Muito se discute acerca da necessidade de controlar a automação nas organizações e a busca de conhecimentos aprofundados sobre como automatizar processos.
O mercado dessa área, inclusive, apresenta crescimento consistente, com previsão de chegar a US$ 145.65 bilhões em 2029, segundo a projeção da Mordor Intelligence.
Isso, mais do que demonstrar o interesse das empresas em conhecer as melhores tecnologias para aplicar nos negócios, prova que os gestores que não se adaptam acabam sofrendo com a perda de produtividade e, consequentemente, queda de resultados e lucros.
Para te ajudar a entender mais sobre o tema, nesse artigo, falaremos mais sobre o que é automação de processos, quais as vantagens dessa estratégia para sua empresa, como automatizar processos e mais!
Continue lendo e descubra como seu negócio pode crescer com a ajuda da tecnologia!
O que é automação de processos?
De acordo com o Gartner, a automação de processos de um negócio é o ato de aplicar tecnologia e suas ferramentas na execução de tarefas nos diversos níveis de coleta, armazenamento e análise de dados, para que, além de elevar a produtividade, seja possível identificar e sanar eventuais problemas e falhas humanas que causam prejuízos diversos.
Ou seja, as ferramentas de automação de processos auxiliam a definir e controlar responsabilidades e prazos através de parametrizações definidas por você. Dessa forma, é possível gerar indicadores e análises para tratar gargalos e desvios nos processos.
Além disso, saber como automatizar processos propicia mais agilidade e autonomia das áreas de negócio. Este tipo de ferramenta, normalmente, não necessita de conhecimento aprofundado em linguagens de programação, exceto se for necessário construir algum tipo de integração do zero.
A construção dos formulários, campos, desenhos do processo e parametrizações de responsabilidades, prazos e grupos para tratamento é amigável e realizada em interfaces gráficas. Evidentemente, o nível de usabilidade varia entre as ferramentas, sendo que algumas necessitam de um conhecimento técnico mais aprofundado.
É claro que, mais do que saber como automatizar processos, é essencial conhecer os benefícios dessa estratégia. E, desde já, podemos adiantar que eles vão muito além da mera organização.
Os benefícios de automatizar processos
Antes de implementar qualquer mudança no seu negócio, vale saber quais serão as vantagens adquiridas; afinal, assim como qualquer investimento realizado, é essencial que o retorno seja à altura.
Confira os principais benefícios da automação!
- Padronização das operações: ao automatizar processos, você garante que toda a operação seja sólida e padronizada, com chances quase inexistentes para erros.
- Rastreamento e monitoramento: um dos principais benefícios de automatizar processos está na possibilidade de rastrear e monitorar o vai e vem das informações e tarefas, permitindo a fácil identificação de erros – humanos ou mecânicos.
- Mais eficiência, produtividade e resultados: as ferramentas de automação de processos permitem que você aumente a eficiência e produtividade da empresa, o que, consequentemente, reflete em maiores resultados e melhores lucros.
- Integração com sistema nativo: ao implementar uma tecnologia que te auxilia em tarefas como automatizar processos, você conta com a facilidade de integrar seu sistema nativo às novas ferramentas.
- Redução de custos: falhas custam dinheiro – seja para repará-las ou compensar o tempo perdido durante a interrupção das atividades. Ao automatizar processos, você diminui os erros e, ainda, evita custos associados a eles.
Saber como automatizar processos separa as empresas que avançam rumo a um futuro competitivo das que, eventualmente, acabam tornando-se obsoletas e ultrapassadas.
A automação de processos bem direcionada pode trazer resultados de forma muito rápida, pois as ferramentas possibilitam agilidade se comparadas ao modelo tradicional de desenvolvimento de sistemas. Mas é preciso ter cautela, pois não basta automatizar qualquer processo sem antes analisá-lo.
Exemplos de automação de processos
É importante avaliar bem os processos que serão automatizados. Os complexos, com muitas tarefas, devem ser evitados no início ou acompanhados por alguém que já tenha mais conhecimento sobre como automatizar processos.
Para te ajudar a entender melhor sobre algumas das áreas que podem se beneficiar da automação de processos, selecionamos exemplos clássicos que podem ser muito úteis para sua organização.
Automação de produtividade
O objetivo principal da automação de processos é o aumento de produtividade. Aqui, podem ser automatizados os processos relacionados à gestão de tempo, definição de responsabilidade para cada etapa do produto ou serviço, identificação de falhas procedimentais, realização de tarefas burocráticas etc.
Automação de atendimento
Parte essencial do negócio são seus clientes – e, para mantê-los, é essencial que a comunicação seja eficiente. Para tal, você pode utilizar inteligências artificiais que automatizam o processo de contato com os clientes e simulam a interação humana, com conversas eficazes e dinâmicas.
Automação de gestão financeira
O setor financeiro pode se beneficiar muito de algumas estratégias, como automatizar os processos. Isso significa que, ao ser implementada, a ferramenta é capaz de emitir notas fiscais, elaborar relatórios, realizar pagamentos e mais, sem necessariamente depender da ação humana para isso.
Estes são apenas alguns exemplos de automação de processos que podem beneficiar seus negócios, mas a lista avança por muitas outras áreas.
Contudo, para que você saiba como automatizar processos de forma eficiente, é indispensável atentar-se às etapas de implementação. Assim, você garante que terá acesso a tudo o que essa estratégia oferece de melhor para a sua organização.
Por onde começar a automação?
A melhor forma de saber como automatizar processos e alavancar seus resultados é identificar a ferramenta correta para o perfil organizacional e a necessidade da empresa. Isso inclui fazer uma análise minuciosa dos procedimentos para identificar o que pode (ou deve) ser automatizado ou não.
Uma boa dica nessa etapa é conhecer o nosso guia de processos que podem ser automatizados e ver como algumas atividades podem ser otimizadas dentro do seu negócio.
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