A transformação digital trouxe mudanças profundas para o funcionamento das empresas. Uma das mais importantes é o uso da tecnologia para tomar conta de atividades repetitivas. Os benefícios da automação de processos aparecem justamente no dia a dia de trabalho.
Segundo o estudo OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, 78% das empresas brasileiras já investiram em ferramentas desse tipo, o que coloca o país como líder na automação.
Graças ao recurso, as companhias ganham pontos em produtividade, economia de custos operacionais e bem-estar dos colaboradores.
Neste artigo, descubra o que é a automação de processos, quais os seus benefícios e como implementá-la na rotina de sua empresa. Continue a leitura!
O que é automação de processos?
A automação de processos é o uso da tecnologia em atividades repetitivas, mas essenciais para o funcionamento de uma empresa. A ação otimiza o fluxo de trabalho e torna as equipes mais produtivas, além de reduzir os custos e os erros cometidos durante as operações.
Para entender o que é automação de processos, imagine o uso de vários recursos tecnológicos por meio de um sistema que identifica padrões e executa tarefas sem intervenção humana.
No momento em que você a ativa, a plataforma realiza ações programadas sem que um agente humano precise inserir qualquer comando adicional.
Embora pareça uma ferramenta futurista, como visto, já é comum na maior parte das empresas brasileiras. Um levantamento do Itaú Unibanco mostra que, nos cinco primeiros meses de 2023, o Brasil gastou 120% a mais com inteligência artificial (IA), uma das tecnologias essenciais para a automação de processos. Portanto, investir em ferramentas do tipo é essencial para não ficar para trás.
Em quais setores devo utilizar a automação de processos?
Um dos setores em que você pode observar a importância de automatizar processos é o de Recursos Humanos (RH). Algumas formas de uso são:
- análise de perfil comportamental: envie testes comportamentais para os candidatos a uma vaga. A plataforma seleciona os que contam com o perfil mais adequado, segundo características predeterminadas;
- triagem de currículos: o sistema seleciona currículos que estejam de acordo com as normas estipuladas para uma determinada vaga;
- folha de pagamento: a ferramenta calcula taxas, impostos, descontos e acréscimos no pagamento, além de evitar erros humanos que podem causar problemas trabalhistas;
- controle de ponto digital: monitore o cumprimento do expediente sem que o funcionário esteja no ambiente físico de trabalho.
Outro exemplo é o uso da tecnologia na gestão de contratos: é possível usar uma ferramenta de automação de processos para criar e armazenar os documentos nos locais corretos.
Áreas importantes, como Financeiro, Compras, Administrativo e Fiscal, também se beneficiam com o poder da tecnologia.
Leia mais: como a automação de processos está moldando o mercado de Tecnologia da Informação
Quais os benefícios da automação de processos?
Automatizar tarefas burocráticas e repetitivas proporciona uma série de vantagens para as empresas e, claro, seus colaboradores. Os 3 principais são:
- redução de gastos;
- aumento da produtividade;
- melhora do clima organizacional.
Confira, com detalhes, qual a importância de automatizar processos.
1. Redução dos gastos
Um dos principais benefícios da automação de processos é a diminuição dos custos operacionais.
Com a ajuda da tecnologia, os colaboradores não perdem tempo em atividades repetitivas. Assim, podem focar em ações estratégicas, complexas e que realmente precisam de intervenção humana.
Um case de sucesso é o da Melitta, que reduziu em 30% o tempo médio de seus processos com o uso da plataforma de gestão inteligente da Lecom.
Além dessa vantagem, a automação reduz erros humanos — como armazenar um documento na pasta errada por falta de atenção — e entrega validações automáticas por meio das regras cadastradas e integração com outros sistemas. Por fim, ajuda a compartilhar dados de maneira segura e a tomar decisões mais precisas.
Estes fatores, por si só, representam uma economia nos custos no final do mês, já que diminuem consideravelmente possíveis retrabalhos.
