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Tudo o que você precisa saber sobre automação de processos 

Tudo o que você precisa saber sobre automação de processos

Você com certeza já se perguntou qual a melhor solução para melhorar o desempenho das suas entregas e tornar o seu fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo, certo? Pois pode ficar mais tranquilo: hoje, vamos te apresentar tudo o que você precisa saber sobre a automação de processos

Ao automatizar as tarefas e procedimentos da sua organização, você conquista benefícios que vão muito além da execução autônoma dos trabalhos. Segundo a Mordor Intelligence, as vantagens relacionadas à automação de processos são os principais fatores associados à busca pela solução. 

Ainda de acordo com o estudo, espera-se um crescimento de 5,98% no setor na América Latina, entre 2024 e 2029. Países como o México e o Brasil encontram na automação de processos um impulso importante para a transformação digital.

Para te ajudar a entender mais sobre o tema e como abordar esta tecnologia no seu negócio, continue aqui! Hoje, falamos tudo o que você precisa saber sobre a automação de processos, como:

  • o que é; 
  • quais os benefícios da automação de processos; 
  • quais os desafios de implementar esta solução; 
  • quais as melhores ferramentas de automação de processos; 
  • como implementar a automação de processos no seu negócio.

Vamos lá? Boa leitura! 

O que é automação de processos? Para que serve? 

Automação de processos é o uso de tecnologias para executar tarefas e fluxos de trabalho de forma automática, de modo a minimizar ou eliminar a necessidade de força de trabalho humana. Desta forma, as atividades são realizadas por uma ferramenta específica, equipada com recursos que garantem a eficiência e sucesso das entregas. 

O principal objetivo da automação de processos é aumentar a eficiência operacional. Além disso, a solução reduz a ocorrência de erros humanos, diminui custos operacionais, aumenta a escalabilidade dos negócios e melhora a qualidade das entregas. Ou seja, a utilidade da automação vai muito além da execução autônoma de tarefas. 

4 exemplos de sucesso em automação de processos

Atualmente, existem diversos tipos de automação possíveis, cada um voltado a uma necessidade específica, com uma forma de atuação diferente a depender do caso. A seguir, conheça alguns exemplos de sucesso em automação de processos.

  1. Robotic Process Automation (RPA)

A automação robótica de processos (RPA) utiliza bots para garantir a execução de tarefas diversas, como entrada de dados, atendimento ao cliente ou processamento de informações. A Sicoob Credicitrus, por exemplo, reduziu em 60% o tempo de resposta aos associados por meio desta solução. 

  1. Automação de marketing

É possível automatizar o envio de emails em momentos específicos, baseados no comportamento do cliente, stakeholder ou lead. No caso da Dedini, a transmissão de mensagens trouxe mais flexibilidade e agilidade para solicitações, validações e aprovações de pedidos. 

  1. Automação de finanças

O processamento automático de pagamentos, contas a pagar e rotinas financeiras em geral elimina a chance de erros e garante um retorno muito expressivo às companhias. A Unimed Curitiba antecipou em 3 meses o ROI (retorno sobre investimento) após adotar uma solução de automação de processos. 

  1. Gestão de recursos humanos

Automatizar os processos de recursos humanos, como recrutamento, integração e monitoramento de desempenho economiza muito tempo. Além disso, é possível melhorar a eficiência e produtividade dos setores, como foi o caso da ARaymond, que rastreou mais de 15 mil horas extras em processos.

Ou seja, a solução de automatizar as atividades do seu negócio é aplicável em inúmeros setores e cenários. Portanto, tão importante quanto entender o que é automação de processos, é conhecer seus benefícios. 

5 benefícios da automação de processos para sua organização

A automação de processos transforma a maneira como os líderes encaram a execução das tarefas num negócio. Segundo uma publicação da Forbes Advisor, 51% dos usuários da automação apostam na adoção de tecnologias como a inteligência artificial para promover mais eficiência aos resultados. 

