Empresas que desejam crescer de modo sustentável sem abdicar da qualidade precisam aprender como fazer gestão de processos e garantir mais eficiência e eficácia operacional. Segundo o Índice Transformação Digital Brasil 2023, 93% dos entrevistados acreditam que processos digitais e automações permitiram as principais transformações nas empresas nos últimos cinco anos.
Para promover essa inovação, não basta conversar com cada gestor e entender os fluxos de trabalho de seu departamento. É importante otimizar as operações de todas as áreas, claro, mas também descobrir como integrá-las para que funcionem em sincronia.
Até o produto ou serviço chegar ao cliente, colaboradores de vários setores realizam tarefas e atividades específicas. Se houver um gargalo ou má execução no meio do caminho, é provável que a entrega tenha qualidade inferior.
Por isso, neste artigo, você aprende o que é gestão de processos, sua importância, como implementá-la nos negócios e os grandes motivos para investir em tecnologia para facilitar o gerenciamento. Confira!
O que é gestão de processos?
Gestão de processos é a prática de analisar e otimizar todas as operações de um departamento ou uma empresa. A empresa reestrutura os fluxos de trabalho para que as atividades passem pelos setores sem gargalos e finalizem no prazo e com a qualidade esperada.
Também chamada de BPM (Business Process Management), a gestão de processos elimina tarefas que não agregam valor ao cliente ou à marca, além de aperfeiçoar o fluxo operacional para elevar o desempenho da organização.
Para compreender esse conceito de forma integral, pense em como funciona a empresa onde você trabalha: diversas áreas dependem uma das outras para concluírem tarefas, certo? É difícil encontrar uma atividade que pertença exclusivamente a um departamento.
O gestor de processos, então, utiliza um conjunto de práticas para identificar, estruturar, documentar e monitorar todas as atividades, o que permite uma visão 360º da empresa.
Como a gestão de processos funciona?
Vamos entender como funciona a gestão de processo a partir de um exemplo simples, mas bastante comum nas empresas: comprar passagens aéreas para um colaborador viajar a negócio.
O processo de autorização, compra e emissão das passagens exige que vários setores trabalhem juntos, como administrativo, financeiro e o departamento do colaborador.
Há etapas padronizadas, como definição do orçamento da viagem, pesquisa de preços de passagens e hotéis, compra e comunicação com o colaborador, que envia todas as informações necessárias.
Para que toda essa atividade aconteça da maneira correta, há uma gestão de todas as etapas envolvidas, que vão desde o pagamento até a volta do colaborador.
Aprenda mais: Processos empresariais: conheça diferentes tipos e saiba como mapeá-los
Quais as vantagens de aplicar a gestão de processos?
O controle de processos de um negócio é um dos pilares para um crescimento escalável, pois ajuda a acompanhar as mudanças e tendências do mercado. Além disso, oferece mais flexibilidade na hora de ajustar atividades e tarefas para atender às novas demandas.
Com toda a cadeia de processos mapeada e documentada, sua empresa consegue aplicar melhorias sem refazer tudo do zero.
A gestão também é muito importante para reduzir custos e desperdícios. Como você visualiza melhor todas as etapas de cada processo, consegue usar seus recursos financeiros e humanos com mais eficiência. Assim, o negócio fatura mais e ganha competitividade no mercado.
Veja mais algumas vantagens de aplicar a gestão de processos:
- aumento da produtividade: gestores conseguem observar quais tarefas contam com “entraves” e o que uma ferramenta de gestão de processos pode executar no lugar do colaborador;
- tomada de decisões mais ágil e precisa: como você visualiza todos os processos com mais facilidade, consegue agir com mais rapidez e eficácia;
- adaptação em cenários de crises econômicas: ao entender como cada processo funciona, você consegue criar alternativas ou “planos B” para determinadas circunstâncias;
- aumento da satisfação dos clientes: com tarefas mais rápidas e precisas, o consumidor tem retorno mais rápido e adequado às suas necessidades;
- mais colaboração entre funcionários: as equipes entendem como cada setor atua e como podem se ajudar.
