Ao conhecer as principais características de um software BPMS, você vai entender porque ele é considerado uma poderosa ferramenta de gestão de processos de negócios.
Além de automatizar tarefas manuais e repetitivas, permite mapear etapas operacionais e otimizá-las, buscando atingir o máximo potencial da empresa e suas equipes. Ou seja, eleva a produtividade e a eficiência, melhorando os resultados conquistados.
Outra boa notícia é que existem plataformas BPMS que não precisam de uma equipe de TI e desenvolvedores para colocá-la em funcionamento. Elas são chamadas de low-code ou no-code, com pouco ou nenhum código de programação para implementá-la.
Com essa fácil implementação, empresas de todos os portes e segmentos podem se beneficiar dessa ferramenta inteligente. Só que para isso, é fundamental saber o que é BPMS, suas principais características e seus componentes para fazer uma boa escolha.
Continue a leitura e conheça melhor essa tecnologia para escalar os resultados do seu negócio!
O que é BPMS?
A sigla BPMS significa Software de Gerenciamento de Processos de Negócios. O que quer dizer que é uma plataforma inteligente que utiliza a metodologia BPM para facilitar a gestão operacional de empresas, automatizando fluxos de trabalho e gerando relatórios de desempenho para análises assertivas e ágeis.
Quem é da área de gestão, sabe muito bem a complexidade de montar à mão todos os fluxos de trabalho e ainda compartilhá-los para treinar os colaboradores.
Porém, com o BPMS, esse trabalho longo e difícil já é passado, pois a tecnologia simplifica e agiliza tudo o que precisa ser elaborado, executado e monitorado.
Essa ferramenta pode ser aplicada em todos os departamentos, como planejamento de compras, RH, vendas, marketing, atendimento, suporte ao cliente, logística, entre outros.
O Business Process Management Suite (ou System) atua desde o mapeamento e a modelagem de processos até o acompanhamento dos resultados.
Quais os componentes do BPMS?
Para saber como essa plataforma de gestão de processo funciona na prática, conheça os principais componentes do BPMS que agregam bastante à empresa.
- Ferramenta de modelagem de processos: criação, edição e armazenamento de diagramas de fluxo de trabalho com representação gráfica de cada etapa.
- Gerenciador de regras: definição e gestão das regras de negócios dos processos, podendo ser simples ou complexas, incluindo critérios e condições com base em dados, cálculos e mais variáveis. Assim, é possível entender quando, como e quem fará certa atividade.
- Controle de versão de processos maduros: gestão de alterações feitas em processos atuais, com criação de novas versões simultaneamente, com armazenamento de histórico de todos os ajustes. Logo, pode-se comparar diversas versões e analisar qual é a melhor.
- Motor de automação: conecta ações, tarefas, etapas e informações do processo de forma automática, extinguindo tarefas manuais repetitivas.
- Gerenciador de formulários: criação, gestão e personalização de formulários de entrada de dados, com recursos para validação e formatação das informações.
- Determinação de responsáveis: para que as etapas do processo sejam devidamente cumpridas, é fundamental elencar os responsáveis por cada uma delas.
- Integração de sistemas: permite a integração com outros sistemas e ferramentas, centralizando todos os dados em um só local.
- Monitoramento de indicadores de desempenho: com foco na melhoria contínua dos processos e fluxos de trabalho, o sistema fornece relatórios completos e em tempo real e possibilita identificar pontos de melhorias e se antecipar a crises e problemas.
Principais características de um software BPMS
Para compreender todo o potencial dessa plataforma de gestão, veja as características de um software BPMS e entenda o que ele precisa ter para realmente se tornar útil ao seu negócio!
- Modelagem de processos
A modelagem de processos é uma das principais características de um BPMS. Afinal, é ela que permite organizar fluxos de trabalho e otimizar operações dentro de cada setor corporativo.
Dentro do software, o gestor cria um diagrama de BPM, que é uma representação gráfica de tarefas e desvios com uso de símbolos padronizados para descrever os processos da empresa.
É possível também aplicar a modelagem em todos os departamentos da empresa e garantir uma melhor visão de como as equipes se integram entre si e como funciona o fluxo de trabalho entre elas até a entrega ao cliente.
- Documentação de processos
O sistema de gestão de processos serve também para armazenar documentos e arquivos importantes da empresa, mantendo a documentação sempre em dia.