Esta possibilidade de integração de novas soluções, aliás, é apenas um dos benefícios da automação de processos. A seguir, vamos te apresentar outras 5 vantagens estratégicas desta ferramenta. 

  1. Aumento na produtividade

A automação permite a execução de atividades 24 horas por dia. Esta medida, além de acelerar significativamente o fluxo de trabalho, aumenta o volume e o número de entregas em menos tempo.

  1. Redução de custos

Com a automação, a necessidade de mão-de-obra para tarefas repetitivas e operacionais é menor. O mesmo ocorre com a demanda de investimentos para solucionar atrasos ou erros humanos. Desta forma, é possível reduzir custos operacionais e, de quebra, economizar também em recursos como tempo e força de trabalho. 

  1. Melhoria na qualidade e precisão 

Ao automatizar processos, você reduz o risco de erros humanos e baseia toda a atuação do sistema em parâmetros de qualidade, precisão e normas internas e externas do negócio. Assim, enquanto os produtos e serviços seguem a mesma régua para entrega, você também tem garantia de que os resultados estão dentro da conformidade legal. 

  1. Escalabilidade facilitada

A automação de processos permite que a empresa expanda suas operações com mais facilidade. Afinal, as atividades autônomas são escaláveis e replicáveis sem a necessidade intrínseca de reestruturação adicional. 

  1. Aprimoramento na experiência do cliente

Processos automatizados permitem uma resposta mais rápida e eficaz aos clientes, além de entregas mais assertivas e céleres. Estas ações representam uma melhora importante na percepção que o cliente tem da sua marca. 

Estas são algumas das características que ajudam negócios a se manterem competitivos. Também é por meio desses aspectos que as companhias se adaptam mais rapidamente às mudanças e utilizam recursos de forma mais inteligente. 

Porém, lembre-se: para alcançar o sucesso com a automação de processos, você também deve ter atenção aos desafios que acompanham a implementação desta solução. Conheça alguns a seguir. 

3 desafios da automação de processos que você deve considerar

Embora a automatização traga muitos benefícios à organização e produtividade dos negócios, é importante lembrar que os desafios da automação de processos também merecem atenção e cuidado na avaliação. Para te ajudar a compreender quais são os principais, veja a lista que preparamos a seguir:

  • investimento inicial: a adoção da automação pode exigir um investimento significativo em softwares, tecnologias e treinamentos específicos; 
  • resistência às mudanças: colaboradores podem ser inflexíveis à implementação de uma nova forma de atuação na companhia por acharem que a tecnologia os substituirá; por isso, a importância de incentivar uma cultura de inovação e de abertura tecnológica; 
  • necessidade de habilidades técnicas: algumas ferramentas de automação podem exigir que pessoas capacitadas e preparadas as operem para lidar com os eventuais imprevistos.

É claro que, apesar dos desafios, a automação de processos segue como uma solução muito estratégica e eficiente para otimizar entregas e resultados de empresas de todos os nichos e portes. Para tanto, é essencial que a implementação siga passos bem definidos, que garantem a segurança durante essa transição. 

A seguir, vamos te ensinar detalhadamente as principais etapas para garantir o sucesso na hora de introduzir a automação no seu negócio! 

Como implementar a automação de processos em 7 passos

Implementar a automação de processos em uma empresa exige uma abordagem bem estruturada e estratégica para garantir mudanças eficazes e bem integradas aos fluxos originais de trabalho. Abaixo, veja quais são os 7 passos principais para a adoção desta tecnologia. 

  1. Identificação e mapeamento dos processos

Analise quais processos da empresa se beneficiam da automação. Geralmente, os indicados são aqueles repetitivos, burocráticos ou que consomem muito tempo e recursos. Mapeie estes procedimentos cuidadosamente, documente as etapas e identifique os pontos em que a automatização de processos é mais vantajosa. 

