Manter o controle e cuidado sobre uma companhia e todas as suas atividades exige atenção, tempo e recursos que estão fora de alcance para muitas companhias. Seja por inexperiência ou pela falta de instrumentos, faz-se necessária uma ferramenta que una esses três aspectos e facilite a organização dos procedimentos. Neste sentido, a automação robótica de processos (RPA) é uma excelente alternativa para gestores.
Graças às vantagens e facilidades desta tecnologia, cada vez mais empresas aderem ao uso e aplicação de sistemas inteligentes. Prova disso são os dados da Mordor Intelligence: de acordo com a pesquisa, a expectativa é de que o setor de RPA chegue aos US$ 5,21 bilhões em 2025 e, até 2030, avance mais 29,7% e alcance os US$ 19,14 bilhões.
No relatório, as principais causas para esse crescimento são a variedade de procedimentos abordados pelo RPA e seu custo-benefício. Ao atuar como ferramenta da gestão de processos e instrumentos, o RPA auxilia na orquestração dos procedimentos, tecnologias e pessoas para entregar eficiência e produtividade.
Mas, afinal, o que é RPA? Quais os tipos de automação robótica de processos? Como aplicar essa tecnologia? Quais suas vantagens? É o que apresentamos neste artigo.
Continue a leitura e compreenda mais sobre essa modalidade de automatização e suas funcionalidades!
O que é automação robótica de processos?
Automação robótica de processos, ou RPA, é uma ferramenta de produtividade que permite ao usuário configurar um ou mais roteiros (ou “scripts”, “bots”) para realizar determinadas tarefas. O objetivo é que esses bots emulem o comportamento humano na execução de demandas específicas, como manipulação e transmissão de dados, realização de comandos ou respostas.
Uma forma simples de compreender o que é automação robótica de processos, é imaginar “robôs” como responsáveis por uma série de atividades repetitivas e burocráticas de um fluxo de trabalho. Assim, esses agentes liberam equipes humanas para tarefas mais críticas, que envolvem criatividade e agregam mais valor aos resultados.
Principais características do RPA
Para cumprir adequadamente sua função com agente funcional em uma organização, a automação robótica de processos tem alguns atributos específicos que a tornam diferente de outros tipos de automação mais simples. As principais características do RPA são:
- automação de processos repetitivos: os bots executam processos específicos e imutáveis, como entrada de dados, extração de informações, envio de e-mails e geração de relatórios;
- sistema não-invasivo: o RPA funciona integrado aos sistemas pré-existentes, sem necessidade de alteração na infraestrutura de tecnologia já aplicada na empresa;
- baseado em regras: os scripts seguem fluxos pré-definidos para a tomada de decisões. Ou seja, toda a sua atuação será baseada nas regras criadas pelo gestor no momento da configuração dos sistemas;
- orquestra processos:
- simula a interação humana: o RPA pode simular cliques, digitação, movimentos de arrastar e soltar e navegar por interfaces gráficas sem grandes dificuldades.
Essas são apenas 4 qualidades que tornam a automação robótica de processos uma ferramenta de gestão indispensável para sua organização. Porém, antes de optar por este sistema, você precisa conhecer os tipos de automatização possíveis e as formas de aplicação de cada uma — afinal, cada modelo oferece uma funcionalidade diferente, para necessidades diversas.
Quais os tipos de automação robótica de processos?
Existem, basicamente, 3 tipos de RPA: automação atendida, automação não atendida e automação híbrida. Conheça cada um a seguir.
1. Automação atendida (Attended RPA)
Essa forma de automação atua em parceria com o agente humano, que aciona ou supervisiona a execução das atividades. É ideal para cenários em que são necessárias decisões críticas ou criativas em alguma parte do processo.
Suas principais características são:
- obrigatoriedade da interação de usuário;
- execução de tarefas que ajudam a otimizar o fluxo de trabalho;
- integrado à máquina ou ao sistema de trabalho do colaborador humano.
