Para as empresas crescerem de modo sustentável e oferecerem alta qualidade em seus produtos e serviços, a chave é aprender como fazer gestão de processos e garantir mais eficiência e eficácia operacional.
Porém, não basta sentar com cada gestor e entender os fluxos de trabalho de seu departamento. É importante otimizar as operações de todas as áreas, é claro, mas também descobrir como integrá-las para funcionarem de forma sincronizada.
Afinal, até o produto ou serviço chegar ao cliente, colaboradores de vários setores realizam tarefas e atividades específicas. Se houver um gargalo ou má execução no meio do caminho, é provável que a entrega tenha qualidade inferior.
E como acompanhar todos os fluxos de trabalho de uma empresa ou setor? A melhor saída é a gestão de processos de negócios.
Continue a leitura e aumente o conhecimento sobre esse assunto! Aprenda o que é gestão de processos, sua importância, como implementá-la no negócio e os grandes motivos para investir em tecnologia para facilitar o gerenciamento.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é a prática de analisar e otimizar todas as operações de um departamento ou uma empresa. Isto é, reestruturar os fluxos de trabalho para facilitar que as atividades passem pelos setores sem gargalos e barreiras, sendo finalizadas no prazo e com a qualidade esperada.
Também chamada de BPM (Business Process Management — Gestão de Processos de Negócios), serve para eliminar tarefas desnecessárias, que não agregam valor ao cliente ou à marca. E ainda aperfeiçoar o fluxo operacional para elevar a performance da organização.
Para compreender esse conceito de forma integral, pense em como funciona a empresa onde você trabalha: diversas áreas dependem uma das outras para concluírem tarefas, certo? Afinal, é difícil encontrar uma atividade que pertence exclusivamente a um departamento.
Sendo assim, o gestor de processos deve utilizar um conjunto de práticas para identificar, estruturar, documentar e monitorar todas as atividades, conquistando uma visão 360 da empresa.
Exemplo de gestão de processos
Para mostrar como a gestão de processos funciona na prática, separamos um exemplo simples, que acontece bastante nas empresas: comprar passagem aérea para um colaborador viajar a negócio.
O processo de autorização, compra e emissão das passagens exige que vários setores trabalhem juntos, como administrativo, financeiro e o departamento do colaborador.
E certas etapas devem ser seguidas, como definição do orçamento da viagem, pesquisa de preços de passagens e hotéis, compra e comunicação com o colaborador, enviando todas as informações necessárias.
Continue aprendendo: Processos empresariais: conheça diferentes tipos e saiba como mapeá-los
Qual a importância da gestão de processos?
O controle de processos de um negócio é um dos pilares para um crescimento escalável, resultado da boa eficiência operacional. Isso sem falar na importância de acompanhar as mudanças e tendências do mercado, tendo mais flexibilidade na hora de ajustar atividades e tarefas para atender às novas demandas
Afinal, com toda a cadeia de processos mapeada e documentada, é mais fácil aplicar melhorias, sem precisar refazer tudo do zero.
Cabe destacar também a grande importância da gestão de processos para reduzir custos e desperdícios, melhorando o uso de seus recursos financeiros e humanos. Assim, o negócio fatura mais e ganha competitividade no mercado.
Confira outros benefícios do gerenciamento operacional:
- melhora da qualidade da produção, podendo aumentar a margem de lucro e a receita;
- aumento da produtividade de colaboradores e gestores;
- torna a tomada de decisões mais ágil e precisa;
- ajuda a empresa a se adaptar mais rapidamente perante crises econômicas;
- promove o aumento da satisfação dos clientes;
- eleva a colaboração entre funcionários e equipes.
Como fazer gestão de processos?
O primeiro passo para saber como fazer gestão de processos é entender como eles acontecem, ou seja, como as atividades são executadas na empresa. Lembre-se de que, para mudar qualquer tipo de operação, é fundamental conhecê-la a fundo, em detalhes.
Só assim o gestor identifica gargalos e oportunidades de melhorias para desenvolver fluxos de trabalho mais eficientes, padronizados e eficazes.
Outro ponto importante durante a análise inicial é conhecer o próprio negócio: seu objetivo, seus valores e sua cultura organizacional. Os processos devem estar alinhados estrategicamente a eles.
Sendo assim, veja como fazer gestão de processos por meio de suas principais etapas!
- Planeje
Junto à análise detalhada e o mapeamento de processos, determine um objetivo estratégico para a reestruturação, como reduzir custos.
Depois, elabore um planejamento, com etapas, atividades e prazos para a prática, incluindo, por exemplo, a ordem dos setores que serão analisados. E não se esqueça de determinar quais indicadores de desempenho serão úteis para acompanhar os resultados!
- Modele os processos
A modelagem de processos é o ato de desenhar os fluxos de trabalho que acontecem no departamento, podendo se estender para visualizar as atividades em cadeia de todo o negócio.
É hora de cortar tarefas desnecessárias e reestruturar o modelo para obter melhores resultados.
Leia também: Como fazer um fluxograma de processos? Descubra agora!
- Faça testes
É complicado modelar seus processos de uma vez só. Em empresas, geralmente, o planejamento da metodologia visa à divisão de etapas para uma implementação mais tranquila, sem resistências internas.
O que significa que as mudanças são compartilhadas com os times e testadas gradualmente. Assim, é possível realizar ajustes rápidos para adaptar, de fato, à rotina corporativa.
Outra forma de fazer testes é iniciar as mudanças por algum setor menor ou com menos demandas. Assim, pode-se ver na prática como o fluxo funciona.
Colete insights com todos os envolvidos e, se precisar, aperfeiçoe os fluxos.
- Execute
Após a simulação, o próximo passo é “colocar a mão na massa”: executar o processo por inteiro.
- Monitore os resultados e faça melhorias
Defina as métricas e os indicadores de desempenho adequados para mensurar a qualidade do processo e faça um monitoramento constante dos resultados.
Com dados em mãos, a tomada de decisão para realizar mais ajustes fica mais assertiva. Logo, o gestor vai agir pontualmente, evitando que o problema se estenda em longo prazo.
Por que usar uma ferramenta de gestão de processos?
Para colocar todas essas etapas em prática, o uso de uma ferramenta de gestão de processos é essencial. A tecnologia automatiza diversas tarefas manuais e repetitivas, evitando erros e dando mais tempo para a equipe se dedicar às atividades estratégicas.
Além disso, permite ter uma visão completa dos fluxos de trabalho, padronizar operações e identificar gargalos de forma ágil.
Outra função altamente valiosa de uma plataforma de gestão é a integração de todos os sistemas e tecnologias da empresa, conectando setores.
Isso sem falar na possibilidade de monitorar os resultados em tempo real, acompanhando os status das atividades. As análises são muito mais detalhadas e promovem a transformação da gestão de processos de negócios.
Para entender melhor como funciona uma ferramenta de gestão de processos, confira o infográfico abaixo!
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