O cerne de uma boa gestão é integrar atividades, pessoas e tecnologias. A união entre esses três pilares gera processos inteligentes e, consequentemente, mais eficiência na entrega geral.
Como fazer gestão de processos?
Para entender como gerir as atividades da sua empresa, confira as etapas:
- entenda como cada processo funciona;
- conheça o objetivo do negócio;
- planeje-se com estratégia;
- modele os processos;
- faça testes e ajustes;
- implemente em toda a empresa;
- monitore os resultados e faça melhorias.
Veja como fazer gestão de processos por meio de cada etapa
1. Entenda como cada processo funciona
O primeiro passo é entender como os processos acontecem, ou seja, como as atividades são executadas na empresa. Lembre-se de que, para mudar qualquer tipo de operação, é fundamental conhecê-la a fundo, em detalhes.
Só assim o gestor identifica gargalos e oportunidades de melhorias para desenvolver fluxos de trabalho mais eficientes, padronizados e eficazes.
2. Conheça o objetivo do negócio
Outro ponto importante sobre como fazer uma gestão de processos é conhecer o próprio negócio — seu objetivo, valores e cultura organizacional. Os processos se alinham estrategicamente a cada um desses pontos.
3. Planeje-se com estratégia
Junto à análise detalhada e ao mapeamento de processos, determine um objetivo estratégico para a reestruturação. Alguns exemplos: reduzir custos, diminuir tempo de execução e ter um prazo de resposta mais veloz ao cliente.
Depois, elabore um planejamento com etapas, atividades e prazos para a prática, como a ordem dos setores analisados. E não se esqueça de determinar os indicadores de desempenho para acompanhar os resultados.
4. Modele os processos
A modelagem de processos é o desenho dos fluxos de trabalho que acontecem no departamento. Pode se estender para as atividades em cadeia de todo o negócio.
Corte tarefas desnecessárias e reestruture o modelo para obter melhores resultados.
Leia também: Como fazer um fluxograma de processos? Descubra agora!
5. Faça testes e ajustes
Geralmente, o planejamento da metodologia visa à divisão de etapas para uma implementação mais tranquila, sem resistências internas. Dessa forma, a empresa compartilha com os times e faz testes gradualmente. Assim, é possível realizar ajustes rápidos para adaptar, de fato, à rotina corporativa.
Outra forma de fazer testes é iniciar as mudanças por algum setor menor ou com menos demandas. Assim, pode-se verificar, na prática, como o fluxo funciona.
Colete insights com todos os envolvidos e, se precisar, aperfeiçoe os fluxos.
6. Implemente em toda a empresa
Após a simulação, o próximo passo é “colocar a mão na massa”: fazer o processo por inteiro. Aumente o número de setores gradualmente, mas faça um bom treinamento antes.
7. Monitore os resultados e faça melhorias
Defina as métricas e os indicadores de desempenho adequados para mensurar a qualidade do processo e faça um monitoramento constante dos resultados.
Com dados em mãos, você toma decisões mais corretas e precisas. Com ações pontuais, você evita que o problema se estenda em longo prazo.
Por que usar uma ferramenta de gestão de processos?
Para colocar todas essas etapas em prática, é essencial usar uma ferramenta de gestão de processos. A tecnologia automatiza diversas tarefas manuais e repetitivas, o que proporciona diversos benefícios positivos:
- integra todos os sistemas e tecnologias da empresa, o que possibilita a conexão dos setores;
- permite que a equipe tenha mais tempo para se dedicar às atividades estratégica;
- possibilita uma visão completa dos fluxos de trabalho;
- monitora os resultados em tempo real;
- identifica gargalos de forma ágil;
- padroniza operações;
- evita erros humanos.
Com tantos benefícios que só uma boa ferramenta de gestão proporciona, você consegue analisar com mais detalhes e fazer uma verdadeira transformação nos processos da empresa.
Para entender melhor como a tecnologia funciona, confira o infográfico abaixo!
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