Um exemplo desse tipo de automação robótica de processos é o atendimento ao cliente. Neste cenário, o agente aciona o bot para buscar informações que auxiliem na resolução do problema do usuário.
2. Automação não atendida (Unattended RPA)
Esta modalidade, ao contrário da anterior, não precisa de intervenção humana em momento algum. Os scripts atuam ininterruptamente, realizam tarefas de forma independente e baseadas em regras pré-definidas pela gestão.
Suas principais características são:
- funcionamento autônomo;
- execução em segundo plano;
- ideal para processos que não dependem de decisões em tempo real.
Alguns exemplos para este modelo de RPA são o processamento de folhas de pagamento, geração de relatórios ou conciliação de dados entre sistemas diferentes.
3. Automação híbrida (Hybrid RPA)
Essa abordagem combina os dois tipos que vimos anteriormente e integra bots atendidos e não atendidos em um mesmo fluxo de trabalho. Neste modelo, a automação oferece flexibilidade para lidar com processos complexos: enquanto algumas tarefas são realizadas de forma autônoma, outras dependem de intervenção humana.
Suas principais características são:
- criação de um ambiente colaborativo entre scripts e pessoas;
- alternação entre atividades automatizadas e humanas;
- ideal para processos longos ou multifuncionais.
Um exemplo claro dessa aplicação é no setor de seguros: o bot analisa e processa a reivindicação automaticamente e, depois, transmite a demanda para reavaliação de um agente humano para consideração de casos excepcionais.
Em cada um desses tipos, existem outras características igualmente importantes, como a automação baseada em regras, em inteligência artificial ou cognitiva.
Cada uma dessas modalidades atende a uma necessidade específica e, para te ajudar a compreender suas aplicações, confira alguns exemplos de automação robótica de processos.
5 exemplos de automação robótica de processos
Como mencionamos, existem diversos tipos de RPA, cada um voltado a suprir uma demanda específica. O que chama a atenção nesse aspecto é a variedade de setores em que a tecnologia é aplicável. Para te ajudar a compreender a extensão do alcance dessa ferramenta, conheça os 5 principais setores e exemplos de uso a seguir.
| Setor financeiro e contábil | processamento de faturas; reconciliação bancária; fechamento contábil; realização de pagamentos. |
| Recursos humanos (RH) | triagem de currículos; onboarding de funcionários; gestão de folha de pagamentos; processamento de benefícios. |
| Atendimento ao cliente | envio de respostas automáticas; atualização de dados no sistema; gerenciamento de reclamações; catalogação de tickets. |
| Logística e cadeia de suprimentos | gestão de pedidos; rastreamento de entregas; gestão de inventário; controle de estoque. |
| Setor jurídico | análise de contratos; gerenciamento de documentos; pesquisa de precedentes jurídicos; conformidade legal. |
Estes são apenas alguns exemplos que demonstram a importância do RPA e sua ampla gama de aplicações, em diversos setores e com várias funcionalidades. Por meio desta ferramenta, é possível, entre outras coisas, diminuir o tempo de execução das tarefas, reduzir os custos operacionais e refinar a qualidade das entregas.
10 vantagens da automação robótica de processos para sua empresa
Agora que você já sabe o que é e quais as formas de aplicar o RPA, que tal falarmos um pouco mais sobre as vantagens da automação robótica de processos para o seu negócio? Afinal, se você pretende investir em novas tecnologias, é bom que as ferramentas ofereçam benefícios práticos para sua organização, certo? Veja os principais a seguir.
1. Aumento de produtividade
O RPA trabalha 24 horas por dia, sem necessidade de pausas ou descanso, o que aumenta significativamente a produtividade da companhia. Além disso, a ferramenta também tende a ser mais veloz e assertiva quando comparada a agentes humanos, o que imprime mais rapidez e exatidão nas entregas, graças à redução de gargalos.
