Gerenciar todas as atividades da sua empresa requer trabalho. Afinal, qualquer tarefa feita em uma empresa passa por fases — todas precisam de organização, documentação e verificação. São as etapas da gestão de processos.
Mais do que consertar, sua empresa precisa aprimorar as atividades. Digitalização e otimização diminuem erros humanos e permitem que seus colaboradores invistam mais tempo em decisões estratégicas. Esse trabalho é contínuo, o que permite aprimoramento constante.
Neste texto, você descobrirá o que é, vantagens, implementação e etapas e como fazer a aplicação da gestão de processos. Continue a leitura.
O que é gestão de processos?
Gestão de processos é uma metodologia de aprimoramento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa. Os gestores identificam, documentam, modelam, monitoram e controlam cada atividade que ocorre na instituição.
A gestão de processos, aliás, se “autogerencia”. Contudo, apesar de ser um conjunto de ações organizado e sistemático, é essencial verificar se suas atividades de monitoramento funcionam corretamente.
E o que é processo?
Processo é o conjunto de atividades executadas por pessoas ou ferramentas em uma organização. Cada um conta com metas próprias que, assim que concluídas, ajudam a empresa a alcançar seu objetivo principal.
Quando falamos de uma indústria, por exemplo, há diversas etapas até que uma matéria-prima se transforme em produto final. Essas ações são os processos industriais que trabalham juntos para o objetivo da indústria (a produção).
Quais as etapas da gestão de processos?
A gestão de processos se organiza por etapas predefinidas, que são:
- planejamento estratégico;
- modelagem;
- teste;
- execução;
- monitoramento;
- ajustes.
Veja como as etapas da gestão de processos funcionam.
1. Planejamento estratégico
Uma das principais etapas da gestão de processos é o planejamento estratégico. Afinal, é preciso planejar qualquer ação antes de iniciá-la, pois o gestor consegue analisar eventuais erros e propor correções.
No planejamento estratégico, você descobre:
- quais as etapas de todas as atividades da sua empresa;
- o que é realmente essencial para a execução do processo;
- quais processos automatizar e qual ferramenta de gestão utilizar;
- como integrar ferramentas já utilizadas pelas equipes;
- por quais processos e setores começar.
Com todas essas ações prontas, é hora de modelar cada processo da empresa.
2. Modelagem
A modelagem é uma representação de como os processos individuais funcionam e se encaixam. Por exemplo: a ferramenta de gestão representa graficamente as atividades de marketing e mostra como se ligam aos processos de vendas.
O modelo tem uma representação gráfica, pois facilita o entendimento de como a atividade funciona, seu responsável direto e o que acontece em cada etapa.
Nessa etapa, também é possível mapear como os processos interagem entre si, o que será interessante para a integração de ferramentas e para descobrir quais recursos os setores compartilham.
Nesse momento, é essencial contar com um sistema de gestão de processos de negócio (BPMS), que ajuda a organizar, modelar e controlar cada atividade.
3. Teste
Mesmo que sua empresa consiga modelar todos os processos com rapidez, não faça uma mudança brusca. Antes, é essencial testar o funcionamento do processo.
Comece por um setor ou por poucos funcionários. Lembre-se de que, quando não há um padrão para o processo, cada colaborador costuma trabalhar do jeito que acha mais correto. Portanto, um modelo é uma nova forma de executar uma atividade, que precisa de um tempo de adaptação.
Veja como cada um deles reage ao uso de tecnologias para tarefas burocráticas e ao novo desenho de cada processo. Verifique potenciais problemas e como controlá-los.
4. Execução
Com o processo aprovado na etapa de testes, é o momento de ampliar o uso dos novos modelos de processos. Antes da execução, faça um bom treinamento com todas as equipes.
Os funcionários precisam de segurança para executar suas tarefas. Portanto, o treinamento é uma forma de fazê-los entender que ferramentas de gestão atuam para facilitar seu trabalho, não para substituí-lo.
5. Monitoramento
Assim como ocorre na etapa de teste, é preciso monitorar a execução dos processos para verificar se atuam como esperado.
- Quais resultados obtiveram?
- Os funcionários perceberam vantagens na nova operação?
- As ferramentas de gestão otimizam o trabalho?
Para fazer essa verificação, tenha metas predefinidas. Rapidez nas entregas, economia de recursos e qualidade dos produtos são alguns exemplos.
Além disso, também tenha uma frequência predefinida de monitoramento para conferir os resultados — mensal ou trimestralmente, por exemplo.
6. Ajustes
Uma das vantagens da gestão de processos é promover o aprimoramento. Como visto, as etapas não se finalizam na execução: é preciso saber se os modelos funcionam corretamente e trazem benefícios para funcionários, empresa e clientes.
Enquanto o monitoramento auxilia a ver se os processos atuam corretamente, a etapa de ajustes é o momento de, obviamente, ajustar o que não funciona como desejado.
Quais os benefícios da gestão de processos?
Um bom trabalho de gestão traz uma série de vantagens para funcionários e empresas. As principais são:
- rapidez na execução;
- redução de erros;
- melhoria contínua;
- mais produtividade.
Entenda, com detalhes, quais os benefícios da gestão de processos.
Rapidez na execução
No planejamento estratégico, é comum verificar que uma ferramenta de gestão pode executar tarefas burocráticas e repetitivas. A substituição não apenas evita erros humanos, mas também ganha muito em tempo. Como uma tecnologia não para de funcionar por cansaço, a atividade ocorre continuamente.
Redução de erros
Outra vantagem para essa rapidez é que, enquanto a atenção é essencial para evitar erros humanos, a ferramenta não precisa se “concentrar” para acertar.
Quando o Sicoob Divicred adotou a ferramenta de gestão inteligente da Lecom, teve ganho médio de 80% em eficiência operacional e diminuição de mais de 60% no volume de retrabalho.
Melhoria contínua
As etapas de gestão de processos continuam sempre que necessário — a de monitoramento, aliás, nunca deve parar.
Por exemplo: se durante o monitoramento você perceber que uma das ferramentas de recursos humanos está defasada, precisará fazer uma troca. A partir daí, começam os ajustes. Depois, haverá uma nova modelagem do processo, testes, execução e um novo monitoramento para garantir que a mudança trouxe benefícios.
Mais produtividade
Como visto, a ferramenta trabalha continuamente. Dessa forma, funcionários podem se concentrar em atividades de planejamento, estratégia e atendimento, por exemplo.
Com a Lecom, a Servier do Brasil otimiza mais de 5 mil horas de trabalho ao ano.
Como implementar a gestão de processos?
Planejamento, tecnologia e união das equipes são essenciais para implementar a estratégia. Veja como implementar a gestão de processos de maneira eficaz:
- tenha uma ferramenta de gestão: a plataforma ajuda a organizar, modelar e implementar os processos, além de centralizar as atividades e integrar outros sistemas que sua empresa já utiliza;
- ouça as equipes: seus funcionários colocam os processos em prática. Portanto, você precisa ouvi-los para implementar mudanças certeiras;
- crie fluxogramas e diagramas: representações visuais ajudam a entender como a empresa opera;
- escolha os profissionais responsáveis pela reestruturação: delegar responsabilidades é uma chance de conhecer futuras lideranças da sua empresa.
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A ferramenta de gestão inteligente da Lecom ajuda você a implementar todas as etapas de gestão de processos. Com a integração de ferramentas e centralização das atividades, você monitora e ajusta tudo com muito mais facilidade e precisão.
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