Mais do que a criação de procedimentos e tarefas, é importante entender como fazer controle de processos para que, assim, todos os colaboradores envolvidos nas demandas compreendam os procedimentos necessários para as entregas.
Para isso, você, gestor, precisa conhecer profundamente o fluxo de processos pelos quais o seu produto ou serviço passa até a entrega final ao cliente e, neste momento, um sistema de controle de processos eficiente pode ser seu maior aliado.
Neste artigo, vamos falar sobre como fazer um controle de processos eficaz para a sua empresa e como, em pouco tempo, a implementação de novos procedimentos organizacionais pode fazer uma diferença gigante na sua produtividade e lucratividade.
O que é controle de processos?
O controle de processos é uma forma de mapeamento dos procedimentos que te ajuda a realizar análise sistêmica das atividades, tarefas e equipes que compõem o processo organizacional da sua empresa.
Para saber como fazer um controle de processos eficaz, é preciso conhecer sua definição e entender mais a fundo como ela é capaz de organizar todo o fluxo de tarefas da sua empresa.
Em linhas gerais, o controle de processos é um mecanismo que detalha todas as etapas pelas quais uma demanda deve passar, desde o recebimento até a entrega para o cliente. Além disso, o detalhamento das informações em um controle de processos pode incluir resultados e formas de resolução de eventuais problemas que possam ocorrer.
Um sistema de controle de processos bem desenvolvido, além de melhorar a sua produtividade, possibilita que você economize dinheiro, uma vez que ele pode reduzir a incidência de falhas e erros que causam despesas.
Qual a importância do controle de processos?
Controlar as etapas de cada passo das demandas sob sua responsabilidade é importante para manter a organização sistêmica dos seus negócios e entender a incidência de falhas que podem ser controladas, prazos que podem ser melhorados e entregas que podem ser refinadas.
Além disso, o controle de processos pode significar mais segurança para a sua empresa, uma vez que, ao criar um mapeamento de processos, você entende melhor as pessoas envolvidas durante toda a execução das demandas, evita vazamento de dados e prioriza a integridade das informações e confidencialidade.
Quando não existe um sistema de controle de processos bem estabelecido, os procedimentos podem estar desatualizados, gerando custo em tempo e dinheiro que poderiam ser investidos em outras áreas da sua organização.
Para isso, mais do que entender qual a importância do controle de processos, é fundamental que você saiba onde este sistema deve ser implementado no seu negócio. Assim, mais do que manter seu fluxo de atividades organizado, você mitiga as chances de erro e, mesmo que eles ocorram, consegue identificar as soluções rapidamente.
Como fazer controle de processos?
Em linhas gerais, para saber como fazer controle de processos é preciso, antes de qualquer coisa, entender quais são as atividades e etapas envolvidas, suas finalidades e as pessoas responsáveis por cada uma delas.
Pode parecer absurdo, mas entenda: se você, gestor, não souber O QUE organizar, todo o seu esforço e investimento poderão ser em vão. Para isso, você deve estar a par de todos os procedimentos necessários para a execução das demandas que compõem a sua empresa.
Neste sentido, você pode seguir 5 passos básicos que te guiarão:
Mapeie seus processos
Como já mencionamos, o primeiro passo para a implementação do controle de processos na sua empresa é a identificação e mapeamento dos processos.
Estude as rotinas, entenda como sua equipe de colaboradores trabalha, conheça as eventuais limitações da sua empresa, estude soluções para as falhas mais recorrentes e informe-se sobre tudo envolvendo os processos internos.
Estabeleça seus indicadores de sucesso
Uma vez entendidas as etapas do seu negócio e identificadas as eventuais falhas, você deve estabelecer quais os indicadores de sucesso serão adotados para indicar as melhorias conquistadas durante e após a implementação do controle de processos.
Invista em automações
Demandas que dependem de equipes multidisciplinares podem se beneficiar muito da automação de processos, ou seja, da “transmissão” da demanda entre os times, por exemplo.
Isso porque as automações, além de facilitar o dia a dia, evitam erros e economizam um tempo valioso para a sua organização, uma vez que podem incluir, além da ordem dos processos necessários, soluções para eventuais falhas.
Atualize seus processos constantemente
Para que seus processos estejam sempre funcionando devidamente, é preciso que estejam atualizados – assim como a plataforma que você utiliza para realizar o controle deles. Analise os dados dos processos e seus indicadores de sucesso e esteja sempre atento às atualizações necessárias.
Invista em capacitação profissional
Para que sua equipe desfrute ao máximo e obtenha todas as vantagens que o controle de processos oferece, pode ser interessante manter os colaboradores sempre atualizados, treinados e capacitados para utilizar os sistemas e entendê-lo plenamente.
Controle de processos X lucratividade: qual a relação?
Quando você tem uma boa gestão de processos, é natural que a incidência de falhas que causam prejuízo seja menor, uma vez que no próprio sistema podem ser incluídas soluções pontuais para a maioria dos erros mais comuns em uma organização.
Por exemplo: a Dedini identificou uma redução média de 60% no tempo de execução das tarefas fazendo controle de processos com a plataforma Lecom. Na prática, isso significa que os índices de produção e entrega foram maiores e, consequentemente, o lucro médio também foi impactado de forma positiva.
A Localiza, empresa de aluguéis de veículos, conseguiu antecipar em 40 dias o faturamento de cada loja em que a Lecom foi implementada como plataforma de controle de processos.
A organização é a chave para o sucesso que você tanto almeja na sua empresa e, para isso, você precisa entender o que é e como fazer um controle de processos que funcione para você.
Invista em controle de processos com quem entende do assunto
Agora que você já sabe o que é controle de processos e como ele ajuda seus negócios, chegou a hora de dar o primeiro passo para a mudança!
A Lecom é uma plataforma de gestão inteligente de processos que pode te ajudar a resolver as falhas organizacionais da sua empresa e conquistar maiores lucros e melhores índices de produtividade.
Além de te ajudar a entender como fazer controle de processos dos seus negócios, a Lecom também utiliza ferramentas como o BPM e BPMN para otimizar o seu dia a dia, desde o recebimento da demanda até a entrega ao cliente.
Quer entender mais sobre como a Lecom te ajuda com o controle de processos? Acesse o nosso site, e saiba como a plataforma pode te ajudar, na prática, por meio do nosso tour guiado.
