O Brasil já enxergou os benefícios de uma ferramenta de automação de processos. Segundo o estudo internacional OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, 78% das empresas do país já adotam tecnologias para otimizar suas tarefas. Mais do que essencial para o alcance dos objetivos, o sistema é, agora, uma adequação ao mercado.
Se sua empresa ainda não trabalha com esse tipo de tecnologia, não se preocupe. Neste texto, você entende o que é, como implementar e por que usar uma ferramenta de automação de processos. Confira!
O que é uma ferramenta de automação de processos?
Uma ferramenta de automação de processos é um sistema de gestão no qual a empresa pode digitalizar e controlar atividades repetitivas, burocráticas e executáveis por bots.
Para automatizar seus processos, é essencial padronizá-los. Assim, você pode avaliar quais atividades exigem o olhar humano e o que pode passar para a ferramenta.
Por exemplo: o setor de recursos humanos seleciona manualmente os currículos de potenciais candidatos para uma vaga. Contudo, essa atividade atrasa o trabalho de toda a equipe, pois a enorme quantidade de arquivos não permite uma avaliação de qualidade.
Com uma ferramenta de cadastro e gestão de currículos, essa análise se torna muito mais fácil. Por meio de critérios preestabelecidos pela equipe, a automação faz a triagem, envia testes e seleciona os mais adequados. Nesse meio-tempo, o RH lida com tarefas mais humanizadas — num processo seletivo, uma segunda avaliação de currículo e a entrevista com os candidatos.
Agora que você sabe o que é uma ferramenta de automação de processos, entenda as vantagens de adotá-la na sua empresa.
Quais os benefícios de uma ferramenta de automação de processos?
Dentre uma série de vantagens, estas 5 se destacam:
- Redução de custos e desperdícios;
- Melhoria na velocidade de entrega de tarefas;
- Maior consistência e padronização nos resultados;
- Monitoramento em tempo real dos processos;
- Aumento na satisfação de clientes e colaboradores.
Antes de adotar a tecnologia, é normal que gestores se perguntem por que usar uma ferramenta de automação de processos. Confira, com detalhes, seus benefícios.
1. Redução de custos e desperdícios
Em muitos casos, as empresas gastam além do esperado porque não padronizam seus processos. Por não saberem como funcionam suas atividades, há erros na compra do estoque, ferramentas de trabalho desatualizadas, equipes de trabalho que executam funções desnecessárias e muito mais.
Ao adotar uma ferramenta de automação de processos, é essencial padronizá-los e, nesse trabalho, verificar etapas e gastos sem sentido em cada atividade.
E a economia não é apenas financeira, mas também de tempo. O grupo de instituições de ensino Ser Educacional economiza 15 mil horas de trabalho ao ano com a plataforma de gestão inteligente da Lecom.
2. Melhoria na velocidade de entrega de tarefas
Se sua empresa trabalha com recursos humanos, precisa entender que o setor executa uma série de funções que, muitas vezes, os gestores não conhecem, como:
- seleção de currículos para um processo seletivo;
- entrevista com os participantes;
- gestão dos benefícios (plano de saúde e vale-refeição, por exemplo);
- emissão de contracheque e folha de pagamento;
- definição do plano de cargos e salários;
- auxílio no processo de demissão.
Caso o profissional execute todas essas funções manualmente, as chances de erros aumentam consideravelmente. As tarefas que lidam com dados, estatísticas e números exigem precisão — qualquer erro pode significar perdas consideráveis para a empresa.
A automação de processos oferece precisão nos dados, pois a ferramenta não erra por repetição ou cansaço. Além disso, oferece muito mais rapidez na execução: a mesma tecnologia pode realizar, em minutos, atividades que as equipes demorariam dias para terminar.
Um exemplo bem-sucedido é o da Mellita. Ao adotar a ferramenta de gestão inteligente da Lecom, a fabricante de cafés reduziu em 30% o tempo médio de realização de seus processos.
3. Maior consistência e padronização nos resultados
Antes de adotar um modelo de trabalho a seguir, sua empresa precisa saber se é a maneira mais eficiente (com qualidade) e eficaz (com resultado) de executar a tarefa. Portanto, é essencial testar antes da adoção por toda a equipe.
Um modelo testado e aprovado permite estimativas de resultados. Por exemplo: ao implementar o processo com um dos colaboradores, você percebeu uma entrega 30% mais rápida e 50% mais eficiente durante o mês. Logo, terá estatísticas nas quais se basear quando ampliar o uso da ferramenta e fizer a mensuração no mesmo período.
4. Monitoramento em tempo real dos processos
Um dos melhores benefícios de uma ferramenta de automação de processos é o monitoramento em tempo real. E esse controle se aplica a diferentes atividades, como:
- trajeto de uma frota de carros ou caminhões;
- uso de itens do estoque de uma loja;
- uso dos itens do almoxarifado de uma empresa;
- número de acessos ao e-commerce durante a Black Friday.
A atualização dos dados em tempo real também é muito importante para a elaboração de relatórios. Se um gestor fizer uma apresentação dos resultados de alguma venda, pode captá-la na ferramenta e ter as porcentagens precisas.
5. Aumento na satisfação de clientes e colaboradores
Processos mais rápidos e eficientes proporcionam mais satisfação ao cliente. Ao adotar a Lecom em seus processos, a Sicoob Credicocapec reduziu em 65% o tempo de resposta aos associados. Dessa forma, tornou-se mais competitiva e conseguiu um diferencial de mercado com relação à concorrência.
Como escolher uma ferramenta de automação de processos
Há diversos sistemas de gestão no mercado, mas com tantas opções, fica mais difícil escolher. O que considerar antes de investir na tecnologia? Veja como escolher uma ferramenta de automação de processos:
- confira quais processos sua empresa pode otimizar: antes de adquirir uma ferramenta, veja a quantidade de atividades que você vai automatizar e, principalmente, se o sistema é escalável. Assim, sua empresa pode aumentar o uso conforme o tempo e os resultados bem-sucedidos;
- avalie as necessidades específicas da empresa: seu negócio deve trabalhar com um sistema que se adapta às necessidades de cada equipe e modelável conforme os objetivos do negócio;
- considere a facilidade de uso e a curva de aprendizado da equipe: prefira uma tecnologia low ou no-code, criada para usuários com pouca ou nenhuma experiência em programação. Além disso, treine suas equipes para trabalhar com o novo modelo e saber o que devem ou não automatizar;
- verifique a integração com sistemas existentes: um dos benefícios da ferramenta de automação é a possibilidade de integrar diversos sistemas já utilizados na empresa, como o de estoque, logística, RH, marketing e contabilidade. Avalie se é possível utilizá-los no novo sistema e, assim, centralizar todos os processos em um mesmo dashboard;
- conheça o suporte técnico oferecido: um bom atendimento auxiliará com a instalação da ferramenta, o treinamento das equipes e a solução de dúvidas. Encontre uma ferramenta com um suporte capaz de atendê-los em diversos horários, inclusive fora do expediente.
Lecom: a ferramenta de automação de processos que sua empresa precisa
Como visto, uma boa ferramenta de automação de processos oferece diversos benefícios para empresas e clientes. Mas, para aproveitá-los, é preciso trabalhar com a equipe certa, que atuará como uma parceira para o sucesso do seu negócio.
Com experiência real de mercado e diversos cases de sucesso, a Lecom oferece a verdadeira ferramenta de gestão inteligente de processos. Tenha resultados comprovados, dados atualizados e especialistas que oferecem o suporte que você precisa.
