A cooperativa conseguiu otimizar a integração entre lojas e cooperativas garantindo agilidade e rastreabilidade dos processos, além de potencializar a gestão de demandas.
O case, inclusive, foi reconhecido internacionalmente pela premiação WfMC.
Atualmente, mais de 1500 usuários utilizam a plataforma no dia a dia.
Cenário Inicial
- Alto volume de e-mails para direcionar as demandas entre a matriz e os postos de atendimento
- Controle das atividades com planilhas preenchidas e conferidas manualmente todos os dias por gestores
- Dificuldade para organizar e localizar informações, com alto desperdício de tempo e energia
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Necessidades
- Entender e mapear os fluxos de trabalho, identificando recorrências, gargalos e oportunidades de melhoria
- Viabilizar a modelagem, a execução e a análise de processos digitais
- Garantir a sistematização, a visibilidade e a rastreabilidade das atividades e informações
- Ampliar as entregas de valor às equipes e aos associados
- Otimizar e ampliar as operações de forma sustentável
Resultados
Após 6 meses de implantação:
- Redução de 60% no tempo de resposta aos associados
- Eliminação de mais de 4500 mensagens de e-mail e substituição pelo registro de todas as informações na plataforma
- Realocação média de 3 horas por dia que eram utilizadas para envio e impressão de mensagens e passaram a ser empregadas em outras atividades
- Economia equivalente a 148 dias úteis de trabalho no semestre.
Ganhos consistentes
- Aumento da produtividade, da capacidade de inovação e do crescimento da cooperativa
- Otimização da base de informações e agilidade para o controle de documentos, a realização de correções, a elaboração de relatórios e a implantação de melhorias contínuas
- Desenvolvimento do “relógio do cooperado”, que mapeia todos os fluxos que têm interação com o associado, atribuindo para cada processo um SLA (acordo de nível de serviço) a fim de medir o tempo de entrega de cada produto ou serviço
- Mais de 100 processos modelados e automatizados em todas as áreas, envolvendo frentes distintas de atendimento, sustentação e gestão, tais como: Inclusão de Associados; Intercooperação com outras Instituições; Participações em Feiras e Eventos; Programas de Formação Educacional; Rescisões Contratuais; Solicitações de Produtos; Solicitações de Transferências ; Análises de Crédito.
- Ampliação das integrações entre as informações que tramitam na plataforma e as informações do sistema bancário da cooperativa, utilizando para isso a tecnologia RPA (Automação Robótica de Processos).
“A plataforma Lecom foi essencial para tangibilizar as entregas e melhorias, ampliar a credibilidade dos gestores e, claro, melhorar o atendimento aos associados - pelo fato da tecnologia viabilizar cadastros, sinalizar oportunidades, indicar status de atividades e mais. Hoje sabemos qual o tempo entre uma solicitação do cooperado e a entrega do serviço e podemos otimizar cada vez mais as experiências. Utilizamos uma solução relevante e acessível e tudo foi feito em um ambiente agradável de troca, de evolução coletiva constante”
Renato Dias
Gerente de processos e projetos da Sicoob Credicitrus
