Organização, redução de custos e otimização das atividades são apenas alguns dos benefícios de uma ferramenta de gestão de processos que motivam o crescimento do número de gestores em busca dessa tecnologia.
De acordo com a Mordor Intelligence, o valor investido nesse mercado foi estimado em US$ 14.96 bilhões em maio de 2024.
O motivo foi o potencial de aumentar a produtividade e melhorar a organização interna de fluxos de trabalho, além de outros benefícios de uma ferramenta de gestão de processos que veremos ao longo deste material.
Se você deseja entender mais sobre o tema, continue a leitura. Nos próximos parágrafos, explicamos o que é gestão de processos, por que você deve investir em tecnologias desta área e como implementar uma ferramenta de gestão de processos pode trazer inúmeros benefícios para seu negócio.
O que é gestão de processos?
Gestão de processos é uma abordagem administrativa que visa melhorar o desempenho de um fluxo organizacional. Com ela, você identifica, analisa e otimiza as tarefas que compõem a sua organização, com o objetivo de reduzir a incidência de erros e aumentar a qualidade, a produtividade e, consequentemente, os lucros do negócio.
Também conhecida como BPM, Business Process Management, a gestão de processos de negócio é uma abordagem essencial para que as organizações aumentem a eficiência operacional, melhorem a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos e respondam de forma ágil e assertiva às mudanças do mercado.
Com a gestão de processos, você e sua equipe mapeiam o fluxo de atividades e entendem os passos tomados em cada etapa das tarefas. Assim, fica mais fácil adotar soluções e estruturar melhorias que impactam diretamente os resultados obtidos, a satisfação do cliente e a lucratividade.
Por que implementar uma ferramenta de gestão de processos?
O primeiro motivo para investir em um software específico é desfrutar dos benefícios de uma ferramenta de gestão de processos. Integração de sistemas, melhoria na comunicação, transparência e acesso a dados mais sólidos foram alguns dos pontos apresentados em uma pesquisa publicada no Market Research Future.
Os resultados também apontaram uma previsão de crescimento de 18,9% entre 2023 e 2032, motivada sobretudo pela expressiva capacidade de ganhos e redução de custos ao utilizar softwares BPMS.
Em resumo, cada vez mais empresas enxergam porque implementar uma ferramenta de gestão de processos é uma solução estratégica — e não acompanhar a tendência pode custar caro para o negócio.
Como funciona uma ferramenta de gestão de processos?
A ferramenta de gestão de processos atua por meio de um conjunto de funcionalidades e regras específicas, definidas pela organização, para dirimir erros e melhorar a execução das tarefas e atividades que compõem um fluxo de trabalho. Essa atuação varia de acordo com a necessidade de cada negócio.
Imagine, por exemplo, que você identifique que determinada etapa de produção na sua empresa leva mais tempo do que deveria para acontecer.
Com as ferramentas de gestão de processo, você enxerga o que gera a demora e, de forma rápida e eficiente, resolve a questão com base nos dados que o software oferece.
Ao investir em uma ferramenta de gestão de processos, as empresas têm as condições necessárias para crescer de maneira estruturada e saudável.
Além disso, a padronização de processos facilita o trabalho dos colaboradores desde a camada operacional até a gerência, que toma decisões com base em dados e sabe exatamente onde agir.
8 benefícios de usar uma ferramenta de gestão de processos
Depois de entender o que é e para que serve, o próximo passo é conhecer os benefícios de uma ferramenta de gestão de processos na prática. Confira!
- Controle sobre processos
Empresas dependem de inúmeros processos para alcançar resultados. Esses procedimentos,por sua vez, são bastante interdependentes, ou seja, o resultado de uma ação de determinada pessoa e/ou departamento leva ao início de outra.
Lidar manualmente com processos complexos não é apenas ineficiente para as equipes. É também algo que gera erros humanos que levam a uma série de problemas, como atrasos e perda de eficiência e produtividade.
Uma ferramenta de gestão de processos é uma solução abrangente que ajuda a criar uma estrutura robusta para toda a operação.
