Softwares utilizados para analisar a rotina de uma empresa são aliados para companhias que querem fazer a diferença e otimizar a produtividade. Por esse motivo, é importante entender como escolher uma ferramenta de mapeamento de processos e conhecer as particularidades desse tipo de solução.
Segundo o Panorama Liderança 2024, organizado pela Amcham, aumentar a produtividade e a lucratividade é uma prioridade para as lideranças em 2024. O estudo também aponta que novas tecnologias são o principal fator de pressão por mudanças nas empresas.
Com altas demandas e fluxos complexos, as instituições precisam, cada vez mais, de recursos tecnológicos para gerenciar seus processos e melhorar a produção. Para isso, é essencial uma organização otimizada de todas as etapas que cada atividade demanda.
Existem diversas opções que permitem visualizar e analisar o fluxo de trabalho a fim de otimizá-lo. Para escolher, é necessário levar em consideração as prioridades da empresa. Para entender melhor sobre como escolher uma ferramenta de mapeamento de processos, continue a leitura!
Para que serve uma ferramenta de mapeamento de processos?
A ferramenta de mapeamento de processos oferece mais organização e automatização para as empresas. Por meio da criação de diagramas, ajuda a identificar gargalos, evitar o atraso de tarefas, determinar atividades prioritárias e entender processos que podem ser automatizados.
Esse tipo de recurso também possibilita integrar sistemas sem que ocorra a perda de informações. Consequentemente, as organizações entregam produtos com mais agilidade e garantem uma experiência melhor para os clientes.
A Jalles, empresa referência no agronegócio, revelou que atividades que levavam 3 dias passaram a ser feitas em 2 horas com o mapeamento de processos. Além disso, apresentou resultados impressionantes como a implementação de processos digitais em todos os departamentos, o aumento da visibilidade nas operações e atividades, e o ganho expressivo de maturidade na jornada de transformação digital.
Quando o mapeamento de processos ocorre com uma ferramenta eficaz, o trabalho passa a ser fluido e mais dinâmico. A partir disso, os lucros também crescem, pois as entregas se tornam mais ágeis e agregam mais valor para os clientes.
Para saber como escolher uma ferramenta de mapeamento de processos, é importante conhecer os requisitos ideais do mecanismo.
Características de uma ferramenta de mapeamento de processos
Além de saber para que serve uma ferramenta de mapeamento de processos, é necessário escolher a ferramenta ideal, que deve ter cinco características principais:
- colaboração
- visualização
- customização
- uso intuitivo
- suporte qualificado
Entenda melhor a importância das características de uma ferramenta de mapeamento de processos a seguir.
- Colaboração
Nenhum processo complexo se resume a apenas uma figura. Por isso, uma boa plataforma precisa permitir a colaboração de atualização para diversos usuários. Assim, todos os envolvidos conseguem tanto preencher etapas como acompanhar os fluxos em andamento.
- Visualização
Visualize e documente todos os detalhes do processo para conferência. O processo mapeado se torna uma documentação da empresa, trazendo a visualização das etapas dele. É essencial que uma plataforma tenha uma demonstração de como o processo tramita, permitindo várias visões para o melhor entendimento do fluxo.
- Customização
Cada projeto e cada empresa têm suas formas de trabalhar. Customizar uma ferramenta é adaptá-la ao seu modo de se comunicar e se organizar. Nesse sentido, é importante que a modelagem de processos permita a customização para dar autonomia a seus usuários.
- Uso intuitivo
Para facilitar a rotina, a plataforma escolhida não deve trazer mais problemas e dificuldades, e sim, ser de uso fácil e intuitivo. O ideal é que, “ao bater o olho”, o usuário entenda os caminhos possíveis de trabalho.
- Suporte qualificado
Segundo esta pesquisa da BCG, instituições líderes em CX se dedicam a uma jornada centrada no consumidor, envolvida por uma abordagem ágil. Dúvidas e problemas podem aparecer a qualquer instante e, para lidar da melhor forma, o time de suporte deve estar disponível para atender ao usuário com prontidão.
Qual é a melhor ferramenta de mapeamento de processos?
Agora que já sabe como escolher uma ferramenta de mapeamento de processos, é hora de reconhecer a solução mais adequada para a organização do fluxo de trabalho: o BPMS.
Responsável por aplicar o BPM na prática, a plataforma oferece diversos recursos que permitem modelar, organizar e monitorar todas as atividades. Assim, é possível ter uma visibilidade mais clara dos processos de negócio.
O recurso permite padronizar os fluxos, automatizar tarefas e tornar os procedimentos compreensíveis para todos. Outro aspecto positivo está no fato de ser uma solução para toda a empresa, sem se limitar a um único departamento.
O BPMS funciona por meio do BPMN (Business Process Model and Notation), uma notação gráfica que especifica processos, amplamente conhecida e adotada por empresas em todo o mundo.
Essa notação soluciona lacunas deixadas por ferramentas mais simples, como o fluxograma, pois mescla linguagem simples e detalhamento profundo das tarefas.
A integração proporcionada pela ferramenta é uma das suas grandes vantagens. A partir dela, todas as pessoas envolvidas no processo acompanham sua condução.
Conte com ajuda profissional para escolher uma ferramenta de mapeamento de processos
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Nossa Plataforma de Gestão Inteligente conecta diferentes tecnologias para tornar a rotina mais automatizada e simples. Além disso, permite fazer a modelagem de processos, estruturar diversas etapas do negócio e melhorar a eficiência operacional.
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