Apesar dos termos serem parecidos, as características da gestão por processos são diferentes das particularidades da gestão de processos. Na verdade, elas se complementam e ajudam negócios a alavancar seus resultados em longo prazo.
Para entender melhor essa distinção, relembramos que os processos são todas as atividades e tarefas feitas por colaboradores dos mais variados setores de uma empresa em prol de um objetivo comum.
Sendo assim, a gestão de processos se caracteriza por ser uma metodologia gerencial para estruturar melhores fluxos de trabalho. Já a gestão por processos diz respeito ao gerenciamento integrado de todas as operações empresariais.
O objetivo é proporcionar uma visão completa da organização, identificando gargalos e pontos de melhorias para reduzir custos e elevar a qualidade do produto/serviço entregue ao cliente.
Para entender melhor, continue a leitura e confira o conceito de gestão por processos, seus benefícios, principais características e um passo a passo para sua implementação em empresas de qualquer setor ou tamanho.
Acompanhe!
Qual o conceito de gestão por processos?
Gestão por processos é a prática de gerenciar, de forma integrada, as operações de todas as áreas de uma empresa. Logo, seu objetivo maior é unir os setores para que funcionem de maneira “coletiva” e conquistem as metas do negócio — e não apenas de seus departamentos.
De forma geral, essa prática possibilita mapear, desenhar, executar, documentar, mensurar e controlar os processos, sendo automatizados ou não.
Se antes as operações eram vistas como partes individuais, hoje, são percebidas como um conjunto: uma depende da outra para a organização ser bem-sucedida. Assim como uma orquestra, que precisa dos músicos e do maestro para funcionar.
Os líderes devem, portanto, se basear na sincronização de processos para tomar as melhores decisões.
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Quais os benefícios da gestão por processos?
Como você pode imaginar, existem muitos benefícios na gestão por processos. Alguns deles, por sinal, são os pilares para um crescimento escalável ao longo do tempo:
- redução de custos: ao identificar erros e gargalos, evita-se retrabalho;
- mais qualidade nos processos: o foco é otimizar as operações pela gestão de processos (BPM), fazendo-as trabalhar de forma conjunta;
- otimização de tempo: os colaboradores entendem melhor o que fazer, quando e como, elevando sua produtividade;
- aumento da eficiência da empresa: com a integração de todas as áreas e as otimizações (e padronização) de processos, há mais organização, transparência e eficiência no trabalho executado;
- tomadas de decisão mais ágeis e assertivas: visão sistêmica de toda a empresa, permitindo identificar gargalos e oportunidades de melhorias de forma rápida e precisa, 100% orientada por dados.
- mais vantagem competitiva: com otimização dos processos, melhor eficiência e uma gestão mais ágil, a tendência é oferecer um produto/serviço de qualidade ao cliente final, agregando mais valor e aumentando a competitividade no mercado.
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Principais características da gestão por processos
As características da gestão por processos são bem marcantes e ajudam a compreender seu conceito e suas funções. Veja a seguir quais são as principais.
Visão por processos
A principal característica da gestão por processos é a visão orientada. Ela se concentra em toda a cadeia de valor, de ponta a ponta, integrando todas as atividades operacionais e os departamentos.
Para uma empresa entregar uma excelente qualidade com a sua solução ao cliente, as operações devem ser planejadas e bem-executadas, com eficiência e redução de custos. Logo, o gestor precisa ter uma visão 360 para analisar a integração e a sinergia entre as atividades.
Veja um exemplo para compreender melhor: o setor de compras precisa ser integrado ao financeiro e ao comercial para entender a rotatividade dos produtos e, assim, realizar seu trabalho de forma que não paralisem as operações de todo o negócio.
Assim como o departamento de vendas precisa se integrar ao de marketing para realizar campanhas mais assertivas e atraírem clientes que realmente se interessam pelas soluções da marca.
Como resultado, há um impacto direto no faturamento da empresa e, claro, em seu sucesso e crescimento no mercado.
Foco na cadeia de produção
Caso uma empresa produza os itens que vende, a gestão por processos tem a característica de integrar toda a cadeia produtiva de ponta a ponta. Ou seja, todos os fluxos de trabalho envolvidos.
