Você sabe sabe o que é automação de processos com BPM? Caso nunca tenha ouvido falar, saiba que essa abordagem de gestão do fluxo de tarefas pode gerar impactos incríveis nos resultados de sua organização.
Entretanto, a implementação de projetos desse tipo exige atenção em alguns detalhes, fundamentais para o sucesso da empreitada.
Ao longo dos anos, cases de sucesso mostram que a implementação de automação de processos com BPM traz benefícios para a melhoria da gestão de processos em geral em uma organização.
Contudo, nem sempre é fácil criar um ambiente com as características que permitam uma boa decisão de implementação. Adicionalmente, ao longo do caminho de implementação, alguns problemas podem aparecer.
Tendo isso em vista, ao longo deste artigo, vamos apresentar os principais desafios enfrentados pelas organizações no momento da automação de processos com BPM, descrevendo o motivo pelo qual os problemas de escolha e implementação da ferramenta BPMS ocorrem.
Confira!
O que é BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management (gerenciamento de processos de uma empresa). Consiste em uma metodologia bem estruturada cujo objetivo é padronizar e otimizar processos de uma organização.
O mecanismo permite a eliminação de gargalos e o aumento da eficiência operacional ao colocar cada processo como elementar e fundamental para o bom funcionamento da empresa.
Mais do que implementar padrões de excelência, a metodologia BPM defende o monitoramento do desempenho dos fluxos de trabalho para propiciar ajustes em prol da melhoria contínua dos processos.
Em tempos de transformação digital, a ideia é implementar a gestão de processos por meio de uma plataforma BPMS (Business Process Management Suite).
A ferramenta é um software que permite a incorporação de um sistema de automação de processos com BPM na estrutura operacional de uma empresa.
Sendo assim, a automação de dados garante a padronização e o monitoramento de fluxos de trabalho complexos de forma mais rápida, precisa e assertiva.
Como fazer automação de processos com BPM?
Não sabe como fazer automação de processos com BPM? Preparamos uma lista de tarefas que devem ser levadas em consideração. Confira!
1. A plataforma BPMS deve atender às expectativas planejadas
A solução deve permitir que o negócio desenvolva a gestão do processo sem que sejam necessários muitos requisitos, ou mesmo conhecimentos técnicos em tecnologia da informação para garantir sua aderência plena.
A adoção de soluções de automação de processos com BPM visa atender ao fluxo das informações, independente da sua complexidade, organizando o modo como transitam entre as diferentes pessoas e sistemas.
Essa prática, por sua vez, não é possível por sistemas tradicionais ERP. Por isso, a escolha de um BPMS deve focar nas necessidades dos processos ao invés de serem reduzidos à análise de aderência aos sistemas que a organização já usa, o que pode ser bastante comum nas empresas, frustrando expectativas de resultado.
2. O processo automatizado deve ter características favoráveis à automação
Os bons exemplos de automação de processos com BPM devem ser iniciados por uma análise de ROI que avalie:
- os ganhos esperados;
- o quanto eles podem ser atingidos com a automação;
- quanto o investimento para se obter estes ganhos justifica a execução do projeto.
A falta de uma análise adequada antes do início do projeto alimenta a ideia de que os ganhos oriundos da automação de processos com BPM são periféricos, estigmatizando toda e qualquer iniciativa futura.
Além disso, tão importante quanto entender se a plataforma não é muito complexa para ser usada pelo negócio é avaliar se o processo é suficientemente simples para ser automatizado sem o envolvimento da TI.
Isso é fundamental para tornar fluida a aderência à plataforma e para que ela cumpra seus objetivos sem ruídos.
>>> Veja o nosso guia de processos que podem ser automatizados na sua empresa!
3. É necessário fazer a transformação do Modelo de Negócio para um Modelo de Automação
Antes de avançarmos, vale a pena esclarecer primeiramente o que é TO-BE e TO-DO.
Em resumo, o modelo TO-BE aponta quem a empresa deseja ser, segundo análise profunda dos seus objetivos e necessidades dentro do seu segmento de atuação, enquanto o modelo TO-DO mostra o plano de ação para chegar lá, com a estipulação dos processos e metas mensuráveis pra atingir os objetivos.