Cada estágio do ciclo de vida de um processo passa por documentação, monitoramento e otimização. Assim, as tarefas que agregam pouco ou nenhum valor são facilmente eliminadas, enquanto as essenciais são automatizadas com foco em melhorar a eficiência.
- Resolução de problemas
Quando você não tem uma boa ferramenta de gestão de processos, fica dependente da entrega final para descobrir algum problema. Sem ela, não sabe quais são os gargalos, e o impacto negativo já acontece antes que você realize qualquer ação corretiva.
A falta de possibilidade de antecipação para resolver problemas pode custar muito dinheiro às empresas. Nesse aspecto, reside um dos principais benefícios de uma ferramenta de gestão de processos: o monitoramento das etapas.
Ao monitorar as atividades, reduz-se a probabilidade de erros. Adicionalmente, a atenção meticulosa à forma como os processos fluem pode melhorar muito o fluxo de trabalho.
Com cada passo documentado em uma ferramenta específica, é impossível não identificar erros — muitas vezes, antes mesmo que aconteçam.
Com a implementação de softwares tecnológicos, as ineficiências e problemas futuros são tratados quando ainda estão em um estado abstrato e representam pouco ou nenhum prejuízo.
- Melhoria da eficiência com transformação digital
Uma boa ferramenta de gestão de processos oferece a você e sua equipe os recursos necessários para alcançar os resultados desejados, sem deixar de lado as mudanças constantes de mercado e cenário.
Ao combinar recursos tecnológicos com as regras definidas pela gestão, a ferramenta impulsiona a eficiência em suas operações diárias para conquistar os objetivos finais.
Quando há o alcance das metas do dia a dia e a identificação imediata dos problemas cotidianos, as empresas se tornam mais ágeis.
A automação dos fluxos de trabalho, por exemplo, é uma das soluções mais poderosas para simplificar e otimizar seus processos de negócios. Com ela, você torna automáticas as tarefas repetitivas e burocráticas, e reduz o tempo e os custos de processamento.
- Alinhamento entre resultados diários e objetivos de longo prazo
Muitas vezes, as estratégias de negócios são vistas apenas como métricas de vaidade pelas equipes operacionais. Isso acontece porque elas estão tão consumidas pelo trabalho rotineiro que não conseguem pensar em longo prazo e nem compreender seus papéis nas companhias.
Gestores precisam entender que é difícil alcançar um objetivo singular, se cada processo segue uma direção diferente.
É preciso estabelecer metas-base claras desde o primeiro dia de trabalho, bem como deixar evidente que o final de um processo se liga ao início do próximo e que todos visam a um único ponto: o sucesso.
A regra básica é se perguntar o quanto cada tarefa contribui para os objetivos chave da empresa, como receita e eficiência.
Uma ferramenta de gestão de processos possibilita esse tipo de visão e alinhamento e, mais do que isso, oferece dados para executar as mudanças necessárias.
- Ganho de visibilidade no ciclo de vida do processo
Uma cadeia de processos sem o uso de uma ferramenta de gestão não dá visibilidade sobre o todo.
Para conseguir resultados reais e mensuráveis, é preciso compreender de forma abrangente as tarefas de um processo. Assim, você e seu time identificam o que automatizar, otimizar, simplificar ou descartar.
Além disso, para executar o processo sem ter problemas, o fluxo de trabalho precisa se basear em dados relevantes. A insuficiência de informações pode levar a resultados abaixo do esperado ou a erros, enquanto a sobrecarga de dados pode causar atrasos.
O mesmo se aplica aos stakeholders de um processo. Uma atividade deve acionar o envolvimento dos responsáveis certos no momento certo.
Um processo pode facilmente ficar parado ou abandonado quando quem deveria executá-lo não tem ideia do estágio do fluxo.
A implementação de uma ferramenta de gestão de processos traz mais transparência para a sua estrutura, afinal, permite a análise do ciclo do processo em qualquer ponto da cadência de entrega.
- Melhoria contínua
As empresas vivem em constante evolução, assim como seus processos. Sempre há espaço para inovação e algo que possa melhorar — e é aqui que entra a melhoria contínua: na busca por aprimoramentos que otimizam o ciclo de vida de um fluxo organizacional.
