Se você busca formas de organizar o fluxo de atividades da sua empresa com qualidade e segurança, este artigo é perfeito para você! Hoje, além de falar sobre as vantagens de modelar processos, vamos te apresentar a melhor forma para aplicar esta funcionalidade no seu negócio a partir de uma estratégia de BPM (gestão de processos de negócios).
O BPM é uma forma de gerenciar as tarefas de uma empresa que permite a identificação de falhas e pontos de melhorias. Segundo o Mordor Intelligence, graças a esses aspectos, o investimento no setor deve aumentar 11,83% entre 2024 e 2029, quando se espera que o setor alcance os US$ 26,17 bilhões.
Para compreender mais o que é a modelagem de processos, continue a leitura! Neste artigo, falamos também sobre quais as vantagens de modelar processos e como fazê-lo!
Vamos lá?
O que é modelagem de processos e para que serve?
A modelagem de processos é uma técnica usada para representar, analisar e otimizar processos organizacionais de maneira visual e estruturada. Este modelo consiste em mapear todas as etapas, atividades e fluxos, desde o início até a entrega, para facilitar a compreensão de como se dá a execução das tarefas, quem são as pessoas e recursos envolvidos.
Em linhas gerais, a modelagem de processos serve para identificação de melhorias, facilitação da comunicação, documentação e padronização das atividades, monitoramento e controle e, claro, a implementação de automações inteligentes.
Segundo um artigo do HubSpot, processos modelados ajudam a entender as etapas envolvidas na execução, quais suas dependências, e como cada pequeno procedimento impacta a conquista da meta geral do negócio. Este, contudo, é apenas um aspecto da importância de modelar processos.
A seguir, vemos mais pontos que evidenciam sua relevância.
Qual a importância de modelar processos de uma empresa?
A modelagem de processos é fundamental para empresas que buscam mais eficiência, organização e melhoria contínua das atividades. Ao elaborar um modelo de fluxo de trabalho, é possível identificar falhas operacionais, quais aspectos podem melhorar, como os colaboradores atuam e até como acontece a aplicação dos recursos.
É como se o documento de modelagem dos processos fornecesse uma visão 360º sobre todos os campos do negócio. Ao conhecer os detalhes das operações, você executa mudanças estratégicas para ganhar tempo, reduzir custos e até aumentar a qualidade dos produtos ou serviços.
5 vantagens de modelar processos que você não conhecia
Como você já deve ter percebido até aqui, existem inúmeras vantagens de modelar processos que auxiliam muito com os aspectos organizacionais dos negócios. Porém, quando você compreende a importância e o quão profunda é esta metodologia, é possível extrair mais benefícios, muitas vezes, pouco explorados.
Confira, a seguir, alguns dos principais.
- Melhoria da comunicação e colaboração entre times
Por meio de processos modelados, todos os colaboradores da equipe entendem mais claramente suas responsabilidades e quais as atribuições dos seus companheiros. Além disso, fica mais claro como cada atividade se conecta para a conquista dos objetivos gerais da empresa.
- Manutenção de registros e avaliação de desempenho
Os BPMS (softwares de gestão de processos) coletam, armazenam e avaliam dados de desempenho. Desta forma, você avalia a atuação dos procedimentos, dos colaboradores e do fluxo de trabalho para identificar pontos de melhoria. Também pode-se identificar áreas e setores que não agregam valor à operação para determinar mudanças e atualizações.
- Tomada de decisões informadas e planejamento estratégico
O mapeamento detalhado dos processos fornece informações claras e objetivas sobre o funcionamento do fluxo. Com esses dados, você consegue determinar o que funciona ou não e o que pode melhorar nos procedimentos, na atuação dos colaboradores ou na gestão como um todo.
- Melhoria na eficiência operacional
Uma das maiores vantagens de modelar processos é o aumento na eficiência. Ao determinar os pontos de falha, executar mudanças e aplicar otimizações estratégicas, você elimina as chances de erro — o que impacta diretamente a produtividade e eficácia dos procedimentos.
- Conformidade e auditoria
A documentação dos processos é fundamental para atender às normas, leis e regulamentos internos de uma companhia. Esses registros facilitam auditorias e, por meio da identificação das etapas, você garante que todas as etapas do fluxo estejam em conformidade com as normativas e legislações vigentes.
Estas são apenas algumas das vantagens de modelar processos. Porém, para conquistá-las, você precisa entender como realizar a modelagem com qualidade e quais as melhores ferramentas para fazê-lo. É o que veremos a seguir.
Como modelar processos? Quais ferramentas usar?
Para modelar os processos da sua empresa, existem, basicamente, cinco passos essenciais. Cada uma dessas etapas visa garantir um aspecto relacionado à qualidade das execuções e, claro, à eficiência operacional. Em linhas gerais, você deve:
- identificar o processo a modelar;
- mapear suas etapas;
- desenhar o novo fluxo de execução;
- analisar e otimizar com novas tecnologias, como a automação de processos;
- implementar e monitorar.
Aqui, vale ressaltar: a depender da complexidade do procedimento ou dos interesses da companhia, o passo a passo pode ser mais detalhado e com mais etapas para garantir a qualidade. Também é importante salientar que, para garantir a qualidade do novo fluxo, o uso de soluções como o BPMN (modelo de notação de processos de negócios) é extremamente eficaz.
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