Dito isso, não é raro que projetos inteiros sejam implementados sem detalhamento TO-DO, resultando em processos automatizados que não atendem aos objetivos e às necessidades primárias do negócio.
Ao contrário de um processo manual, em que as pessoas podem interpretar o fluxo de trabalho e agir de forma improvisada, um processo automatizado segue um caminho muito bem definido desde seu desenvolvimento, com objetivos claros em conformidade com a empresa.
Processos automatizados com BPM sem este cuidado correm o risco de serem rapidamente abandonados.
4. A equipe de desenvolvimento deve ter conhecimento da plataforma
Tão importante quanto a área de negócios ter os conhecimentos técnicos exigidos é que a TI conheça os processos quando a sua complexidade exige que ela assuma a automação.
Não raro, os times de tecnologia assumem que a plataforma de BPMS é mais uma ferramenta ou linguagem a ser aprendida, e não entendem que sua forma de pensar e propor soluções é diferente.
Afinal, linguagens convencionais trabalham orientadas a casos de uso ou transações, nos quais a análise do problema está focada em como o usuário irá interagir em determinada tela para realizar uma transação.
Dessa forma, a visão de processos exige a busca por soluções orientadas à forma como processo irá tramitar, como as atividades serão disponibilizadas, quem deverá ser alocado e como sistemas e pessoas se integram no modelo.
5. É preciso entender a importância da gestão da mudança na implantação do processo
A implantação da automação de processos pode se demonstrar tão ou mais complexa do que a adoção de um novo processo TO-BE, tendo em vista que:
- traz uma nova configuração do processo, discutida e redesenhada para que o processo automatizado já carregue consigo os ganhos das mudanças priorizadas;
- além do desafio das pessoas saírem de sua área de conforto para fazerem o processo de uma forma diferente, a automação traz consigo transparência, controle e rastreabilidade sobre tudo o que é feito no processo.
A falta de visão dos gestores de que a mudança pode inviabilizar a adoção do novo processo, que começa a ser boicotado desde as etapas de homologação e capacitação até a sua execução.
Nesse contexto, a equipe deve estar particularmente interessada em demonstrar:
- a necessidade de se fazer o processo de forma diferente.
- o que motiva a implantação das mudanças aprovadas.
- a importância para a empresa de se buscar que as metas do processo sejam atingidas.
- os problemas que existiam na forma como o processo era feito anteriormente.
Por fim, o apoio da liderança executiva é fundamental, porque garante que os envolvidos receberão uma mensagem clara e inequívoca: as mudanças chegaram para ficar e deverão ser cumpridas para o sucesso dos planos traçados e de toda a organização.
Dica extra para superar os desafios da automação de processos
Assista ao nosso Webinar com Eduardo Britto para aprofundar seus conhecimentos sobre automação de processos com BPM:
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Implementação de automação de processos com BPM: conheça a Lecom
Deseja posicionar seu negócio entre os principais com automação de processos com BPM? Então você precisa escolher a ferramenta certa.
Contudo, para este sonho se tornar realidade, a plataforma precisa ser simples e objetiva.
Os principais exemplos positivos de automação de processos com BPM promovem um ambiente descomplicado de configuração de fluxos de tarefas, formulários e integrações. Dessa forma, permitem o desenvolvimento por meio de ações intuitivas de configuração.
Este é o caso da Plataforma Lecom. Ela oferece os recursos completos para acelerar e simplificar as rotinas de seu fluxo de trabalho por meio de uma gestão de processos inteligente.
Adicionalmente, oferece os insumos necessários para modelar fluxos de trabalho sem demandar conhecimento técnico de TI por parte do operador. Dessa forma, é possível ter total controle sobre a criação de delegação de funções nos fluxogramas dos processos.
Conte com um monitoramento inteligente via métricas e gráficos para identificar gargalos, realizar ajustes e promover a melhoria contínua.
Quer ver tudo isso na prática e entender como a Lecom pode melhorar os processos da sua empresa? Nosso time de especialistas está pronto para te atender e demonstrar tudo isso! Agenda agora uma reunião e aproveite do que há de melhor em automação de processos com BPM.