O conjunto de recursos de uma ferramenta de gestão de processos permite obter relatórios ricos em informações para ajudar gestores a medir o desempenho atual versus o desempenho ideal.
A ferramenta de gestão de processos mapeia e documenta continuamente o fluxo de processos com os insights críticos em tempo real, o que permite ajustar tarefas finais para obtenção de melhores resultados.
- Aumento da conformidade e da segurança
A conformidade normativa de um processo, ou seja, sua adequação às normas internas e à legislação, é extremamente importante para a sua longevidade. Existem muitas funções e diretrizes específicas do negócio para chegar no objetivo determinado.
Quando a operação tem processos executados sem ferramentas complexas, é muito fácil perder uma diretriz ou outra.
Uma ferramenta de gestão de processos ajuda a implementar uma estrutura que cumpre todas as políticas internas e externas definidas.
Diferentes equipes têm políticas de conformidade igualmente diversas, e um dos principais benefícios de uma ferramenta de gestão de processos é garantir que cada função siga com sucesso as respectivas normas.
- Redução de custos diretos e indiretos
A gestão de processos tem benefícios diretos, como redução de custos com mão de obra e processos com automação, e indiretos, como economia de tempo de processamento e, consequentemente, dinheiro.
Ao implementar uma ferramenta, você minimiza erros, reduz esforços desperdiçados e melhora a produtividade da equipe.
Uma ferramenta de gestão de processos, por essência, dá informações e dados concretos sobre o fluxo de trabalho para você colocar toda a operação em perspectiva e trazer uma diferença tangível aos resultados financeiros das empresas.
Como implementar uma ferramenta de gestão de processos?
Para implementar uma ferramenta de gestão de processos, defina uma estratégia consistente com o planejamento estratégico da empresa, bem como os objetivos.
Para desfrutar dos benefícios de uma ferramenta de gestão de processos, você deve:
- determinar o escopo com o qual vai trabalhar, ou seja, suas metas;
- especificar os custos da implementação, o que inclui aquisição da ferramenta e eventuais profissionais para utilizá-la;
- definir o prazo para implementação com um cronograma detalhado;
- desenhar as métricas de qualidade.
Com o projeto definido, é hora de preparar seus times para a implementação, de fato. Para isso, aborde o assunto em reuniões e treinamentos específicos.
- Explique o planejamento e por que a implementação é importante. Mostre benefícios como redução de custos, melhoria na qualidade da entrega, padronização e segurança.
- Comece por um setor com problemas óbvios, cuja solução seja mais rentável e facilmente reconhecida. A medida demonstra o poder da ferramenta em curto prazo e facilita o convencimento dos times.
- Atraia o apoio da liderança com projeções reais de melhorias, cases de sucesso de outras empresas e planejamento. Ter o endosso dos líderes é a chave para motivar as equipes e conseguir alocar recursos com melhor aproveitamento.
- Com apoio, recursos e compreensão do projeto por parte de todos, implemente a ferramenta de gestão de processos. Escolha a melhor opção, treine os envolvidos e defina os responsáveis pelas tarefas.
- A implementação é apenas um passo no gerenciamento de processos. Medir os resultados é fundamental para o sucesso do uso contínuo da plataforma, afinal, é este o momento de perceber os resultados e corrigir as falhas.
Lembre-se: após apresentar a ferramenta, a melhor estratégia para implementá-la e realizar uma mudança na cultura da empresa é aos poucos, gradualmente, com uma equipe de suporte treinada para a transição.
Dessa forma, os colaboradores se sentem mais confiantes no projeto e mais motivados a utilizar a ferramenta.
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A plataforma Lecom traz uma bagagem de quase 30 anos de atuação no mercado brasileiro, com clientes de diversos segmentos da economia e resultados reais com a automação e gestão inteligente de processos.
Um exemplo é o grupo Ser Educacional, uma das maiores organizações de educação do Brasil, que economizou mais de 15 mil horas de trabalho ao ano.
Agora que você já conhece os benefícios de uma ferramenta de gestão de processos, é hora de entender como a Lecom pode te ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho e obter mais resultados. Acesse o tour guiado da plataforma e entenda como nossas soluções se aplicam ao seu negócio.
