A busca por resultados é uma constante na vida de gestores e líderes. Neste contexto, compreender como a gestão por processos melhora a eficiência é uma forma estratégica de alinhar os procedimentos operacionais de forma inteligente, organizada e com chances de resultados melhores.
Estudos recentes comprovaram que, após a implementação do BPM (gestão de processos de negócios), a produtividade das companhias aumentou de 50% a 70%, enquanto os custos operacionais diminuíram entre 25% e 60%. Além disso, a redução no tempo de execução das tarefas foi de mais de 75%. A publicação é do portal Marketing Scoop.
Se você deseja entender mais sobre como a gestão por processos melhora a eficiência, continue neste material! Hoje, falamos sobre:
- o que é a gestão por processos;
- quais os benefícios da gestão por processos para sua empresa;
- como implementar esta metodologia no seu negócio.
Boa leitura!
O que é a gestão por processos?
Gestão por processos é uma abordagem organizacional que foca na integração, melhoria e otimização das atividades empresariais por meio de análise, mapeamento e controle dos procedimentos internos. Esta metodologia busca alinhar as tarefas entre si e aos objetivos estratégicos da organização. A finalidade é garantir mais eficiência, redução de custos e melhoria contínua.
Ao adotar esta modalidade de gestão, as empresas reestruturam o modelo de gerenciamento para direcionar os recursos de acordo com os processos, e não com os departamentos que os realizam.
Como funciona a gestão por processos?
A gestão por processos varia de acordo com as necessidades da empresa que a implementa, porém, em linhas gerais, seu funcionamento segue 5 etapas:
- identificação dos processos críticos, que entregam valor ao cliente;
- mapeamento das tarefas da empresa;
- definição das etapas para execução;
- análise contínua do desempenho;
- proposta de melhorias e ajustes sempre que pertinente.
Cada um desses passos visa auxiliar em um aspecto-chave para o crescimento do negócio: reconhecimento dos pontos fortes e fracos, identificação de gargalos, oportunidades de melhorias e, acima de tudo, uma visão integrada de todos os setores e atividades do negócio.
Contudo, estas são apenas algumas das formas de como a gestão por processos melhora a eficiência. Veja, a seguir, mais benefícios desta metodologia para sua empresa.
Conheça 6 benefícios da gestão por processos
A gama de vantagens neste modelo de gerenciamento é realmente vasta, especialmente ao considerar que esta metodologia abrange diversos aspectos de uma organização. Porém, para apresentar como a gestão por processos melhora a eficiência, trouxemos 6 exemplos. Confira a seguir.
- Aumento na eficiência
A gestão por processos permite que as empresas refinem a aplicação de recursos (tempo, dinheiro, força de trabalho) e passem a alocá-los onde são realmente necessários. Desta forma, a própria eficiência operacional recebe impactos positivos.
- Mais agilidade
Ao padronizar e eliminar redundâncias e ineficiências, a gestão por processos torna todo o fluxo mais ágil. Afinal, com menos chances de erros, falhas ou necessidade de refações, as entregas são naturalmente mais rápidas.
- Redução de custos
A padronização, somada ao aumento na eficiência, permite uma redução significativa nos custos para produção e execução dos serviços. É importante salientar que estes aspectos também ajudam na identificação de setores mais estratégicos para aporte de investimentos.
- Melhoria na experiência do cliente
A gestão por processos permite a padronização das atividades de acordo com um parâmetro específico de qualidade. Desta forma, todos os produtos ou serviços entregues seguem a mesma régua e garantem a satisfação dos clientes que consomem sua marca.
- Conformidade com as regras e diretrizes
Outra forma de como a gestão por processos melhora a eficiência é por meio da conformidade com normas e diretrizes, tanto internas quanto externas. Afinal, ao padronizar as atividades conforme as regras que as tangem, você evita os riscos de paralisação por suspensão, aplicação de multas ou outras penalidades.
- Melhoria da cultura interna
A gestão por processos ajuda na construção de uma cultura interna mais sólida e clara para todos os colaboradores e partes envolvidas no negócio. Com esta metodologia, cada parte compreende não apenas as próprias atribuições, como também a de seus companheiros.
Como implementar gestão por processos?
A implementação, assim como o funcionamento da gestão por processos, pode variar de acordo com as necessidades de cada empresa que a adota. Contudo, existem algumas etapas mandatórias a se seguir:
- planejamento estratégico e definição dos objetivos a alcançar;
- mapeamento e identificação das etapas e atividades;
- análise e redesenho do fluxo para eliminar gargalos;
- definição de KPIs (indicadores de performance);
- capacitação dos colaboradores;
- documentação dos novos processos;
- integração entre setores;
- automação dos processos;
- monitoramento e controle das atividades;
- busca por oportunidades de melhoria contínua.
Estes passos, como mencionamos, podem ser mais ou menos complexos, a depender da necessidade, do porte da companhia e de vários outros fatores particulares da empresa. Por este motivo, tão importante quanto saber como implementar a gestão por processos, é poder contar com uma parceria completa neste momento.
Como a gestão por processos melhora a eficiência — e como a Lecom ajuda com essa mudança?
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