  1. Estabeleça metas e KPIs (métricas de desempenho)

Defina objetivos claros, como reduzir o tempo de execução das tarefas, melhorar a precisão ou aumentar a eficiência. Depois, estabeleça KPIs para medir o impacto da automação em cada processo. Com esta análise, você determina também qual o ROI obtido a partir da implementação da solução. 

  1. Escolha as ferramentas de automação

Como mencionamos anteriormente, cada tipo de tarefa exige um modelo de automação. Avalie as tecnologias disponíveis e o tipo de solução oferecida. Certifique-se de que as ferramentas selecionadas tenham compatibilidade com os sistemas nativos da sua companhia e sejam escaláveis para futuras necessidades. 

  1. Desenvolva e teste soluções

Crie soluções personalizadas para automatizar os processos e otimizá-los com ajuda da equipe de TI (tecnologia da informação). Realize testes-piloto em pequena escala para validar a eficácia da automação de processos e corrigir eventuais problemas antes da implementação completa. 

  1. Treine a equipe

Capacite seus times para usar e entender profundamente as novas ferramentas de automação. Envolva os colaboradores em treinamentos e sessões de demonstração para facilitar a adaptação e reduzir a resistência à implementação. 

  1. Monitore e ajuste

Após a implementação, monitore constantemente o desempenho dos processos por meio dos KPIs. Identifique os pontos que precisam de ajustes e garanta a manutenção contínua das ferramentas. Colete feedbacks dos usuários e atualize o sistema conforme necessário para melhorar a eficiência e garantir o alinhamento aos objetivos da empresa. 

  1. Escale e melhore continuamente

Após validar os primeiros processos pós-automação, expanda a estratégia para outras áreas da empresa. Lembre-se de começar por aquelas tarefas que trarão mais benefícios ao negócio. Continue a revisar e melhorar continuamente para acompanhar as necessidades da empresa e evitar prejuízos. 

Por meio destes passos, você já tem uma ideia de como funciona a implementação da automação de processos. Porém, é importante salientar que, a depender da complexidade das tarefas ou do porte da companhia, pode haver mais etapas a considerar. 

Portanto, lembre-se de contar com uma parceria responsável e, mais do que isso, uma ferramenta completa para esta nova fase. 

Conheça a melhor ferramenta de automação de processos! 

Pronto, agora que você já conhece os principais aspectos sobre a automação de processos, falta apenas contratar uma empresa especializada no assunto para te ajudar com os primeiros passos! Aqui, é importante considerar não apenas a plataforma em si, mas também a reputação da sua futura parceria e os resultados. 

Portanto, se você busca uma solução completa, fácil de usar e implementar e que vai transformar a sua forma de gerenciar os negócios, conheça a Lecom: a melhor plataforma de gestão de processos do mercado! 

Com a Lecom, você:

  • organiza o fluxo de informações; 
  • mapeia os processos que compõem a operação; 
  • reduz os custos relacionados à mão de obra; 
  • coleta informações precisas e seguras sobre o andamento da empresa; 
  • implementa novas tecnologias, como inteligência artificial, RPA e hiperautomação
  • alinha seus processos na busca pela melhoria contínua

Tudo, claro, com a segurança e responsabilidade de uma empresa com quase 30 anos de mercado, resultados comprovados por gigantes do Brasil e profissionais 100% preparados para te auxiliar em todas as etapas! 

Chega de insistir em procedimentos demorados, que não agregam valor e atrasam suas entregas. Aposte na Lecom: veja nosso tour guiado e entenda, na prática, como podemos te ajudar! 

Quer saber mais sobre a Lecom e nossas soluções em automação inteligente de processos? Veja nosso site, agende uma reunião com nosso time de especialistas e dê o primeiro passo para a transformação digital do seu negócio! 

Foto de Rafael Silva

Rafael Silva

Gerente de Marketing

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