Na realidade e no cotidiano corporativo, a expressão “Business Process Management” ganha cada vez mais importância. Mas será que todas as pessoas que mencionam essa sigla fazem referência à mesma temática ou à mesma abordagem sobre determinado âmbito de gestão? Mais do que isso: será que os gestores sabem das diferentes formas de uso do BPM?
Estudos recentes indicam que o BPM tem avançado gradativamente. O mercado do setor tem previsão de crescimento de 11,83% ao ano até 2029, em comparação aos já fartos US$ 14,96 bilhões investidos em 2024, segundo a pesquisa realizada pela Mordor Intelligence.
A verdade é que o termo pode ter mais de uma definição, justamente devido às várias formas de uso do BPM.
Além de explorar as principais formas de uso do BPM, neste artigo, falamos sobre:
- os benefícios do uso do BPM;
- como implementá-lo;
- quais as vantagens em ter uma ferramenta BPM bem estruturada.
Boa leitura!
3 formas de uso do BPM para aplicar na empresa
Apesar da ampla variedade de formas de aplicação do BPM, algumas são mais exploradas que outras. Confira, abaixo, as principais.
- Mapeamento de processos
Uma das principais formas de uso do BPM é como instrumento para mapear os processos que compõem o fluxo operacional.
Essa estratégia permite que todas as atividades do negócio estejam documentadas e ilustradas por meio de fluxogramas claros e completos. Para isso, utilizam-se cores, linhas e formas específicas para cada etapa ou pessoa responsável.
Dessa forma, todos os colaboradores e líderes envolvidos no fluxo percebem a própria responsabilidade de forma mais fácil e entendem sua importância na conquista das metas de negócio.
- Avaliação de desempenho
Integrar a avaliação de desempenho ao BPM oferece uma abordagem mais eficiente e estruturada para medir e melhorar a performance dos colaboradores.
Ao adotar essa forma de uso do BPM, o alinhamento de processos com objetivos organizacionais fica muito mais eficiente, além de aumentar a clareza e transparência das atividades.
- Programa de gestão
Esta é, provavelmente, a mais importante das formas de uso do BPM. Utilizar a metodologia como programa de gestão transforma a maneira como uma organização opera, oferece melhorias significativas na eficiência e gera alinhamento estratégico.
É possível planejar e definir objetivos, selecionar os melhores BPMS, business process management suites (ferramentas de gestão de processos de negócios), definir e monitorar indicadores de performance, automatizar processos e, em linhas gerais, digitalizar toda a estrutura operacional.
Os benefícios do uso do BPM
Quando bem aplicadas, as diferentes formas de uso do BPM oferecem vantagens competitivas muito poderosas aos negócios, que vão desde a melhoria na organização geral, até a redução de custos, como veremos a seguir.
- Aumento da eficiência operacional
O BPM permite a automação de tarefas repetitivas e burocráticas, o que impacta diretamente questões como a qualidade dos produtos ou serviços e o tempo de execução das atividades. Além disso, a força de trabalho antes ali empenhada pode se direcionar para atividades mais estratégicas.
Aqui, também vale ressaltar que uma das formas de uso do BPM mais explorada é a identificação de erros e gargalos que prejudicam o fluxo operacional e causam prejuízos diretos.
- Melhora na qualidade e consistência
A padronização dos processos, alcançada por meio do BPM, garante que todas as etapas ocorram de forma consistente e assertiva. Dessa forma, com processos bem definidos, organizados e automatizados, as chances de erros ou ocorrências negativas reduzem significativamente.
- Transparência e visibilidade
As ferramentas de BPM fornecem visibilidade total, em tempo real, sobre os status de cada processo realizado. Assim, o gerenciamento e tomada de decisões fica mais eficiente e, consequentemente, mais seguro.
Por meio da documentação dos dados coletados, graças à visão mais amplificada das atividades, é possível garantir a conformidade com as políticas, regulamentos e leis.
- Flexibilidade e adaptabilidade
A adaptação às mudanças de mercado e até aos novos objetivos de negócio são muito mais fáceis com o BPM e suas ferramentas, que fornecem meios para que as empresas se ajustem mais rapidamente às exigências, tanto internas quanto dos consumidores e investidores.
Tal flexibilização auxilia, e muito, na implementação da cultura da melhoria contínua, onde se analisa, otimiza e atualiza processos para oferecer mais eficiência e eficácia.
- Redução de custos
Entender e saber colocar em prática as várias formas de uso do BPM auxilia ativamente na redução de custos.
Seja com a automação, a exclusão de etapas que não agregam valor ou a otimização de tarefas essenciais, pode-se atuar na economia ou, ainda, na realocação de investimentos em áreas mais estratégicas para o desempenho.
Além disso, graças à padronização e à eliminação de erros, o investimento em soluções também passa a ser menor, uma vez que as ocorrências negativas tendem a ocorrer de forma esporádica.
- Alinhamento com objetivos estratégicos
Saber como implementar o BPM corretamente assegura o alinhamento total dos projetos com os objetivos estratégicos da organização, o que permite um trabalho muito mais focado e direcionado às conquistas de metas.
Essa gestão eficiente permite uma execução mais ágil e aumenta as chances de sucesso organizacional.
Como implementar o BPM
Entendidas as melhores formas de uso do BPM, o próximo passo é saber como implementar a metodologia no negócio.
Para tanto, siga alguns passos simples:
- planejamento e definição dos objetivos: é preciso compreender os problemas ou as causas que justifiquem a adoção do BPM para evitar investimentos desnecessários;
- seleção e configuração das ferramentas: selecionar um bom BPMS é essencial para o sucesso das operações. Por isso, pesquise e informe-se muito bem sobre as possibilidades e escolha aquela que oferece mais chances de atender às suas expectativas;
- mapeamento e análise de processos: documentar o mapeamento e analisar as etapas antes da implementação otimiza a possibilidade de eliminar processos que não agregam valor;
- implementação e automação: coloque o novo processo em prática e estude as oportunidades existentes para automatizar as tarefas burocráticas ou repetitivas. Este momento também é ideal para identificar erros despercebidos nas etapas anteriores;
- treinamento, monitoramento e melhoria contínua: a capacitação dos times é imprescindível para o bom funcionamento do BPM. Além disso, deve-se monitorar as etapas e buscar formas de melhorá-las e atualizá-las.
Vantagens de uma ferramenta BPM
Os BPMS são parte essencial para se obter mais benefícios no uso do BPM. É por meio dessas ferramentas que seu time implementa automações, coleta dados para análise dos processos e faz o estudo das oportunidades de melhorias existentes nos fluxos.
Com as ferramentas de BPM, é possível organizar e mapear os processos de forma muito mais facilitada, o que gera uma economia significativa de custos e recursos, como o tempo ou a dedicação dos times.
Além disso, você pode padronizar as execuções, de modo que os erros passam a ser menos recorrentes e, ainda que ocorram, mais facilmente resolvidos.
Outra das grandes vantagens de uma ferramenta BPM é a facilidade de configuração. Em plataformas como a Lecom, você constrói toda a estrutura funcional e digitalizada do seu negócio com poucos passos e com o auxílio de especialistas no assunto, sempre à disposição para te ajudar no que precisar.
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