Por fim, é possível gastar menos por conta da rastreabilidade das demandas, o que permite que você não perca de vista nenhum procedimento.
Veja também: reduza custos e agilize os fluxos com a automação de processos
2. Aumento da produtividade
Outro benefício da automação de processos é aumentar a produtividade da sua empresa. Um levantamento divulgado pela Paperform em 2022 mostrou que dois terços das empresas que automatizam parte dos seus processos ganham no quesito produtividade.
As tarefas incluem envio de arquivos para o armazenamento em nuvem, registro de mensagens e inclusão de dados em planilhas — que, embora pareçam simples, tomam boa parte da rotina dos funcionários.
3. Melhora do clima organizacional
O mesmo levantamento divulgado pela Paperform indicou que, para 90% dos colaboradores das empresas que utilizam a automação de processos, a tecnologia ajudou a melhorar o dia a dia no trabalho. Por conta dessa adoção, os funcionários se sentem mais felizes.
Além disso, 65% dos entrevistados admitem que ficam menos estressados no trabalho quando não são responsáveis pela execução de atividades repetitivas.
Logo, é possível afirmar que a tecnologia melhora o clima organizacional. Lembre-se: trabalhadores felizes são mais produtivos e dispostos a permanecer por mais tempo na empresa, o que aumenta a retenção de talentos.
Aproveite e veja quais processos podem ser automatizados na sua empresa!
Como implementar a automação de processos?
Veja o passo a passo para implementar a tecnologia e automatizar tarefas na sua empresa.
- Faça o mapeamento inicial: identifique os processos da empresa que você pode automatizar. Caso não possa otimizar todos, priorize os que consomem mais recursos.
- Escolha a ferramenta ideal: plataformas BPMS (Business Process Management System) modelam, automatizam e padronizam os processos. Você consegue ver e controlar as atividades em um mesmo dashboard;
- Implemente testes e ajustes: implemente a automação gradualmente. Antes de expandir para toda a empresa, teste com pequenos grupos e em tarefas parciais.
- Treine as equipes: explique sobre os benefícios da automação e ensine a trabalhar com o novo sistema.
- Monitore continuamente: analise o desempenho dos processos automatizados e faça ajustes para melhorar sua eficiência.
Aproveite os benefícios de uma ferramenta de automação de processos
Agora que você entendeu os benefícios e como implementar a automação de processos, é hora de escolher o sistema ideal para dar esse passo na sua empresa.
O mercado oferece ferramentas para automação de processos de marketing, atendimento ao cliente, estoque, recursos humanos, logística e muito mais. Escritórios, indústrias, hospitais e até instituições públicas se beneficiam com o uso da ferramenta.
Então, como escolher o melhor sistema para o seu negócio?
A plataforma de Gestão Inteligente de Processos da Lecom traz tudo o que você precisa em um único dashboard. O sistema permite que a equipe:
- realize todos os processos essenciais com mais rapidez e agilidade;
- foque no que realmente importa para fazer uma boa gestão;
- não precise se preocupar em fazer a mesma tarefa duas vezes;
- integre com os sistemas internos, como ERP, CRM, sistemas especialistas, legados e muitas outras tecnologias de mercado;
- tenha mais flexibilidade, já que pode ser integrada com outros sistemas internos e tecnologias que facilitam o dia a dia das empresas;
- rastreie todas as demandas, para nunca mais perder nenhuma tarefa de vista;
- adicione todas as regras de negócios facilmente, já que não é necessário entender de programação ou codificação para usá-la.
Esses são apenas alguns exemplos do que a plataforma de gestão inteligente de processos da Lecom pode fazer por sua empresa. Aperte o play no vídeo abaixo:
E o melhor: você pode acessar o tour guiado da plataforma Lecom e entender como a nossa solução funciona na prática. Preencha o formulário e aproveite agora os benefícios da automação de processos!
