O cliente não quer apenas preços menores, mas também ter uma excelente experiência de compra. Segundo a pesquisa CX Trends 2023, realizada pela Opinion Box em parceria com a Octadesk, 87% dos consumidores preferem marcas que oferecem uma boa experiência, o que inclui menos burocracia, mais facilidade de compra e um pós-venda adequado.
Saber como simplificar processos na empresa ajuda a fazer entregas mais rápidas e eficientes, além de representar uma considerável economia em longo prazo.
A simplificação de processos não traz benefícios apenas para o público externo. Ao deixar funções burocráticas e repetitivas, os colaboradores podem se dedicar à parte estratégica do negócio, o que pode acarretar o crescimento de sua função na empresa.
Neste post, você entende qual a importância, os benefícios e o passo a passo de como simplificar processos na empresa. Continue a leitura!
Qual a importância de simplificar processos na empresa?
Simplificar processos significa reduzir o tempo de operação sem prejudicar a eficiência do trabalho.
Um bom exemplo é a internet, que facilitou muito a expansão de negócios, como as mudanças na forma de pagamento. O que hoje é automático, antes, precisava das mãos de funcionários para acontecer.
Imagine que um cliente que não trabalhe com crédito precise comprar um item on-line, mas faz essa aquisição à noite. Na hora de pagar, escolhe o boleto. Então, em vez de ter a emissão automática, ele precisaria:
- esperar até o dia seguinte — quando o banco estiver aberto e um bancário puder fazer esse envio;
- receber o boleto e pagá-lo;
- aguardar o banco acusar o recebimento;
- receber a confirmação da loja e o prazo de entrega.
Todos esses processos, que fariam uma simples compra demorar dias, hoje equivalem à emissão automática de um boleto ou ao pagamento pelo PIX.
Então, a importância de simplificar processos na empresa é essencial para a sobrevivência de mercado, pois garante:
- vendas rápidas;
- mais velocidade na entrega;
- automação do lado operacional;
- humanização das estratégias, já que os funcionários podem se dedicar mais a essa parte do negócio.
Como simplificar processos na empresa?
Para garantir mais rapidez e eficiência nas suas atividades, siga as dicas:
- avalie a atual situação do negócio;
- mapeie os processos;
- use uma plataforma SaaS;
- verifique os resultados periodicamente.
Veja, agora em detalhes, como simplificar processos na empresa.
1. Avalie a situação atual do negócio
Verifique qual o status atual da empresa no mercado. Para tal, faça a análise SWOT para descobrir quais as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades do negócio. O interessante dessa estratégia é que você analisa os pontos fortes e fracos tanto da empresa em si quanto do cenário externo.
Ao avaliar os pontos positivos e negativos do negócio, você pode ajustar aquilo que precisa de mais atenção.
2. Mapeie os processos
Após avaliar a situação atual, é o momento de conhecer todos os processos da sua empresa. Assim, você verifica quantas etapas cada atividade demanda, quais os recursos envolvidos, funcionários e, principalmente, gastos exigidos.
Mapear também exige que você modele, ou seja, utilize mapas ou outras representações gráficas que detalham cada etapa, colaborador e ferramentas para simplificar processos na empresa.
3. Use uma plataforma SaaS
Quando não tem uma visão clara de como funciona cada processo, o gestor deixa de modernizar sua empresa, o que costuma significar processos lentos, com muitas etapas e ferramentas ultrapassadas.
Além disso, é comum que cada setor utilize uma ferramenta diferente — que não se integra às demais — e, pior, não trabalhe com software as a service (SaaS), o que não permite uma atualização automática.
Para uma boa automação de processos, trabalhe com uma plataforma que permita a integração de diferentes ferramentas já usadas em seu trabalho. Assim, você aproveita o que já utiliza em seu negócio, une diferentes dados e consegue montar uma estratégia que leva em conta diferentes aspectos da empresa.
Também avalie se a tecnologia é SaaS. Por ser um serviço de assinatura mensal ou anual, o desenvolvedor faz atualizações constantes para deixar o cliente — sua empresa, no caso — sempre atualizada com as tendências de mercado.
4. Verifique os resultados periodicamente
Simplificar processos não significa apenas cortar etapas, mas também garantir a eficiência na entrega. Portanto, estipule um prazo para coletar resultados. Assim, você saberá se as mudanças trouxeram benefícios reais a clientes e colaboradores.
Quais os benefícios de simplificar processos na empresa?
Simplificar com qualidade traz uma série de benefícios ao negócio, como:
- economia de recursos;
- empresa atualizada;
- menos retrabalho;
- mais agilidade na entrega.
Veja com mais detalhes quais os benefícios de simplificar processos na empresa.
Economia de recursos
Entender como simplificar processos na empresa evitará diversos gastos desnecessários:
- o processo se torna mais objetivo;
- as ferramentas para simplificar processos na empresa preenchem dados automaticamente;
- há menos prejuízos com taxas por atraso e erros em cobranças.
Desde que implementou a plataforma Lecom, em 2015, para otimização dos seus processos, a Prefeitura de Santos economizou mais de R$ 8 milhões.
Empresa atualizada
Como visto, processos burocráticos são os mais fáceis de digitalizar. Com uma boa plataforma, você une tecnologias já utilizadas e consegue ver, em um mesmo dashboard, diferentes dados.
Além das atualizações constantes do SaaS, a plataforma também mantém a empresa com os dados constantemente atualizados. O que antes precisava de um funcionário para preencher ou calcular, agora, ocorre automaticamente com a ferramenta.
Menos retrabalho
Uma indicação de etapas demais em um processo é o retrabalho. A mesma tarefa vai e volta várias vezes, sem que haja uma sugestão de melhorias.
O principal ponto sobre como simplificar processos é diminuir o número de etapas sem prejudicar a qualidade do serviço. Dessa forma, para reduzir ou eliminar a volta de tarefas, é preciso:
- que cada funcionário esteja ciente sobre o que precisa fazer;
- que, no retorno, haja uma explicação sobre o erro e como consertá-lo.
Outro fator importante é que o mais comum é simplificar processos burocráticos, que uma ferramenta on-line pode executar com facilidade. Portanto, um processo que voltaria por erros em dados colocados manualmente passa a ocorrer de maneira automática.
Agilidade na entrega
Como os erros diminuem, sua empresa consegue entregar processos com muito mais rapidez. O funcionário não precisa mais preencher planilhas e tabelas, pois o software faz automaticamente, sem errar. Dessa forma, uma tarefa que demoraria dias ocorre em minutos.
Desde 2008, a Dedini S/A Indústrias de Base utiliza a plataforma Lecom para simplificar suas atividades. Além de reduzir por volta de 60% o tempo de diferentes processos, a empresa conseguiu retorno sobre o investimento (ROI) em nove meses.
Lecom: a ferramenta que simplifica seus processos
Para simplificar os processos da empresa, trabalhe com a plataforma que oferece segurança, escalabilidade e adaptação às suas necessidades. Intuitiva, eficiente e com resultados comprovados por gigantes nacionais, a ferramenta de gestão inteligente da Lecom traz o que você precisa para otimizar suas atividades.
Tenha operações mais eficazes ao simplificar apenas o necessário, mas sem perder as tecnologias que sua empresa já usa. E quando sua empresa crescer, não se preocupe: a ferramenta da Lecom é escalável, ou seja, se expande com os seus negócios.
Para ajudar você nessa mudança de gestão, baixe o infográfico e descubra quais processos mapear na sua empresa!
