Você com certeza já se perguntou qual a melhor solução para melhorar o desempenho das suas entregas e tornar o seu fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo, certo? Pois pode ficar mais tranquilo: hoje, vamos te apresentar tudo o que você precisa saber sobre a automação de processos!
Ao automatizar as tarefas e procedimentos da sua organização, você conquista benefícios que vão muito além da execução autônoma dos trabalhos. Segundo a Mordor Intelligence, as vantagens relacionadas à automação de processos são os principais fatores associados à busca pela solução.
Ainda de acordo com o estudo, espera-se um crescimento de 5,98% no setor na América Latina, entre 2024 e 2029. Países como o México e o Brasil encontram na automação de processos um impulso importante para a transformação digital.
Para te ajudar a entender mais sobre o tema e como abordar esta tecnologia no seu negócio, continue aqui! Hoje, falamos tudo o que você precisa saber sobre a automação de processos, como:
- o que é;
- quais os benefícios da automação de processos;
- quais os desafios de implementar esta solução;
- quais as melhores ferramentas de automação de processos;
- como implementar a automação de processos no seu negócio.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é automação de processos? Para que serve?
Automação de processos é o uso de tecnologias para executar tarefas e fluxos de trabalho de forma automática, de modo a minimizar ou eliminar a necessidade de força de trabalho humana. Desta forma, as atividades são realizadas por uma ferramenta específica, equipada com recursos que garantem a eficiência e sucesso das entregas.
O principal objetivo da automação de processos é aumentar a eficiência operacional. Além disso, a solução reduz a ocorrência de erros humanos, diminui custos operacionais, aumenta a escalabilidade dos negócios e melhora a qualidade das entregas. Ou seja, a utilidade da automação vai muito além da execução autônoma de tarefas.
4 exemplos de sucesso em automação de processos
Atualmente, existem diversos tipos de automação possíveis, cada um voltado a uma necessidade específica, com uma forma de atuação diferente a depender do caso. A seguir, conheça alguns exemplos de sucesso em automação de processos.
- Robotic Process Automation (RPA)
A automação robótica de processos (RPA) utiliza bots para garantir a execução de tarefas diversas, como entrada de dados, atendimento ao cliente ou processamento de informações. A Sicoob Credicitrus, por exemplo, reduziu em 60% o tempo de resposta aos associados por meio desta solução.
- Automação de marketing
É possível automatizar o envio de emails em momentos específicos, baseados no comportamento do cliente, stakeholder ou lead. No caso da Dedini, a transmissão de mensagens trouxe mais flexibilidade e agilidade para solicitações, validações e aprovações de pedidos.
- Automação de finanças
O processamento automático de pagamentos, contas a pagar e rotinas financeiras em geral elimina a chance de erros e garante um retorno muito expressivo às companhias. A Unimed Curitiba antecipou em 3 meses o ROI (retorno sobre investimento) após adotar uma solução de automação de processos.
- Gestão de recursos humanos
Automatizar os processos de recursos humanos, como recrutamento, integração e monitoramento de desempenho economiza muito tempo. Além disso, é possível melhorar a eficiência e produtividade dos setores, como foi o caso da ARaymond, que rastreou mais de 15 mil horas extras em processos.
Ou seja, a solução de automatizar as atividades do seu negócio é aplicável em inúmeros setores e cenários. Portanto, tão importante quanto entender o que é automação de processos, é conhecer seus benefícios.
5 benefícios da automação de processos para sua organização
A automação de processos transforma a maneira como os líderes encaram a execução das tarefas num negócio. Segundo uma publicação da Forbes Advisor, 51% dos usuários da automação apostam na adoção de tecnologias como a inteligência artificial para promover mais eficiência aos resultados.
Esta possibilidade de integração de novas soluções, aliás, é apenas um dos benefícios da automação de processos. A seguir, vamos te apresentar outras 5 vantagens estratégicas desta ferramenta.
- Aumento na produtividade
A automação permite a execução de atividades 24 horas por dia. Esta medida, além de acelerar significativamente o fluxo de trabalho, aumenta o volume e o número de entregas em menos tempo.
- Redução de custos
Com a automação, a necessidade de mão-de-obra para tarefas repetitivas e operacionais é menor. O mesmo ocorre com a demanda de investimentos para solucionar atrasos ou erros humanos. Desta forma, é possível reduzir custos operacionais e, de quebra, economizar também em recursos como tempo e força de trabalho.
- Melhoria na qualidade e precisão
Ao automatizar processos, você reduz o risco de erros humanos e baseia toda a atuação do sistema em parâmetros de qualidade, precisão e normas internas e externas do negócio. Assim, enquanto os produtos e serviços seguem a mesma régua para entrega, você também tem garantia de que os resultados estão dentro da conformidade legal.
- Escalabilidade facilitada
A automação de processos permite que a empresa expanda suas operações com mais facilidade. Afinal, as atividades autônomas são escaláveis e replicáveis sem a necessidade intrínseca de reestruturação adicional.