2. Redução de custos operacionais
Ao implementar o RPA no seu negócio, você reduz a necessidade de mão de obra para execução de tarefas repetitivas ao integrar bots à organização. Além disso, ao diminuir a incidência dos erros e tempo de execução por meio de scripts, você economiza recursos com soluções e obtém um ROI (retorno sobre investimento) maior e mais rápido para a companhia.
3. Melhoria na qualidade e precisão
Uma execução sem erros e consistente resulta em entregas mais assertivas, com qualidade superior e mais precisão. Esse aspecto, além de reduzir as incidências de reclamações, garante mais aceitação da sua marca por parte dos clientes e tende a elevar as buscas pelos seus produtos ou serviços.
4. Eficiência operacional elevada
O RPA é completamente integrável ao sistema nativo da companhia e facilmente escalável. Ou seja, você mantém os seus dados e configurações anteriores e, sempre que houver aumento ou mudanças nas demandas, basta reprogramar os bots para executá-las conforme seus novos objetivos.
5. Mais satisfação dos colaboradores
O corpo de funcionários costuma ter mais satisfação ao executar tarefas dinâmicas e estratégicas, enquanto os bots realizam as atividades mecânicas e repetitivas. Além disso, a aplicação de RPA auxilia na redução de carga de trabalho geral e reduz o estresse e cansaço dos times.
6. Melhor experiência para o cliente
A redução de atrasos e envio de respostas mais rápidas e assertivas por parte dos bots de atendimento garantem uma experiência muito mais positiva para quem consome sua marca. Além disso, as entregas baseadas em regras oferecem mais satisfação na aquisição de produtos ou serviços.
7. Conformidade e segurança
Você pode configurar o RPA de modo a garantir a conformidade da companhia com as políticas e leis que tangem o negócio. Assim, você mantém registros detalhados sobre dados e informações importantes, enquanto protege dados sensíveis e evita problemas legais, contábeis ou fiscais.
8. Facilidade na implementação e uso
O sistema de RPA é facilmente implementável em companhias de todos os portes e nichos, sem necessidade de reformulação na infraestrutura. As interfaces das ferramentas tendem a ser amigáveis e de fácil aprendizagem, o que permite que colaboradores interajam com mais facilidade sem a necessidade de conhecimentos técnicos aprofundados.
9. Escalabilidade e flexibilidade
A automação robótica de processos é facilmente escalável, de modo que, independentemente de mudanças (de mercado, objetivo ou demanda), você consegue reconfigurar os bots para atender às necessidades do momento e seguir na busca pela melhoria contínua.
10. Rápido ROI
A entrega de resultados mais velozes e exatos permite uma percepção mais rápida do ROI. Não é difícil companhias que percebem retornos significativos logo nos primeiros meses após a implementação do sistema RPA.
Em outras palavras: a automação robótica de processos oferece funcionalidades que vão muito além da mera transformação na forma de execução das atividades. É possível melhorar as entregas, obter mais lucro e evitar o desperdício de recursos valiosos, como tempo e dinheiro.
Porém, o pleno funcionamento do RPA depende diretamente da forma como você implementa as ferramentas no seu negócio. É sobre esse tema que falamos a seguir.
Como aplicar automação robótica de processos?
A aplicação do RPA passa por algumas etapas específicas para garantir a atuação da ferramenta em sua totalidade. Os principais passos são:
- identificação dos procedimentos a automatizar;
- mapeamento dos processos;
- escolha da ferramenta de RPA;
- desenvolvimento de um projeto-piloto;
- projeção e desenvolvimento de bots;
- treinamento e envolvimento dos colaboradores;
- monitoramento e avaliação do desempenho;
- expansão da automação para outros setores.
Cada etapa é crucial tanto para o bom funcionamento da ferramenta quanto para garantir que as soluções estejam à altura da sua necessidade. Portanto, lembre-se de considerar todos os fatores acima, especialmente, a escolha da ferramenta de RPA.
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