Saber como escolher um software BPMS é uma tarefa essencial para qualquer negócio. Afinal, um Business Process Management System — ou sistema de gerenciamento de processos de negócios — de qualidade é parte fundamental de qualquer organização preocupada com a eficiência das suas operações.
Além disso, o relatório do Mordor Intelligence mostra que o mercado de sistemas de BPM movimenta quase 15 bilhões de dólares por ano e a expectativa é de que ultrapasse os 26 bilhões até 2029.
O dado indica a existência de múltiplas soluções para você selecionar. Porém, nem todas têm o que a organização precisa ou são realmente confiáveis. Por isso, no artigo a seguir, você confere o que um software BPMS deve oferecer.
Desse modo, faz uma escolha mais assertiva e aproveita todos os benefícios que a plataforma entrega. Vamos lá?
O que é um software BPMS?
Um software BPMS é uma plataforma para gerenciamento de processos de negócios. O sistema usa a metodologia BPM para mapear e estruturar as operações da empresa, automatizar os fluxos de trabalho e monitorar o desempenho das atividades para otimizar as ações da companhia.
Dessa forma, a ferramenta cria uma representação visual dos procedimentos da organização e facilita a orquestração de sequências de ações mais assertivas e alinhadas aos objetivos organizacionais.
Aprofunde-se no tema neste artigo: o que é BPMS? Como funciona e como escolher uma boa plataforma?
Qual a importância de um bom software BPMS para as empresas?
Um bom software BPMS é essencial para otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência operacional da organização. Isso porque o sistema mapeia e modela os processos mais relevantes para a empresa de forma rápida e fácil de compreender.
Graças a essas ações, a empresa cria um “mapa” que guia a execução de todos os procedimentos, como recebimento de tickets de suporte ou pedidos de compra de insumos, e determina as regras das operações.
O BPMS também automatiza tarefas repetitivas, ao mesmo tempo, em que integra os diferentes times em um mesmo ambiente digital.
Graças a essas características, a plataforma promove:
- aumento da produtividade;
- mais controle sobre os processos de negócio;
- redução dos custos operacionais;
- diminuição dos erros e do retrabalho;
- melhora da comunicação interna.
Leia mais sobre a importância da ferramenta neste conteúdo: 6 vantagens de um BPMS para sua empresa!
O que um software BPMS deve oferecer?
- Monitoramento das tarefas em tempo real
O primeiro passo para aprender como escolher um software BPMS é conferir se a ferramenta oferece o recurso de monitoramento das tarefas em tempo real. Ou seja, se permite acompanhar — rastrear — o andamento das atividades durante sua execução.
A rastreabilidade dos fluxos de trabalho facilita o controle sobre os prazos e metas da empresa, já que, ao analisar cada uma das ações, o gestor identifica tarefas atrasadas ou com erros de abordagem.
- Integração com outros sistemas empresariais
O software BPMS não é a única ferramenta benéfica para negócios e nem funciona de maneira isolada. Na verdade, é comum que uma organização use um conjunto de aplicações no seu dia a dia — cada uma com diferentes funções.
Por isso, o indicado é que a plataforma BPMS se integre com outros sistemas empresariais — como ERP e RPA.
O recurso facilita o compartilhamento e o monitoramento de informações essenciais para a gestão e favorece a colaboração entre departamentos distintos.
- Automação de processos simplificada
Ainda ao estudar como escolher um software BPMS para sua empresa, procure pela automação de processos simplificada. Isto é, a presença de recursos para integrar e controlar as tarefas, assim como reduzir a dependência humana.
Na prática, você cria atividades e determina o início e o fim de cada uma. Desse modo, sempre que uma etapa termina, outra começa automaticamente, o que potencializa o trabalho da empresa e agiliza a execução e entrega dos projetos.
Não sabe como usar a automação de processos no dia a dia do seu negócio? Aprenda neste conteúdo: como identificar processos que podem ser automatizados?
- Análise de desempenho integrada
A análise de desempenho integrada — nativa ao sistema e automatizada — facilita o acompanhamento dos prazos e metas das tarefas.
O recurso, portanto, é vital para analisar a viabilidade das ações. Em outras palavras, ajuda a entender se os processos são assertivos ou se precisam de ajustes pontuais para ter mais eficácia.
O benefício acontece por meio da criação automática de relatórios a partir dos KPIs de desempenho — indicadores-chave — da empresa (como produtividade e qualidade das tarefas).
Assim, a organização acessa insights que mostram a performance geral da companhia que facilitam a identificação de gargalos e a implementação de melhorias (por exemplo, eliminar ou adicionar etapas nas tarefas).
- Boa usabilidade
O último item da nossa lista de dicas de como escolher um software BPMS a partir dos seus recursos, temos a usabilidade. Isto é, ser fácil de usar, ter uma interface limpa e intuitiva e não “pesar” durante o carregamento das páginas.
Desse modo, você estimula o engajamento dos colaboradores na adoção, porque a plataforma não demanda um “trabalho extra” no dia a dia.
Como escolher o melhor software BPMS? Critérios mais importantes!
Agora que você viu quais recursos procurar no melhor software BPMS, saiba que existem outros critérios que influenciam a escolha da ferramenta mais adequada. Os mais importantes são:
- segurança da informação para impedir o vazamento dos dados confidenciais da empresa;
- flexibilidade para usar a plataforma em diversos departamentos simultaneamente;
- escalabilidade para aumentar a capacidade de processamento de tarefas sem elevar os investimentos no setor;
- bom custo-benefício para entregar tudo que o negócio precisa sem pesar no caixa;
- suporte ao cliente de qualidade para facilitar o acesso a informações pertinentes ao uso da ferramenta e a canais de ajuda em caso de problemas de funcionamento.
Entendeu como escolher um software BPMS que supre todas as necessidades da sua empresa? Agora, resta a dúvida: onde encontrar uma ferramenta com os recursos e critérios que citamos neste artigo, afinal?
A resposta para essa pergunta é: na Lecom Tecnologia, plataforma de gestão inteligente de processos perfeita para você modelar, executar e monitorar todos os procedimentos do seu negócio.
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