O que é e como fazer modelagem de processos com BPM?

Entender como fazer modelagem de processos com BPM permite visualizar todas as engrenagens do seu sistema de trabalho de forma centralizada. 

Essa abordagem facilita o acompanhamento, em tempo real, das tarefas e também a correção rápida de qualquer erro ou gargalo operacional. Portanto, é a estratégia ideal para que você mantenha a saúde dos seus negócios.

Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir explicamos:

• o que é a modelagem de processos BPM;
• qual a importância da modelagem de processos; 
• como modelar com BPM. 

Confira!

O que é a modelagem de processos?

A modelagem de processos BPM, também chamada de Business Process Modeling, é a representação visual dos procedimentos de uma empresa. Os objetivos dessa abordagem são: documentar, analisar e compreender todas as etapas que compõem o fluxo de trabalho, de ponta a ponta, ou seja, desde o entendimento da necessidade até a entrega do produto ou serviço.

No geral, existem três formas de estruturar a modelagem de processos:

1. diagrama;
2. mapa; 
3. modelo. 

O diagrama é o mais simples e também o mais utilizado pelas organizações. Ele apresenta a sequência de atividades a serem executadas para uma determinada atividade.

O mapa, além de mostrar as atividades, descreve como as tarefas se conectam aos executores, resultados e eventos futuros.

Já o modelo é o método padrão e inclui mais detalhes que os dois anteriores, como o detalhamento dos recursos de cada projeto. 

Independente do formato escolhido, a representação dos negócios ajuda no treinamento de novos colaboradores e auxilia os profissionais a entender o que fazer. Isso reduz riscos de atrasos na entrega das demandas.

E como funciona a modelagem de processos no BPM?

A modelagem de processos é uma das etapas da metodologia BPM — sigla para Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios, em português. A ação acontece no momento em que os gestores verificam a existência de gargalos nas operações e encontram formas de minimizá-los.

O foco das ações é sempre no negócio. Com a modelagem de processos a empresa destrincha o funcionamento da organização e, em seguida, escolhe quais processos priorizar. Aqui, você também detalha os fluxos de processos, conforme o método adotado.

Em geral, os negócios utilizam diagramas com a notação BPMN — Business Process Modeling Notation ou ícones que representam visualmente o fluxo de trabalho — para enxergar de forma clara o desenvolvimento de todas as atividades. 

Depois da implementação da modelagem, ocorre a execução efetiva dos processos, com testes e implementação das melhorias.

Se quiser entender um pouco mais sobre os conceitos de BPM e BPMN, leia este artigo: qual é a diferença entre BPM e BPMN? Entenda as definições e vantagens 

Qual a importância da modelagem de processos para as empresas?

A modelagem de processos com BPM auxilia no mapeamento de tudo o que acontece na empresa. Desse modo, a empresa ganha padronização e visibilidade dos fluxos de trabalho, o que permite também a correção de gargalos e inclusão de melhorias.

Para ficar mais claro, imagine uma receita de torta. Além de conhecer os ingredientes, é preciso saber a ordem, o método de preparo e o tempo até que o alimento fique pronto, concorda? 

Caso o resultado não seja o esperado — uma saborosa torta —, é porque um dos procedimentos não funcionou adequadamente.

Será que o erro estava na escolha dos ingredientes, no tempo ou no modo de fazer? Na modelagem de processos com BPM, você identifica a resposta em um fluxo de trabalho, já que o diagrama mostra desde a definição das ações até a entrega do produto ou serviço.

Como fazer modelagem de processos com BPM?

1. Defina seus objetivos

Para aprender como fazer modelagem de processos com BPM, defina seus objetivos organizacionais ou o que a empresa pretende ganhar com a prática.

Seus objetivos podem ser desde organizar o SLA — Service Level Agreement, ou acordo de nível de serviço —, até aumentar a produtividade ou otimizar as entregas, por exemplo. O importante é alinhar as metas com a estratégia do negócio.

1. Colete informações sobre os processos da empresa

O segundo passo é coletar as informações sobre cada processo. O ideal é ter o máximo possível de dados, como etapas, equipes responsáveis, prazos de entrega, erros comuns e ferramentas.

A prática ajuda a ter uma visão mais abrangente das atividades e facilita a visualização do passo a passo de execução. Assim, fica mais fácil identificar melhorias.

1. Documente as descobertas 

Outro passo para entender como fazer modelagem de processos com BPM é documentar todas as suas descobertas. A ação dá mais controle sobre os procedimentos e simplifica a integração entre ferramentas e fluxo de trabalho. 

Na prática, fica mais fácil compartilhar o modelo com toda a empresa, já que tudo o que os colaboradores precisam saber está disponível em um documento padronizado. 

1. Modele os processos

Neste ponto, descreva todas as ações e a ordem lógica. Em seguida, use sua plataforma para modelar os processos. Ou seja, colocá-los em prática na sequência prevista de forma automatizada. 

1. Analise as informações 

O último passo do tutorial de como fazer modelagem de processos com BPM é analisar as informações em busca de pontos de melhoria. Pode ser um procedimento errado ou uma tarefa com excesso de etapas. 

O importante é encontrar oportunidades de otimização para agilizar a execução das atividades e, assim, aumentar a eficiência operacional do negócio.

Uma dica extra é não parar a modelagem de processos nesta etapa. Fique atento ao cumprimento das iniciativas do dia a dia. Assim, você promove a melhoria contínua dos procedimentos, pois sempre atualiza as etapas conforme sentir necessidade.

Como escolher a melhor ferramenta para modelar processos com BPM?

Agora que você já sabe como fazer modelagem de processos com BPM, o próximo passo é implementar uma ferramenta para colocar tudo o que aprendeu em prática, concorda? 

Nesta fase, tenha cuidado para escolher corretamente. Afinal, o sistema impacta as tarefas do seu negócio. Posto isto, utilize uma plataforma que seja:

• robusta; 
• fácil de usar; 
• flexível; 
• segura; 
• integrada com outros sistemas empresariais; 
• rastreável. 

Pensando nisso, indicamos a Lecom Tecnologia, que preenche todos esses requisitos e ainda conta com uma equipe pronta para te apoiar na modelagem de processos.

Com a plataforma, você não apenas modela, mas também executa e monitora todas as suas atividades de um só lugar com integração, facilidade e segurança. Solicite uma demonstração gratuita e veja o que a Lecom faz pelo seu negócio!