Saber como fazer o controle de compras da sua empresa é um passo importante para evitar problemas como despesas desnecessárias, falta de insumos e outros percalços. A otimização desse processo nas empresas é fundamental para alcançar melhores resultados.
A importância é tamanha que o setor de compras movimentou cerca de US$1.56 trilhão em 2020 na aquisição de softwares de automação, com previsão de crescimento de 4.35% até 2029, segundo a Mordor Intelligence.
Quer otimizar o processo de compras da sua empresa? Preparamos um material com 5 passos essenciais para entender como fazer o controle de compras em seu negócio e, ainda, como a automação deste processo e demais atividades pode ser benéfico para a sua organização como um todo.
Continue lendo e entenda a importância da gestão de compras, como o planejamento funciona e mais!
Afinal, o que é um controle de compras?
O controle de compras nada mais é do que a gestão e o controle da aquisição de insumos, serviços e materiais indispensáveis à execução das tarefas que mantêm o negócio funcionando. Isto abrange a compra de materiais de escritório, itens para impressão, artigos básicos para a realização das tarefas essenciais da sua atividade ou a contratação de serviços indispensáveis.
Tudo aquilo que passa pelo setor de compras da sua empresa deve ser considerado no mapeamento do processo de compras, tanto pela questão financeira quanto pela organização das atividades.
No controle de compras, você deve incluir informações como:
- descrição dos itens ou serviços adquiridos;
- valores;
- informações sobre os fornecedores;
- data da compra;
- quem é a pessoa responsável por adquirir e monitorar o tempo de duração desses insumos ou serviços;
- quando nova compra deverá ser realizada.
A importância da gestão de compras
Em linhas gerais, a importância da gestão de compras se baseia em, justamente, manter o controle sobre quando determinados bens ou serviços são adquiridos, seu período de duração e quando deverão ser novamente comprados.
Mais que evitar a falta de um insumo ou o atraso em alguma prestação de serviço, saber como fazer o controle de compras é essencial para também otimizar o gerenciamento das finanças da sua empresa.
Isso porque quando você entende a necessidade de adquirir algo e como funciona o planejamento de compras, sua ação é muito mais assertiva. Assim, você evita comprar quantidades desnecessárias ou insuficientes, evita o desperdício e, em caso de compras recorrentes, pode, inclusive, ter acesso a condições facilitadas dos fornecedores ou prestadores.
As vantagens da gestão de compras no dia a dia
Uma vez que você entende o que é um controle de compras, é preciso tomar alguns cuidados para que as vantagens da gestão sejam percebidas de imediato.
Uma etapa indispensável para este momento é a definição do SLA de compras, ou seja, um contrato que especifica diretamente todos os direitos e deveres das partes envolvidas nos processos de compra de uma empresa.
O documento, definido pela Microsoft como uma forma de permitir às empresas o rastreio de políticas de suporte e garantia aos clientes, é o que vai determinar os tipos de serviços oferecidos e prestados à sua empresa, quais as demandas dos clientes e fornecedores, bem como estipular formas de pagamento, períodos para as entregas do que foi adquirido e outros detalhes.
O SLA, além de representar uma forma de garantia para o seu negócio, significa:
- mais chances de fidelização entre você e seus fornecedores ou clientes;
- melhora na comunicação geral;
- redução de problemas e gastos.
- aumento da confiança entre as partes.
Como fazer o controle de compras na prática?
Para saber como fazer o controle de compras na sua empresa, você deve considerar os passos a seguir.
- Entenda o seu processo atual
Para melhorar qualquer aspecto do seu negócio, antes de tudo, é preciso entender o seu “ponto de partida”. Isso significa estudar o fluxo atual e identificar não apenas as suas necessidades, como também eventuais falhas e soluções.
Assim, você será capaz de dirimir quaisquer percalços que possam surgir, evitando cometer os mesmos erros de sempre, que podem representar um gasto financeiro para você e para seus negócios.
- Defina seus objetivos
Entendido o processo, você deve definir quais objetivos deseja alcançar com as mudanças que está prestes a realizar. Mais do que saber como fazer o controle de compras, você precisa entender o que o recurso pode fazer por você e pela sua empresa.
Se você busca, por exemplo, diminuir a incidência de atrasos nas entregas, poderá definir como objetivo a identificação de gargalos que possam atrapalhar a transmissão de informações e o avanço da tarefa para o próximo nível de execução.
Já se o seu objetivo é o aumento na produtividade, você pode buscar por formas de otimizar os processos, diminuindo o tempo de permanência do projeto em determinadas etapas através da realização das atividades por inteligências artificiais.
Estude e entenda profundamente o que deseja alcançar nesta etapa. A compreensão será a sua guia para construir um mapeamento de processos de compras eficaz.
- Mapeie seus processos
Entendidos os objetivos, é hora de definir qual metodologia será utilizada para o mapeamento de processos: dentre as mais aplicadas, estão os métodos 5W2H, SIPOC e BPMN. Cada um desses procedimentos oferece um benefício específico que, a depender do seu objetivo primário, pode ser o ideal para você!
Existem vários benefícios ao mapear os processos atuais da sua empresa: você pode entender mais sobre o fluxo e, eventualmente, identificar possíveis gargalos, pontos de ocorrência de falhas, necessidades de melhorias, novas oportunidades de otimização e formas de facilitar a comunicação entre as pessoas envolvidas durante todo o procedimento.
Esta etapa é essencial para que, futuramente, você possa automatizar os processos de forma organizada e 100% funcional, evitando que os mesmos erros sejam cometidos por seus colaboradores durante o uso das estratégias de automação.
- Invista em tecnologia para automação do processo
Agora que você entendeu melhor como fazer o controle de compras, é hora de dar o primeiro passo para facilitar o seu dia a dia: a forma mais segura de evitar falhas humanas durante um fluxo de processos é a automação das atividades.
Com softwares e ferramentas específicas, você pode tornar todas as etapas do seu planejamento de compras automatizadas, ou seja, controladas por uma inteligência artificial.
Na prática, significa que você terá uma espécie de “agente virtual” sempre monitorando não apenas os processos, mas as pessoas responsáveis por eles, as eventuais falhas e, em muitos casos, até aplicando as soluções necessárias para saná-las.
- Monitore os Processos
Uma vez implementado a automação para controle de compras, caberá a você ou à pessoa responsável realizar o monitoramento dos processos e análise dos resultados obtidos. Dessa forma, mais do que avaliar o estado atual das atividades do seu negócio, você também será capaz de identificar eventuais falhas e corrigi-las.
Um outro aspecto interessante do monitoramento é a possibilidade de reconhecer novas oportunidades de melhoria nos processos que, antes, talvez não fossem visíveis. Assim, você caminha para otimizar cada vez mais a sua rotina e produtividade.
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