Para entender como funciona a automação de processos é fundamental ter em mente que a prática consiste no uso de tecnologia para executar certas tarefas de rotina de uma empresa, como, por exemplo, abrir um pedido no sistema interno.
Essa ação depende do uso de ferramentas que permitem criar e monitorar fluxos de trabalho automatizados a fim de garantir a execução correta. Dessa maneira, você consegue ter mais produtividade e menos custos no dia a dia.
Quer aprender como adotar? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir explicaremos o que você precisa saber antes de implementar a automação de processos na sua empresa!
O que é a automação de processos?
Automação de processos é o ato de digitalizar tarefas repetitivas a fim de padronizá-las e possibilitar sua execução sem a necessidade de interferência humana. Você pode automatizar procedimentos principais (essenciais para o funcionamento da empresa) e de suporte (que não impactam o core do seu negócio diretamente, mas ainda assim otimizam a rotina de trabalho).
No geral, é possível usar essa metodologia em diversas áreas, como solicitações de suporte, análise de currículos pelo time de recursos humanos, reembolso de despesas e até mesmo abertura de pedidos de compra.
Em todo caso, o principal objetivo da automação é aumentar a eficiência operacional das empresas para assim garantir que a companhia tenha mais produtividade e cometa menos erros nas suas rotinas.
Compreendeu o que é a automação de processos? Veja também um guia completíssimo sobre o tema!
Como funciona a automação de processos?
A automação de processos funciona por meio da adoção de ferramentas e tecnologias que “tomam conta” das atividades do negócio. Esses sistemas costumam ser compostos por soluções que criam os fluxos de trabalho automatizados e por bots (robôs digitais programados para executar as tarefas).
Vale ressaltar ainda que existem vários tipos de automação — o funcionamento geral de todos é semelhante ao que explicamos acima. Os mais comuns são:
- RPA: Robotic Process Automation, ou automação robótica de processos, envolve o uso de robôs para simular a capacidade humana de interagir com os sistemas da empresa;
- BPM: Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócios, consiste na utilização de diferentes técnicas para melhorar as operações, o que inclui a automatização de determinadas tarefas;
- hiperautomação: combinação de diferentes tecnologias que permitem automatizar o máximo possível as tarefas da organização;
- chatbots: robôs capazes de interagir com os usuários de uma plataforma para responder perguntas ou oferecer orientações.
Não basta saber como funciona a automação de processos — tenha em mente que existem diferentes tipos para executar diversas tarefas. Você pode conferir as principais no nosso artigo que explica o passo a passo de como identificar processos para automatizar!
Quais os benefícios da automação de processos para os negócios?
Agora que ficou claro como funciona a automação de processos, chegou o momento de entender um pouco quais os motivos para adotar esse tipo de tecnologia no dia a dia da sua empresa.
A primeira vantagem é, sem sombra de dúvidas, o aumento da eficiência operacional e da produtividade.
Afinal, automatizar tarefas não apenas permite que sua equipe tenha tempo para se dedicar a outras ações mais estratégicas, como também garante a precisão na execução das atividades.
Isso porque os bots e sistemas não se distraem ou nem se cansam. Pelo contrário, podem trabalhar ininterruptamente conforme sua programação inicial. Portanto, cometem menos erros.
Como consequência, o processo também ajuda a reduzir os custos. Primeiro, porque você não “perde” dinheiro com retrabalho. Segundo, porque consegue produzir mais com um time mais enxuto.
Entretanto, para obter esses resultados você deve conhecer as principais ferramentas usadas na automação de processos e ainda entender como implementá-las do zero. Quer aprender? Então, continue a leitura, pois explicaremos tudo nos próximos tópicos!
Quais as ferramentas usadas na automação de processos?
Atualmente, existem várias ferramentas utilizadas para automatizar processos de negócios. As principais costumam ser:
- Machine Learning: ou aprendizado da máquina, em português, são softwares capazes de analisar dados para identificar padrões e aprender, com o tempo;
- inteligência artificial: tecnologia capaz de compreender e emular padrões de comportamento, o que faz com que seja capaz de executar tarefas por conta própria;
- plataformas de BPM: softwares que permitem aplicar os principais recursos do BPM em uma empresa;
- sistemas de RPA: plataformas que possibilitam criar os bots para interagir com as demais ferramentas;
- chatbots: sistemas que programam os bots para conversar com os usuários.
Não importa qual ferramenta você escolha, é necessário saber como implementar a automação de processos do zero para obter resultados reais. Vamos aprender um passo a passo bem simples?
Como implementar a automação de processos na sua empresa?
Como prometemos, confira um passo a passo fácil para implementar a automação de processos no seu negócio e garantir um aumento da produtividade e eficiência!
- Mapeie seus processos em busca de oportunidades de melhoria
O primeiro passo é fazer o mapeamento dos processos internos. Na prática, significa analisar todas as etapas necessárias para finalizar uma tarefa para descobrir a sequência lógica do fluxo de trabalho, tempo de execução e como tudo se completa no final.
Em seguida, pense como você pode melhorá-los. Pode ser, por exemplo, excluir uma etapa que só complica a operação de um departamento ou simplificar um formulário para conter apenas os dados essenciais.
- Defina as regras (e objetivos) de cada operação
O segundo passo, após você identificar o que pode fazer para otimizar seus fluxos de trabalho, é definir as regras e objetivos da automação de processos. A ideia é dizer para os sistemas como fazer cada tarefa e qual é o resultado desejado.
Por exemplo, para atender um pedido de suporte é necessário analisar o chamado e, se for muito complexo, transferir o atendimento para um agente humano, que dá continuidade à operação.
- Escolha uma ferramenta completa
Para finalizar o guia sobre como funciona a automação de processos, é importante saber que você precisa de uma ferramenta robusta, personalizável e segura para executar, gerenciar e monitorar todas as operações do seu negócio.
Para alcançar esse feito, nós indicamos o Roberty, o assistente virtual da Lecom tecnologia. A plataforma usa soluções de RPA para que você consiga construir fluxos de trabalho automatizados — do zero — com facilidade e de maneira colaborativa.
Ficou interessado? Então aproveite para marcar um bate-papo com um dos nossos especialistas e entenda melhor como a Lecom e a Roberty podem alavancar a sua empresa!