- Aprimoramento na experiência do cliente
Processos automatizados permitem uma resposta mais rápida e eficaz aos clientes, além de entregas mais assertivas e céleres. Estas ações representam uma melhora importante na percepção que o cliente tem da sua marca.
Estas são algumas das características que ajudam negócios a se manterem competitivos. Também é por meio desses aspectos que as companhias se adaptam mais rapidamente às mudanças e utilizam recursos de forma mais inteligente.
Porém, lembre-se: para alcançar o sucesso com a automação de processos, você também deve ter atenção aos desafios que acompanham a implementação desta solução. Conheça alguns a seguir.
3 desafios da automação de processos que você deve considerar
Embora a automatização traga muitos benefícios à organização e produtividade dos negócios, é importante lembrar que os desafios da automação de processos também merecem atenção e cuidado na avaliação. Para te ajudar a compreender quais são os principais, veja a lista que preparamos a seguir:
- investimento inicial: a adoção da automação pode exigir um investimento significativo em softwares, tecnologias e treinamentos específicos;
- resistência às mudanças: colaboradores podem ser inflexíveis à implementação de uma nova forma de atuação na companhia por acharem que a tecnologia os substituirá; por isso, a importância de incentivar uma cultura de inovação e de abertura tecnológica;
- necessidade de habilidades técnicas: algumas ferramentas de automação podem exigir que pessoas capacitadas e preparadas as operem para lidar com os eventuais imprevistos.
É claro que, apesar dos desafios, a automação de processos segue como uma solução muito estratégica e eficiente para otimizar entregas e resultados de empresas de todos os nichos e portes. Para tanto, é essencial que a implementação siga passos bem definidos, que garantem a segurança durante essa transição.
A seguir, vamos te ensinar detalhadamente as principais etapas para garantir o sucesso na hora de introduzir a automação no seu negócio!
Como implementar a automação de processos em 7 passos
Implementar a automação de processos em uma empresa exige uma abordagem bem estruturada e estratégica para garantir mudanças eficazes e bem integradas aos fluxos originais de trabalho. Abaixo, veja quais são os 7 passos principais para a adoção desta tecnologia.
- Identificação e mapeamento dos processos
Analise quais processos da empresa se beneficiam da automação. Geralmente, os indicados são aqueles repetitivos, burocráticos ou que consomem muito tempo e recursos. Mapeie estes procedimentos cuidadosamente, documente as etapas e identifique os pontos em que a automatização de processos é mais vantajosa.
- Estabeleça metas e KPIs (métricas de desempenho)
Defina objetivos claros, como reduzir o tempo de execução das tarefas, melhorar a precisão ou aumentar a eficiência. Depois, estabeleça KPIs para medir o impacto da automação em cada processo. Com esta análise, você determina também qual o ROI obtido a partir da implementação da solução.
- Escolha as ferramentas de automação
Como mencionamos anteriormente, cada tipo de tarefa exige um modelo de automação. Avalie as tecnologias disponíveis e o tipo de solução oferecida. Certifique-se de que as ferramentas selecionadas tenham compatibilidade com os sistemas nativos da sua companhia e sejam escaláveis para futuras necessidades.
- Desenvolva e teste soluções
Crie soluções personalizadas para automatizar os processos e otimizá-los com ajuda da equipe de TI (tecnologia da informação). Realize testes-piloto em pequena escala para validar a eficácia da automação de processos e corrigir eventuais problemas antes da implementação completa.
- Treine a equipe
Capacite seus times para usar e entender profundamente as novas ferramentas de automação. Envolva os colaboradores em treinamentos e sessões de demonstração para facilitar a adaptação e reduzir a resistência à implementação.
- Monitore e ajuste
Após a implementação, monitore constantemente o desempenho dos processos por meio dos KPIs. Identifique os pontos que precisam de ajustes e garanta a manutenção contínua das ferramentas. Colete feedbacks dos usuários e atualize o sistema conforme necessário para melhorar a eficiência e garantir o alinhamento aos objetivos da empresa.
- Escale e melhore continuamente
Após validar os primeiros processos pós-automação, expanda a estratégia para outras áreas da empresa. Lembre-se de começar por aquelas tarefas que trarão mais benefícios ao negócio. Continue a revisar e melhorar continuamente para acompanhar as necessidades da empresa e evitar prejuízos.
Por meio destes passos, você já tem uma ideia de como funciona a implementação da automação de processos. Porém, é importante salientar que, a depender da complexidade das tarefas ou do porte da companhia, pode haver mais etapas a considerar.
Portanto, lembre-se de contar com uma parceria responsável e, mais do que isso, uma ferramenta completa para esta nova fase.
Conheça a melhor ferramenta de automação de processos!
Pronto, agora que você já conhece os principais aspectos sobre a automação de processos, falta apenas contratar uma empresa especializada no assunto para te ajudar com os primeiros passos! Aqui, é importante considerar não apenas a plataforma em si, mas também a reputação da sua futura parceria e os resultados.
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