Entender como fazer modelagem de processos com BPM permite visualizar todas as engrenagens do seu sistema de trabalho de forma centralizada.
Essa abordagem facilita o acompanhamento, em tempo real, das tarefas e também a correção rápida de qualquer erro ou gargalo operacional. Portanto, é a estratégia ideal para que você mantenha a saúde dos seus negócios.
Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir explicamos:
- o que é a modelagem de processos BPM;
- qual a importância da modelagem de processos;
- como modelar com BPM.
Confira!
O que é a modelagem de processos?
A modelagem de processos BPM, também chamada de Business Process Modeling, é a representação visual dos procedimentos de uma empresa. Os objetivos dessa abordagem são: documentar, analisar e compreender todas as etapas que compõem o fluxo de trabalho, de ponta a ponta, ou seja, desde o entendimento da necessidade até a entrega do produto ou serviço.
No geral, existem três formas de estruturar a modelagem de processos:
- diagrama;
- mapa;
- modelo.
O diagrama é o mais simples e também o mais utilizado pelas organizações. Ele apresenta a sequência de atividades a serem executadas para uma determinada atividade.
O mapa, além de mostrar as atividades, descreve como as tarefas se conectam aos executores, resultados e eventos futuros.
Já o modelo é o método padrão e inclui mais detalhes que os dois anteriores, como o detalhamento dos recursos de cada projeto.
Independente do formato escolhido, a representação dos negócios ajuda no treinamento de novos colaboradores e auxilia os profissionais a entender o que fazer. Isso reduz riscos de atrasos na entrega das demandas.
E como funciona a modelagem de processos no BPM?
A modelagem de processos é uma das etapas da metodologia BPM — sigla para Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios, em português. A ação acontece no momento em que os gestores verificam a existência de gargalos nas operações e encontram formas de minimizá-los.
O foco das ações é sempre no negócio. Com a modelagem de processos a empresa destrincha o funcionamento da organização e, em seguida, escolhe quais processos priorizar. Aqui, você também detalha os fluxos de processos, conforme o método adotado.
Em geral, os negócios utilizam diagramas com a notação BPMN — Business Process Modeling Notation ou ícones que representam visualmente o fluxo de trabalho — para enxergar de forma clara o desenvolvimento de todas as atividades.
Depois da implementação da modelagem, ocorre a execução efetiva dos processos, com testes e implementação das melhorias.
Se quiser entender um pouco mais sobre os conceitos de BPM e BPMN, leia este artigo: qual é a diferença entre BPM e BPMN? Entenda as definições e vantagens
Qual a importância da modelagem de processos para as empresas?
A modelagem de processos com BPM auxilia no mapeamento de tudo o que acontece na empresa. Desse modo, a empresa ganha padronização e visibilidade dos fluxos de trabalho, o que permite também a correção de gargalos e inclusão de melhorias.
Para ficar mais claro, imagine uma receita de torta. Além de conhecer os ingredientes, é preciso saber a ordem, o método de preparo e o tempo até que o alimento fique pronto, concorda?
Caso o resultado não seja o esperado — uma saborosa torta —, é porque um dos procedimentos não funcionou adequadamente.
Será que o erro estava na escolha dos ingredientes, no tempo ou no modo de fazer? Na modelagem de processos com BPM, você identifica a resposta em um fluxo de trabalho, já que o diagrama mostra desde a definição das ações até a entrega do produto ou serviço.
Como fazer modelagem de processos com BPM?
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Defina seus objetivos
Para aprender como fazer modelagem de processos com BPM, defina seus objetivos organizacionais ou o que a empresa pretende ganhar com a prática.
Seus objetivos podem ser desde organizar o SLA — Service Level Agreement, ou acordo de nível de serviço —, até aumentar a produtividade ou otimizar as entregas, por exemplo. O importante é alinhar as metas com a estratégia do negócio.
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Colete informações sobre os processos da empresa
O segundo passo é coletar as informações sobre cada processo. O ideal é ter o máximo possível de dados, como etapas, equipes responsáveis, prazos de entrega, erros comuns e ferramentas.
A prática ajuda a ter uma visão mais abrangente das atividades e facilita a visualização do passo a passo de execução. Assim, fica mais fácil identificar melhorias.
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Documente as descobertas
Outro passo para entender como fazer modelagem de processos com BPM é documentar todas as suas descobertas. A ação dá mais controle sobre os procedimentos e simplifica a integração entre ferramentas e fluxo de trabalho.
Na prática, fica mais fácil compartilhar o modelo com toda a empresa, já que tudo o que os colaboradores precisam saber está disponível em um documento padronizado.
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Modele os processos
Neste ponto, descreva todas as ações e a ordem lógica. Em seguida, use sua plataforma para modelar os processos. Ou seja, colocá-los em prática na sequência prevista de forma automatizada.
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Analise as informações
O último passo do tutorial de como fazer modelagem de processos com BPM é analisar as informações em busca de pontos de melhoria. Pode ser um procedimento errado ou uma tarefa com excesso de etapas.
O importante é encontrar oportunidades de otimização para agilizar a execução das atividades e, assim, aumentar a eficiência operacional do negócio.
Uma dica extra é não parar a modelagem de processos nesta etapa. Fique atento ao cumprimento das iniciativas do dia a dia. Assim, você promove a melhoria contínua dos procedimentos, pois sempre atualiza as etapas conforme sentir necessidade.
Como escolher a melhor ferramenta para modelar processos com BPM?
Agora que você já sabe como fazer modelagem de processos com BPM, o próximo passo é implementar uma ferramenta para colocar tudo o que aprendeu em prática, concorda?
Nesta fase, tenha cuidado para escolher corretamente. Afinal, o sistema impacta as tarefas do seu negócio. Posto isto, utilize uma plataforma que seja:
- robusta;
- fácil de usar;
- flexível;
- segura;
- integrada com outros sistemas empresariais;
- rastreável.
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