O Brasil liderou a automação digital em 2023. Segundo o estudo OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, enquanto 52% das empresas do país adquiriram ferramentas, o mercado internacional ficou em 28%. Uma das principais formas de fazê-la é por meio da automação de processos com software BPMS.
O grande diferencial do software é não ser apenas mais uma tecnologia, e sim um agregador de diferentes ferramentas utilizadas no seu negócio. Veja, do início ao fim, como funcionam todas as atividades cruciais da sua empresa.
Neste artigo, você vai entender o que é um software bpms, quais as vantagens e como implementar a automação de processos com software BPMS. Confira!
O que é um software BPMS?
Business Process Management Suite (BPMS) é um software de gestão que permite automatizar, monitorar e otimizar os processos de negócios. Dessa forma, sua empresa tem mais controle e eficiência operacional sobre as atividades cruciais para seu funcionamento.
O grande diferencial aqui é que o BPMS não necessita de supervisão 24h por dia. Por ser uma ferramenta de automação, o sistema é capaz de tomar certas decisões por conta própria — sem, claro, ultrapassar os limites desejados pela empresa.
A automação de processos ocorre como uma união entre o gerenciamento de processos (BPM) e as regras de negócios (BRM).
BPM
Business Process Management (BPM), ou gestão de processos de negócio, é um conjunto de métodos para conhecer, modelar e melhorar os processos internos de um negócio. É a base de um BPMS, que lida com todas as diretrizes do BPM.
BRM
Já Business Rules Management (BRM), ou regras de negócios, são normas preestabelecidas para autorizar ou limitar ações dentro de um processo. Essas diretrizes definem como a organização conduzirá suas operações de negócios e, consequentemente, até que ponto o BPMS deve atuar.
Como funciona um processo em uma organização?
Um processo é um conjunto de atividades que concluem uma tarefa crucial para o funcionamento de uma empresa.
Da logística ao marketing, cada segmento conta com processos que, num primeiro momento, podem não parecer tão importantes. Contudo, uma simples falha pode acarretar problemas sérios para a empresa.
A automação de processos com BPMS permite que os colaboradores se dediquem à parte estratégica enquanto a ferramenta lida com o lado mais burocrático. Por exemplo: os funcionários não precisam contar itens de estoque periodicamente, pois a ferramenta faz o controle.
O que é automação de processos com software BPMS?
Automação com BPMS é o uso desse tipo de sistema para automatizar todo o gerenciamento de processos do seu negócio. Nesse contexto, o software executa tarefas sozinho, analisa o próprio desempenho em tempo real e pode tomar ou sugerir decisões.
Uma grande vantagem da automação de processos com o software BPMS é que a ferramenta pode atuar em todas as tarefas — desde a modelagem até a otimização. Confira mais!
Quais as vantagens da automação de processos com software BPMS?
Automatizar seus processos com BPMS traz uma série de benefícios, como:
- trabalhar com soluções integradas;
- ter foco estratégico;
- encurtar prazos;
- economizar recursos;
- acompanhar cada processo em tempo real.
Vamos explicar cada um desses pontos.
Soluções integradas
O BPMS não é apenas uma ferramenta, mas uma integração de diferentes soluções utilizadas na sua empresa. Por isso, o software permite uma visão global de todos (ou dos principais) processos internos, já que mostra as ferramentas utilizadas em cada um.
Foco estratégico
O funcionário pode perder a motivação por ter que lidar com tarefas repetitivas, que não proporcionam um avanço no cargo. Quando um BPMS trabalha essa parte mais burocrática, o colaborador tem tempo de investir em atividades mais estratégicas.
Prazos mais curtos
Processos desalinhados e sem padronização são, consequentemente, mais demorados. Quando há um investimento nessa metodologia de gestão, principalmente com o uso de ferramentas on-line, o tempo de resposta diminui consideravelmente.
Após investir na gestão inteligente de processos, a financeira Sicoob Credicocapec conseguiu diminuir em 65% o tempo de resposta aos associados.
Outro exemplo de sucesso é a Jalles, empresa que desenvolve tecnologias para o setor sucroenergético. A empresa diminuiu o prazo de determinados processos de três para duas horas.
Economia de recursos
O BPMS permite conhecer, avaliar e modelar processos. Assim, a empresa observa quais gastos são desnecessários para cumprir determinadas tarefas.
Alguns exemplos:
- a tecnologia em nuvem pode substituir a aquisição de hardwares;
- programas ultrapassados podem virar SaaS (software as a service);
- estoque de um tipo de produto que permanece encalhado;
- marcas utilizadas pela empresa que não têm boa aceitação pelo público.
Ao reduzir despesas, a empresa consegue ter um crescimento mais sustentável.
Acompanhamento em tempo real
Por meio de indicadores e relatórios, a empresa pode acompanhar o desempenho dos processos em tempo real. Por isso, os dados, estatísticas e métricas utilizados no BPMS estão sempre atualizados.
Como aplicar automação com um software BPMS?
Para automatizar seus processos com BPMS, siga as dicas:
- entenda o atual contexto da organização;
- faça uma avaliação da cultura organizacional;
- tenha objetivos claros;
- trabalhe com uma ferramenta customizável.
Entenda o atual contexto da organização
Antes de fazer a automação de processos com BPMS, entenda a atual situação da empresa e o seu contexto no mercado. Qual o seu tamanho? A companhia deseja se expandir ou criar filiais? Esse entendimento ajuda a criar objetivos mais claros.
Também é fundamental conhecer todos os processos de trabalho da empresa. O BPMS vai mapear e modelar cada um. Portanto, a companhia deve entender todas as fases, ferramentas, colaboradores envolvidos e, principalmente, os pontos de ineficiência.
Faça uma avaliação da cultura organizacional
Para que a transição seja agradável, o BPMS deve se alinhar aos valores e à cultura da empresa. Se a companhia não tiver muitos processos digitais, por exemplo, essa implementação precisa se alinhar a treinamentos e à conscientização das equipes.
Já quando existe uma cultura digital e ferramentas de gestão, o uso da ferramenta se torna mais fácil. De qualquer maneira, é o software que precisa se adequar à forma de trabalho da empresa.
Tenha objetivos claros
Por mais que a automação de processos com software BPMS ajude sua empresa por completo, é preciso ter um objetivo antes de implementá-la. Afinal, a ferramenta é um investimento que precisa mostrar seu retorno depois de um prazo.
No seu planejamento, considere sempre a missão e a visão da empresa.
Trabalhe com uma ferramenta customizável
Não é apenas sua empresa que precisa se adaptar ao BPMS — a ferramenta é que deve se adequar aos seus processos de trabalho.
O software BPMS da Lecom é customizável, ou seja, se adapta ao que sua empresa precisa.
Como visto, a automação com software BPMS traz uma série de vantagens para a empresa. Versátil, com autonomia e completa, a tecnologia acompanha todas as etapas de um processo. Assim, cobre desde o planejamento até o aprimoramento das atividades.
Com a implementação de apenas quatro dos mais de vinte fluxos utilizados na plataforma Lecom, a Servier do Brasil conseguiu otimizar mais de 5 mil horas de trabalho por ano.
Se você deseja investir em um software BPMS e avançar em otimizar os processos da sua empresa como a Servier do Brasil, recomendamos muito que você conheça a Lecom!