A máxima pode também ser aplicada no varejo ou em empresas que compram mercadorias prontas para revendê-las. O ideal é mapear, reestruturar e monitorar todos os processos para que nunca falte algum produto ao consumidor ou tenha estoque parado, causando prejuízos.
Melhoria contínua
Uma particularidade da gestão por processos, assim como o gerenciamento de processos, é a melhoria contínua e o constante desenvolvimento e aprimoramento das atividades realizadas.
No mundo corporativo, “mexer em time que está ganhando” é o caminho a ser seguido para acompanhar tendências de consumo, mudanças de comportamento do cliente, concorrência e oscilações no mercado.
Análise de indicadores de desempenho
Todas as tomadas de decisão são embasadas em dados concretos e realistas, fornecidos por plataformas inteligentes de gestão de processos, como a Lecom.
Essas ferramentas colaboram para identificar gargalos e melhorias, além de fornecerem relatórios completos com os indicadores de desempenho de cada setor e processo executado.
Estrutura
A gestão por processos permite criar uma estrutura adequada para o planejamento e o desenvolvimento das atividades. É fundamental disponibilizar tecnologias inteligentes que integrem os setores de forma estratégica, ágil e eficiente.
Com isso, todos os colaboradores ficam alinhados sobre o que deve ser feito, aumentando a eficiência, a produtividade, a economia de custos e a qualidade da entrega.
A estrutura é a base para que os processos sejam mapeados, organizados, desenhados, executados e monitorados.
Ambiente interno e externo
Para manter uma boa comunicação e integração, a prática precisa levar em conta o ambiente interno e externo.
O ambiente interno afeta os processos de acordo com a estrutura oferecida. Já o externo, dita tendências, por exemplo, mostrando como a empresa deve se adaptar.
Hierarquia de processos
Nesse tipo de gerenciamento, os processos seguem uma hierarquia, com macroprocessos e subprocessos:
- macroprocessos: tudo o que envolve as atividades-fim do negócio, que são essenciais para a empresa funcionar. Erros nessas operações representam alto risco e podem comprometer os bons resultados;
- subprocessos: provenientes dos macroprocessos, representam as atividades secundárias.
Mapeamento de processos
Mais uma característica é o mapeamento de processos, afinal, para otimizá-los, é preciso entender quais são eles.
A prática exige identificar os macro e subprocessos e como são executados atualmente. Depois, é preciso entender como eles agregam valor ao negócio e aos seus clientes, além de identificar pontos de melhoria e reestruturar os fluxos de trabalho.
Leia também: Conheça 5 tipos de mapeamento de processos mais exemplos práticos
Fluxogramas
Para visualizar de forma simples e didática, há o desenho de fluxogramas de processos para mostrar a interdependência das atividades e como elas se integram na prática.
Os fluxos de trabalho têm símbolos padronizados para detalhar as operações e orientar, de forma prática, todos os gestores e colaboradores.
Como fazer a implementação da gestão por processos?
A implementação da gestão por processos requer:
- mapeamento de processos: como dissemos, o primeiro passo é mapear todas as atividades e como se relacionam entre si e com os objetivos empresariais;
- transformação dos processos: em seguida, é preciso identificar o que não agrega valor ao cliente e à empresa, apontar gargalos e pontos de melhorias. Uma dica é conversar com todos os departamentos e fazer análises profundas, como a SWOT;
- treinamento das equipes: para que as mudanças sejam vistas na prática e haja uma cultura de gestão por processos em todas as áreas, é essencial treinar todos e mostrar como as atividades funcionam;
- acompanhamento dos resultados: o gestor deve monitorar de perto os processos e os resultados por meio de indicadores e métricas com o objetivo de ter uma visão 360 e realizar melhorias contínuas ao longo do tempo.
Use a tecnologia para tornar a gestão por processos mais eficiente. Afinal, com plataformas inteligentes, as tarefas manuais e repetitivas são automatizadas e há total integração entre os setores, com atualização de dados em tempo real.
Com a plataforma Lecom, é possível mapear todas as etapas dos fluxos de trabalho e realizar a execução das atividades. O sistema se adequa às regras do negócio para estipular os próximos passos depois de uma atividade ser concluída, por exemplo.
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