamento sobre as principais dificuldades que a empresa encontra.
Feito isso, é hora de parar e analisar com cuidado cada parte do documento para, assim, chegar a conclusões importantes e planejar ações futuras — sempre com um objetivo.
A essa ideia projetada, damos o nome de redesenho de processos TO BE, que, em português, significa “o que será”.
O cenário obtido precisa dar uma boa noção sobre como tudo deve operar no futuro em termos de processos organizacionais, inclusive já supondo implementação das melhorias nos períodos estimados.
Vale a pena conferir: ferramenta de desenho de processos — importância e vantagens
Como fazer redesenho de processos em 6 passos simples?
O passo a passo para o mapeamento e redesenho de processos, portanto, envolve os seguintes passos!
- Avaliação dos procedimentos atuais (o que é feito e como? Quantas etapas e quais são?).
- Identificação de erros e oportunidades de melhoria (o que causa atraso nos projetos? O que os colaboradores costumam fazer de errado ou desatualizado?).
- Definição de metas e objetivos (o que você planeja alcançar ao finalizar o redesenho? Quais os ganhos para a empresa?).
- Diagramação dos novos processos (quais são as mudanças?).
- Implementação das mudanças planejadas.
- Monitoramento dos resultados e, se preciso, aplicação de melhorias.
Vale destacar que é crucial que o redesenho siga uma linha específica, que aponte para o objetivo pretendido, e que tenha o foco total na otimização dos fluxos para atingi-lo.
Sabia que você pode fazer o redesenho de processos de negócios de maneira mais rápida e prática?
Para isso, que tal contar com uma ferramenta de mapeamento de processos? Um bom exemplo é uma plataforma de gestão inteligente robusta e completa, como a solução da Lecom Tecnologia.
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