Se você já utiliza um Centro de Serviços Compartilhados (CSC), sabe que este modelo de gestão oferece inúmeras vantagens para a organização, certo? Porém, vale lembrar que, mesmo que você já adote esta modalidade de trabalho, entender como melhorar os processos de um CSC vai transformar a operação do seu negócio.
No mundo todo, cada vez mais gestores enxergam o centro de serviços compartilhados como uma funcionalidade indispensável para otimizar o fluxo de atividades. Segundo o Market Research Future, espera-se um aumento de 22,30% de investimentos no setor entre 2024 e 2032. No relatório da pesquisa, o principal motivo para esse incremento é a facilidade de implementação de recursos como a automação de processos no CSC.
Por este motivo, selecionamos as melhores estratégias e táticas para te ajudar a entender o que faz um centro de serviços compartilhados.Aqui, você também confere como melhorar os processos de um CSC de forma eficiente e segura e como analisar os processos de um CSC para determinar quais otimizações aplicar.
Vamos lá?
Qual a importância e como analisar os processos de um CSC?
A análise de processos em um centro de serviços compartilhados é essencial para maximizar a eficiência operacional, reduzir custos e assegurar execuções de qualidade. Os CSCs centralizam as atividades de suporte, como finanças, recursos humanos, tecnologia da informação e administração para atender várias demandas simultaneamente.
Ao analisar estes procedimentos, é possível aprimorar cada etapa do fluxo de trabalho e:
- identificar ineficiências;
- otimizar e reduzir custos;
- padronizar as tarefas;
- implementar automações;
- ter mais segurança para a tomada de decisões;
- aprimorar a experiência do cliente;
- buscar a melhoria contínua.
Para realizar a análise, você deve seguir alguns passos básicos, que garantem uma visão detalhada e sistemática do funcionamento dos processos. As etapas são:
- mapeamento dos processos;
- definição e coleta de indicadores de desempenho (KPIs);
- identificação de gargalos e ineficiências;
- treinamento e capacitação dos colaboradores;
- proposta de melhorias;
- implementação e monitoramento;
- análise de resultados e atualizações.
Em resumo, quando você entende como analisar os processos de um CSC e conhece as etapas desse procedimento, fica mais fácil alcançar os objetivos de eficiência, qualidade e alinhamento estratégico.
4 benefícios da modelagem de processos no CSC
Como mencionamos, a modelagem de processos no CSC é uma etapa fundamental, não apenas para as análises como para o bom funcionamento do centro. É por meio do documento originado no mapeamento que você direciona todas as ações futuras do seu fluxo de trabalho e realiza as otimizações necessárias.
Com essa importância em vista, selecionamos os 4 principais benefícios da modelagem de processos no CSC.
- Padronização dos processos
A modelagem permite criar padrões e diretrizes claras para as execuções, o que é uma excelente forma de alcançar objetivos como melhorar os processos de um CSC. A padronização ajuda a minimizar variações e erros, especialmente em organizações com várias unidades ou, ainda, operações distribuídas em filiais.
- Mais transparência e comunicação mais clara
Com processos modelados e representados visualmente, todos os colaboradores entendem as etapas e o fluxo de trabalho. Desta forma, aumenta-se a eficiência, e a comunicação entre departamentos fica mais fácil e clara.
- Monitoramento e controle de desempenho
A modelagem de processos no CSC permite a definição de pontos de controle e análise de KPIs para cada etapa. Ao monitorar as métricas, é possível monitorar a eficiência, produtividade, tempo de realização das tarefas e, posteriormente, apontar melhorias estratégicas.
- Mais flexibilidade e adaptabilidade
Um processo modelado permite mudanças de forma controlada e documentada. Estes aspectos são cruciais para adaptar os processos rapidamente em função de novas demandas, regulamentos ou objetivos internos do negócio. Além disso, a modelagem permite a identificação de atividades passíveis de automação.
Ou seja, a modelagem de processos no CSC não apenas melhora a eficiência e reduz custos, como também proporciona uma visão mais clara e sistemática das operações. Com bons modelos, o centro de serviços compartilhados torna-se mais robusto, ágil e preparado para responder e atender às necessidades da gestão.
Vantagens e desafios da automação de processos no CSC
A automação no centro de serviços compartilhados traz diversos benefícios extremamente estratégicos, mas também apresenta desafios que merecem atenção para garantir uma implementação eficaz.
Para te ajudar a compreender mais sobre essa funcionalidade e como melhorar os processos de um CSC, confira a lista com as vantagens e desvantagens de automatizar os procedimentos.
Vantagens
- Aumento da eficiência e produtividade: com a automação de tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, os colaboradores se concentram em atividades mais estratégicas e complexas. Assim, o tempo de execução dos processos é menor, e a produtividade do CSC melhor.
- Redução de erros e aumento da qualidade: processos autônomos são menos suscetíveis a erros humanos e garantem uma execução mais consistente e precisa. Assim, é possível aumentar a qualidade do serviço ou produto oferecido e reduzir a necessidade de retrabalho.
Desafios
- Investimento inicial e complexidade de implementação: a automação requer um investimento inicial em software, infraestrutura e treinamentos que pode ser um obstáculo. Além disso, a complexidade em integrar sistemas e configurá-los exige planejamento e experiência técnica.
- Adaptação cultural e resistência a mudanças: a introdução da automação de processos pode gerar resistência nos colaboradores por temerem a substituição de suas funções. Portanto, é necessário gerenciar bem a mudança e oferecer treinamentos para adaptar as equipes às novas funcionalidades.
Esses fatores tornam a automação uma iniciativa valiosa, mas que exige planejamento cuidadoso e comunicação clara para superar os desafios e maximizar os benefícios. Aliás, neste momento, contar com uma plataforma de gestão também é uma forma de compreender mais a fundo como melhorar os processos de um CSC e as operações da empresa.
Resultados do CSC para te inspirar!
Agora que você já sabe o que é e como melhorar os processos de um CSC, que tal conhecer um caso real de centros de serviços compartilhados otimizados para se inspirar antes de dar o próximo passo?
Conheça o caso da Ancar Ivanhoe, uma das maiores administradoras de shoppings do Brasil. Em 2018, a empresa buscava formas para orquestrar e implementar um CSC em até 6 meses. Ao final do período, além do centro, a companhia conseguiu eliminar a circulação de papéis, otimizar o nível de qualidade e satisfação dos clientes e potencializar o crescimento da marca.
Esse resultado foi possível com apoio da Lecom! Graças à plataforma de gestão e automação inteligente n.º1 do Brasil, essa e outras empresas conquistaram mais produtividade, lucros maiores e mais precisão na execução dos processos.
Veja mais sobre como a automação inteligente de processos te ajuda a avançar para a transformação digital completa, seja para melhorar os processos do seu CSC ou de toda a sua empresa!
