Mais eficiência operacional, redução de custos, diminuição na taxa de erros e menos trabalho manual para os colaboradores: essas são algumas das vantagens que você conquista ao automatizar tarefas do seu negócio. Para isso, porém, é indispensável saber como fazer automação de processos de forma eficiente.
Implementar um projeto de automação de processos também fortalece a competitividade das empresas — algo essencial em um mundo em que a tecnologia obriga as empresas a se diferenciarem todos os dias — e muitos gestores já sabem disso.
Essa percepção, aliás, é um dos principais motivos por trás do aumento nas buscas pela automação e outras soluções que envolvem a tecnologia.
Neste relatório, divulgado pela Deloitte, com cerca de 500 empresas, cujas receitas somadas equivalem a 35% do PIB do Brasil, constatou-se que 96% delas pretendem investir seus faturamentos em transformação tecnológica.
A mesma pesquisa também indicou que 84% dos profissionais considera que perde tempo com atividades repetitivas e manuais no trabalho, o que mostra ainda mais a importância de uma ferramenta de automação de processos no dia a dia.
Entretanto, começar no mundo dos fluxos de trabalho digitais e automatizados exige conhecimento e algumas ferramentas de automação de processos específicas. É justamente sobre isso que falaremos neste conteúdo.
Continue a leitura para entender como implementar a automatização em apenas 5 passos e quais são as vantagens da automação de processos no seu dia a dia e em longo prazo.
O que é automação de processos?
A automação de processos é uma estratégia que consiste em tornar automáticas algumas tarefas de um fluxo de trabalho. Com ela, é possível realizar determinadas atividades automaticamente, sem a necessidade de um agente humano em suas execuções, o que resulta em mais agilidade e menos chances de erros.
Ler sobre as vantagens da automação de processos pode fazer com que você queira aplicá-la imediatamente em todas as situações cabíveis, mas esse não deve ser o seu objetivo.
Em vez disso, analise e entenda a visão geral das áreas da sua empresa; assim, determina onde a automação de processos é mais benéfica. Para isso, é importante dividir os processos existentes na sua operação em dois grupos, os quais você vê abaixo.
- Processos principais (processos-chave): que geram valor agregado e resultados perceptíveis para os clientes. Como exemplo, o setor de produção em si, onde há a criação ou execução do produto ou serviço.
- Processos de suporte (processos de back-office): que não geram valor agregado, mas apoiam os processos principais; têm pouco impacto na percepção externa da empresa. Aqui, enquadram-se os setores financeiro, RH e marketing, por exemplo, que não estão diretamente relacionados à produção em si.
Para começar a investir nessa área, faz sentido iniciar por um processo de suporte. Primeiro porque as atividades dessa natureza passam por padronização, o que facilita a automação. Em segundo lugar, esses processos ocorrem com alta frequência, o que significa que também há um benefício potencial do ponto de vista da gestão de negócios.
Por fim, vale ressaltar que os problemas iniciais são mais toleráveis nesse momento, pois o cliente tem menos probabilidade de notar os erros. Assim, enquanto seu time desfruta das vantagens da automatização, você entende mais sobre como fazer a automação de processos antes de aplicá-la nas atividades principais.
Como fazer automação de processos em 5 passos
Depois de compreender o conceito da metodologia, é hora de entender como fazer automação de processos em 5 passos. Confira!
- Identificar processos adequados;
- Analisar os processos e eliminar as fraquezas;
- Planejar e preparar a automação de processos;
- Selecionar a ferramenta;
- Implementar a solução e iniciar a automação.
Vamos examinar mais de perto essas etapas para esclarecer o que cada uma delas envolve:
- Identificar processos adequados
A primeira etapa é identificar um ou mais processos de negócios que você deseja automatizar. Neste primeiro momento, selecione poucas atividades para estudo. Por exemplo, escolha um processo de suporte frequentemente repetido e que consuma muitos recursos humanos, como a emissão de notas fiscais ou o encaminhamento de documentos para outro setor.
- Analisar os processos e eliminar as fraquezas
Depois de decidir sobre um fluxo de trabalho, examine-o mais de perto e entenda tudo o que se passa durante sua execução. Assim, é possível descobrir onde há fraquezas, interrupções, ineficiências ou gargalos no processo atual para eliminá-los ou otimizá-los a fim de obter mais eficiência.
Métodos e ferramentas comuns do BPM (Gestão de Processos de Negócios), como o mapeamento de processos, são úteis nesse ponto.
- Planejar e preparar a automação de processos
Assim que o processo-alvo otimizado estiver estabelecido, a fase de preparação pode começar. Ela consiste, essencialmente, nas seguintes etapas:
- identificar novos papéis e responsabilidades criados por meio da automação;
- se necessário, atualizar processos para minimizar os riscos de segurança;
- Definir requisitos de segurança de dados;
- Realizar eventos informativos e treinamentos para aumentar a conscientização entre os funcionários impactados.
O último ponto é particularmente importante, pois é muito frequente haver medos entre os colaboradores afetados pela automação. Portanto, mostre de forma transparente o que muda com a automação de processos e foque nos benefícios que o time terá com a implementação.
- Selecionar a ferramenta
Agora é hora de escolher uma ferramenta de automação de processos adequada para digitalizar e automatizar seus processos de negócios.
Considere mais do que apenas os requisitos do projeto-piloto: leve em conta que você precisará automatizar fluxos de trabalho menos padronizados, mais variáveis e mais complexos no futuro.
Também é provável que, em algum momento, a automação de processos se estenda e precise ser ampliada para outras áreas, por isso, outro critério importante para a seleção de soluções adequadas é a integração com sistemas legados da sua organização.
- Implementar a solução e iniciar a automação
Nesta etapa final, realiza-se a implementação da ferramenta selecionada e a configuração do processo-piloto no software para a realização de testes. Se bem-sucedidos, tudo o que você precisa fazer é iniciar a execução das tarefas normalmente, agora, já automatizadas.
A partir daqui, use os insights e resultados obtidos para expandir suas iniciativas de digitalização e automação. É melhor usar fatos concretos, obtidos em tempo real e as economias de custos realizadas, para promover e ‘comercializar’ suas iniciativas contínuas de automação.
No geral, verifica-se que a automação de processos de negócios é um projeto perfeitamente viável. Se você seguir as etapas que trouxemos aqui, haverá poucas barreiras de entrada.
6 vantagens da automação de processos
Uma vez implementada a solução e entendido como fazer automação de processos, os principais benefícios percebidos pela organização são:
- aumento na eficiência: a automação reduz o tempo necessário para a conclusão de tarefas repetitivas e burocráticas, o que permite a realocação da força de trabalho humana para setores mais estratégicos;
- redução de erros: por pautar-se em regras estritas, a automação mitiga as chances de erros ao padronizar a execução das tarefas e aumentar a precisão e a qualidade;
- redução de custos: ao exigir menos força de trabalho humana, a automação reduz gastos relacionados à contratação e a investimentos r na solução de falhas;
- mais consistência: processos padronizados melhoram a conformidade e a produtividade de um negócio;
- melhoria na tomada de decisões: por fornecer dados em tempo real, a automação permite a tomada de decisões mais assertivas e seguras;
- satisfação dos clientes: a padronização dos processos permite que a oferta de um serviço ou produto final com mais qualidade. Dessa forma, o nível de satisfação do consumidor aumenta proporcionalmente à eficiência do negócio.
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