Você pode não saber o que é Business Process Management, mas a concorrência sabe — e esse pode ser o diferencial para crescer no mercado. Segundo estudo da Mordor Intelligence, a expectativa é de que haja um aumento de 11,83% de investimentos na área até 2029. Portanto, sua empresa precisa conhecer os benefícios de uma ferramenta BPM para não perder espaço.
Você perceberá os benefícios de uma ferramenta BPM antes mesmo de notar os resultados financeiros. Voltada para analisar e modelar os processos internos, a plataforma busca unificar e aprimorar todos os processos da sua empresa, o que beneficia, primeiramente, o público interno.
Entenda o que é e quais os benefícios de uma ferramenta BPM.
O que é uma ferramenta BPM?
Uma ferramenta BPM (também chamada de BPMS) coloca em prática as normas de Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios. Geralmente um software, o programa gerencia os processos gerenciais ao analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar o fluxo de atividade de todos os setores.
O BPM objetiva organizar os processos, ou seja, registrar e automatizar as atividades executáveis por bots. Assim, os colaboradores podem se voltar a atividades mais estratégicas e humanizadas.
O mais interessante da ferramenta BPM é permitir o gerenciamento de todos esses processos em uma mesma plataforma. Dessa forma, a empresa centraliza e simplifica a gestão em um dashboard intuitivo.
Qual a importância de gerenciar processos?
Imagine você, gestor, vendo suas contas no negativo. Mesmo com muitas vendas, campanhas de marketing de sucesso e funcionários bem treinados, o negócio continua no vermelho. Ao gerenciar seus processos, é possível observar “gargalos” que fazem com que o dinheiro não entre ou não permaneça na empresa. Por exemplo:
- atividades desorganizadas: cada funcionário a executa de uma forma, o que faz com que os processos não sigam a tempo ou de maneira padronizada;
- funcionários que executam tarefas facilmente automatizadas, o que aumenta o número de erros em dados e planilhas, além de aumentar o tempo de execução;
- ferramentas desatualizadas, que não acompanham as novidades tecnológicas e atrasam o trabalho;
- exagero de etapas em cada processo.
Esses são apenas alguns exemplos da importância de gerenciar processos. A atividade também alinha o trabalho dos funcionários e os engaja, pois é possível entender o que atrapalha sua rotina e como resolver esse problema.
A gestão de processos, portanto, é um trabalho estratégico, mas que exige comprometimento de todos.
Quais os benefícios de uma ferramenta BPM?
Uma ferramenta BPM traz uma série de vantagens para a empresa:
- entendimento de todos os processos;
- padronização das atividades;
- aumento da eficiência operacional;
- capacidade de adaptação a mudanças;
- rapidez na percepção de resultados.
Veja, com detalhes, quais os benefícios de uma ferramenta BPM.
Entendimento de todos os processos
Para um gestor, é essencial entender como todos os processos da empresa funcionam. Esse conhecimento não apenas ajuda a ter uma compreensão geral sobre a empresa, como também permite contratações mais precisas e compra de recursos mais adequados.
Controlar tantos processos, porém, não é uma tarefa fácil. O uso de uma ferramenta BPM facilita a visualização e a modelagem dos processos para simplificar a compreensão de todos.
Padronização das atividades
Ter um padrão para as atividades é fundamental para evitar “ralos de dinheiro”. Com uma modelagem, você:
- desenha a melhor forma de executar determinada tarefa;
- trabalha com as ferramentas mais adequadas;
- automatiza o que uma tecnologia pode executar;
- analisa o que não funciona para a execução do processo.
Essa modelagem também será essencial quando sua empresa contratar novos funcionários, pois terão um guia de trabalho para consultar sempre que necessário.
Aumento da eficiência operacional
A eficiência, especialmente quando decorre de um ganho de produtividade com inteligência artificial, melhora por diversos motivos:
- processos mais enxutos;
- automação de tarefas;
- precisão na inserção de dados;
- atualização automática dos números;
- tempo para decisões estratégicas;
- controle e reajuste dos processos na plataforma.
Para se ter uma ideia de como o uso de uma ferramenta BPM beneficia, a Sicoob Divicred conseguiu diminuir em 60% o índice de retrabalho.
Capacidade de adaptação a mudanças
A tecnologia evolui constantemente. Sua empresa precisa se atualizar para acompanhá-la. Portanto, um programa que não acompanha esse desenvolvimento se torna ultrapassado com rapidez.
Um dos benefícios da ferramenta BPM é ser um software as a service (SaaS), ou seja, um programa que você contrata para utilizar o tempo que bem entender. Dessa forma, conta com ajustes e atualizações constantemente, sem que você precise investir em uma nova ferramenta para adquirir uma tecnologia mais atual.
Outra vantagem é que a ferramenta BPM é escalável, ou seja, “cresce” conforme as necessidades da sua empresa. Você pode começar a modelagem de poucos processos e, com o tempo e os resultados positivos, ampliar o uso e estendê-lo a outras filiais.
Como escolher uma ferramenta BPM
Veja como avaliar a plataforma ideal para aprimorar as atividades da sua empresa.
- conheça seus processos;
- confira a capacidade de integração da ferramenta;
- observe a experiência do usuário.
Conheça seus processos
Antes de tudo, você precisa entender como as atividades da sua empresa funcionam. Quais as etapas? Todas são essenciais ao trabalho? Quem são os responsáveis envolvidos? Quais as ferramentas utilizadas? E o orçamento envolvido?
Uma clínica, por exemplo, tem necessidades diferentes das de um hotel. Obviamente, uma boa ferramenta consegue se adaptar às necessidades de diferentes negócios. Mas você só poderá adequá-la se conhecer todos os seus processos.
Confira a capacidade de integração da ferramenta
Provavelmente você já usa diferentes ferramentas de gestão na sua empresa. O ideal é que seu BPMS consiga integrar esses softwares para aproveitar os dados e recursos, além de facilitar a adaptação da equipe. Essa união não apenas torna a ferramenta de BPM mais robusta, como também facilita a visualização de processos.
Observe a experiência do usuário
Ao lidar com seus clientes, você deseja oferecer a melhor experiência possível. Essa regra também funciona dentro de casa — a ferramenta de BPM, por mais complexa que possa parecer, deve trazer um layout intuitivo, de fácil entendimento.
A facilidade da ferramenta pode surgir não apenas no layout, mas também na tecnologia. Por exemplo: plataformas low-code exigem pouco conhecimento de programação, enquanto as no-code não necessitam desse entendimento prévio.
Essa aparente simplicidade não a deixa menos tecnológica, ou seja, é possível automatizar seus processos, integrar ferramentas e ampliar seu uso conforme o crescimento da empresa. Contudo, permite que uma alta gama de funcionários e setores consiga utilizá-la sem ter que passar por um curso de programação.
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