Saber como escolher uma ferramenta de automação de processos é o primeiro passo para alavancar o crescimento da sua empresa usando a tecnologia.
Não importa o tamanho ou segmento da marca, operações sempre podem ser otimizadas com foco em aumentar a satisfação do cliente, gerar mais vendas e, claro, obter maior faturamento.
O estudo OTRS Spotlight, por exemplo, apontou que o Brasil tem uma vantagem no quesito de automação de processos: 52% das empresas já adotaram ferramentas em sua rotina de trabalho, sendo que, em outros mercados, apenas 28% das organizações tomaram a iniciativa.
E quando a inteligência artificial entra na pesquisa, 59% dos entrevistados brasileiros afirmaram que já usam o recurso como parte da automação de fluxos de trabalho e gerenciamento de tarefas.
Se a sua empresa ainda não faz parte dessas estatísticas, é hora de ajustar a rota, conhecer mais sobre o assunto e, claro, dar os primeiros passos rumo à transformação da gestão e dos processos internos. Vamos lá?
Continue a leitura e saiba o que são ferramentas de automação de processos, como escolher a ideal e suas vantagens estratégicas.
O que são ferramentas de automação de processos?
As ferramentas de automação de processos são softwares que automatizam operações de um setor e tarefas manuais e repetitivas com base em regras para gerar um fluxo contínuo. Elas utilizam variados tipos de tecnologias e podem ser integradas a outros sistemas para centralizar os dados em uma só plataforma.
Com uma completa visualização e documentação dos fluxos e das atividades diárias, o gestor consegue fazer análises profundas e gerar insights valiosos. Todos os dados reunidos são expostos em relatórios, também de forma automática e altamente precisa.
Só que, para funcionar de modo automatizado e eficiente, uma ferramenta de automação usa um conjunto de regras para lidar com os dados, seguindo instruções dadas pelo gestor, que deve mapear e modelar os processos da área, criando exatamente um fluxo operacional.
As regras são geralmente definidas pelo “se/então”: se A acontecer, então fazer B. Sendo assim, é possível realizar automações de vários tipos de processos, como:
- desenhar fluxos;
- definir responsabilidades;
- configurar formulários com regras;
- programar notificações e lembrete;
- abrir solicitações;
- verificar status de processos;
- fazer registros, pedidos e aprovações.
Vantagens de uma ferramenta de automação de processos
De modo geral, é possível dizer que as principais vantagens de uma ferramenta de automação de processos são: aumento da produtividade, redução de custos operacionais, satisfação dos clientes, diminuição de erros, crescimento escalável da empresa e capacidade de se adaptar às mudanças/crises.
De acordo com o estudo OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, citado anteriormente, os executivos brasileiros que automatizam processos disseram que os maiores benefícios gerados foram economia de tempo, crescimento mais rápido da empresa e redução de custos operacionais.
Ou seja: vale muito a pena dedicar tempo e esforço para criar uma base sólida com foco no crescimento corporativo.
As plataformas de automação permitem escalar processos, atividades e tarefas com organização, precisão e monitoramento. A gestão se torna de alta performance e, como consequência, os resultados tendem a subir.
Outras vantagens das ferramentas de automação são:
- padronização de processos e tarefas;
- simplificação da gestão e das operações;
- menos erros humanos e retrabalhos;
- redução de gargalos;
- melhor comunicação e integração entre equipes;
- aumento do faturamento;
- implementação de uma cultura de melhoria contínua.
Porém, como escolher uma ferramenta de automação de processos e obter todos esses benefícios? Veja a seguir!
Veja mais: Dedini tem redução média de 60% no tempo dos processos com plataforma Lecom.
Como escolher uma ferramenta de automação de processos?
Existem muitas plataformas de gestão de negócios disponíveis, mas nem todas realmente atendem às necessidades de uma empresa. Afinal, alguns recursos e componentes são essenciais para o alcance dos resultados.
E quais são eles? O que analisar antes de investir em um sistema eficiente e completo?
Saiba agora como escolher uma ferramenta de automação de processos e dicas para não errar.
- Mapeie os processos atuais
Para modelar seus processos e otimizá-los, é fundamental desenhar os fluxos atuais do setor ou da empresa como um todo. Dessa forma, identificam-se gargalos e problemas que impactam a agilidade e a eficiência do trabalho.
Defina também:
- as necessidades a serem solucionadas;
- quais tarefas podem ser automatizadas;
- quais as equipes que usarão as ferramentas.
- Analise os recursos disponíveis
Agora que já definiu tudo o que precisa ser mudado e automatizado, é hora de verificar se as ferramentas escolhidas oferecem os recursos que ajudarão a otimizar os fluxos de trabalhos e o gerenciamento de tarefas.
Os principais recursos são:
- facilidade de usar e implementar na empresa;
- personalização de fluxos de trabalho;
- armazenamento em nuvem com acesso de qualquer dispositivo;
- criação de relatórios com dados em tempo real;
- alto nível de segurança e proteção de dados, seguindo as regras da LGPD;
- gerenciador de regras e formulário;
- documentação de processos e atividades;
- integração com diversos sistemas e tecnologias;
- definição de responsáveis.
- Avalie a capacidade da ferramenta
Mais um ponto importante para aprender como escolher uma ferramenta de automação de processos para sua empresa é avaliar sua capacidade — o que interfere também no orçamento.
A capacidade diz respeito à quantidade de usuários e processos que a ferramenta comporta. A melhor opção é escolher uma plataforma sem números limitados. Na plataforma Lecom, por exemplo, o preço é definido com base nas faixas de uso do sistema.
Assim, é mais fácil crescer e usar o software em longo prazo.
Continue aprendendo: Otimize a rotina: veja 6 exemplos de automação de processos!
Como fazer automação de processos?
Além de escolher a melhor ferramenta para seus objetivos, é fundamental entender como funciona o processo de automatizar fluxos de trabalho.
Veja abaixo dicas de como fazer automação de processos na sua empresa.
1- Identifique gargalos nos processos
Ao identificar gargalos, é possível saber quais etapas e atividades podem ser automatizadas, evitando atrasos, erros e retrabalhos, que só reduzem a qualidade da entrega feita.
Alguns gargalos podem acontecer por erros simples, como falta de clareza da responsabilidade de determinadas tarefas.
Assim, identifique quais processos precisam ser automatizados e integrados para elevar a produtividade e a eficiência.
2- Descubra oportunidades de automação
Após analisar os problemas, é hora de encontrar as soluções! Veja quais melhorias podem ser feitas e como ficariam os novos fluxos de processos do setor.
Veja tarefas manuais e repetitivas que podem ser automatizadas e como devem ser integradas entre si. Qual atividade deve iniciar logo após a outra terminar? Quem são os responsáveis? Em qual momento há a “passagem de bastão”?
>>> Uma boa dica para esta etapa é conhecer o nosso guia de processos que podem ser automatizados!
3- Determine indicadores de desempenho
Ao olhar para os fluxos desenhados e integrados, analise quais indicadores de desempenho (KPIs) devem ser acompanhados para indicar o avanço dos resultados.
Após, crie metas para cada um deles e compartilhe com todos. Assim, é mais fácil motivar e deixar todos alinhados sobre os objetivos.
4- Invista em uma ferramenta de automação
Por fim, a automação de processos só pode ser feita por meio de uma plataforma inteligente.
Por isso, você deve conhecer a Lecom, que oferece diversos recursos valiosos que transformam negócios e sua gestão de processos.
Veja os nossos principais cases de sucesso para entender, na prática, como a Lecom é completa e eficiente para oferecer o que há de melhor em gestão e automação de processos.
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