Além de possibilitar o acesso de todos os colaboradores a ela, a ferramenta facilita a integração entre pessoas, processos e tecnologias e ainda orienta os colaboradores sobre o que precisa ser feito, quando e como.
- Rastreabilidade de atividades e arquivos
Esse atributo do software inteligente de gerenciamento de processos é um grande avanço rumo à uma gestão com tomadas de decisão rápidas e precisas. E isso porque a rastreabilidade de atividades e arquivos dos fluxos de trabalho é essencial para o devido acompanhamento da performance e dos resultados.
Além disso, a função de rastreabilidade faz toda a diferença ao permitir a visualização do status de tarefas e produção. O gestor consegue identificar o que está dentro ou fora do prazo, e a existência de gargalos operacionais.
E, consequentemente, aumenta bastante a produtividade e eficiência de todos, e ainda reduz custos com uso de apenas uma plataforma inteligente e completa que mapeia, modela, organiza e monitora operações e ações diariamente.
- Automação de processos
É impossível falar sobre BPMS e não citar a automação de processos, um dos pilares do funcionamento desse software. De modo geral, é ela quem faz a “mágica acontecer”.
Com a automação, é possível integrar todo o fluxo de trabalho e controlar a execução das tarefas – uma só pode começar após o término da outra, por exemplo. Assim, formulários, prazos e interfaces são criados e conectados para que todos acessem dados e informações em tempo real, apoiando a rotina de cada área.
Chega de trabalhos manuais repetitivos! Com a automação do sistema de BPMS, você pode:
- reduzir custos operacionais;
- descentralizar as funções;
- agilizar a entrega de tarefas e processos;
- acompanhar o desempenho e o status das atividades;
- organizar todo o departamento, potencializando a gestão.
- Facilidade de implementação, uso e atualização
Um bom sistema BPMS é fácil de implementar, usar e atualizar, pois é armazenado em nuvem – podendo ser acessado a qualquer momento de qualquer lugar -, e possui pouco ou nenhum código de programação.
A Lecom, por exemplo, pode ser acessada por dispositivos fixos e móveis, além de ter low-code na implementação e no-code para uso de suas funcionalidades. O que agiliza e muito o alcance mais rápido dos resultados, sem perder meses para baixar o sistema em cada computador do escritório.
Fora o dinheiro gasto com equipes de TI para fazer manutenções e atualizações do software. Em nuvem, ele pode ser atualizado constantemente, de modo automático.
E mais: a interface deve ser simples e intuitiva, sem segredos para navegar e usar os recursos disponíveis.
Leia também: Diferença entre no code e low code: saiba os benefícios de cada uma
- Escalabilidade dos negócios
Outra característica de um software BPMS é a facilitação e o apoio para o crescimento de uma empresa. O sistema é escalável, ou seja, acompanha o crescimento da equipe e os ajustes necessários nos fluxos de trabalho.
E isso acontece porque há uma padronização de processos e sua devida documentação, ou seja, nada é perdido e pode ser rapidamente acessado e transformado.
Além disso, usar uma tecnologia para organizar cada etapa operacional de um setor ou uma empresa gera maior facilidade para crescer, pois já existe um fluxo de processos eficiente, que pode ser ampliado de forma planejada e automatizada.
- Monitoramento dos resultados em tempo real
A criação de relatórios com KPIs de desempenho é fundamental para saber se o que foi modelado e executado está realmente funcionando, ou seja, gerando os resultados esperados.
Com esses dados em mãos, é possível identificar gargalos e oportunidades para investir na otimização dos processos e no crescimento do negócio.
Quais as maiores vantagens de um BPMS?
Entre as maiores vantagens de um BPMS, citamos o aumento de eficiência, produtividade, gestão do negócio, colaboração entre colaboradores e equipes, padronização operacional, qualidade das entregas realizadas ao cliente final e escalabilidade dos resultados a longo prazo.
É muito mais fácil fazer um trabalho de alto nível quando há uma tecnologia moderna e eficiente por trás gerando dados para fornecer insights estratégicos.
As tomadas de decisões são embasadas e os relatórios não demoram dias para ficarem prontos: basta alguns cliques e os resultados aparecem na sua frente, de forma organizada e integrada.
Quer transformar a gestão de processos de negócios da sua empresa? Veja agora como a plataforma inteligente da Lecom funciona na prática e confira todos os recursos e componentes que apoiam o crescimento do seu negócio!
