Entender o que é uma ferramenta BPM é essencial para qualquer empresa ter sucesso na implementação da metodologia de gerenciamento de processos de negócios. A compreensão do conceito ajuda sobretudo na escolha do melhor software para a organização.
Afinal, esse é um mercado em expansão. Este relatório do Mordor Intelligence diz que a expectativa é de um crescimento de quase 12% ao ano do setor até 2029, o que gera a movimentação de mais de 26 bilhões de dólares.
A informação mostra que há muitas plataformas disponíveis. Porém, nem todas são eficazes para a realidade da sua organização, por serem difíceis de usar ou pouco personalizáveis.
Para entender como escolher a mais adequada, continue a leitura. No artigo a seguir você confere:
- o que é uma ferramenta BPM;
- quais os principais benefícios;
- para que serve uma ferramenta BPM;
- como escolher a ferramenta BPM ideal.
Confira!
O que é uma ferramenta BPM?
Uma ferramenta BPM é um software que modela, implementa, executa, monitora e otimiza os processos de negócio por meio de uma plataforma on-line — com acesso via internet. O sistema ainda automatiza tarefas repetitivas para agilizar e padronizar a execução dos projetos.
Um detalhe importante é que a ferramenta é um meio para a implementação da metodologia BPM, sigla para Business Process Management — gestão de processos de negócios, em português — cujo objetivo é otimizar a execução das tarefas da empresa.
Agora que descobriu o que é uma ferramenta BPM, que tal entender mais a fundo o que é essa disciplina, suas características e benefícios para as empresas? Para tanto, leia o artigo: o que é metodologia BPM? Principais vantagens + passo a passo de como implementá-la!
Para que serve uma ferramenta BPM?
A ferramenta BPM serve para automatizar e gerenciar os fluxos de trabalho por meio de uma única plataforma. Assim, a empresa coordena todas as suas atividades de maneira facilitada e tem mais eficiência operacional, já que controla e otimiza os processos de forma contínua e centralizada.
Além disso, a plataforma define as diretrizes para execução de todas as tarefas do negócio. Ou seja, determina as regras e, assim, cria um manual que os colaboradores seguem para criar um fluxo de atividades mais ágil e assertivo.
Por fim, entender o que é uma ferramenta BPM não é o suficiente. É importante saber que o sistema encaminha as ações para as próximas etapas automaticamente. Desse modo, sempre que um responsável finaliza uma fase, o seguinte recebe a notificação de forma imediata para dar continuidade ao processo.
Quais os benefícios de uma ferramenta BPM?
Um dos principais benefícios de uma ferramenta BPM é a padronização dos processos. Isso porque, como explicamos, a plataforma gerencia os fluxos de atividades e cria normas para a execução de cada tarefa. Assim, o desenrolar de todas as ações segue uma norma preestabelecida, o que mantém a ordem e garante a qualidade das entregas.
Além disso, a adoção de um bom software BPM entrega outros benefícios, como:
- mais produtividade, já que a sistematização dos procedimentos reduz a incidência de erros e falhas que causam retrabalho e, consequentemente, atrasam as entregas;
- visibilidade das operações, uma vez que a plataforma centraliza o monitoramento e permite o acompanhamento dos projetos em tempo real;
- capacidade de adaptação às mudanças, pois a empresa acessa dados vitais para o planejamento e a tomada de decisões;
- redução dos custos operacionais, tanto pela diminuição dos erros quanto pela eliminação de etapas desnecessárias dos processos, o que agiliza sua execução;
- mais colaboração entre os setores, o que melhora a comunicação interna e potencializa as ações, uma vez que a ferramenta se integra com outras plataformas de gestão para facilitar o compartilhamento de informações.
Como escolher uma ferramenta BPM eficiente?
Agora que você entendeu o que é uma ferramenta BPM e seus benefícios, chegou o momento de aprender como escolher a plataforma mais adequada para a realidade do seu negócio.
Porque, sim, nem todo sistema supre as necessidades de uma organização, já que muitos não são robustos o suficiente ou não contam com recursos de personalização. Por isso, procure pelos seguintes requisitos ao avaliar as opções disponíveis:
- integração com sistemas existentes para uma transferência ágil de informações entre departamentos;
- escalabilidade para alavancar as operações com um bom custo-benefício;
- usabilidade para que os usuários não “se percam” no dia a dia em meio a diversas abas difíceis de entender;
- suporte de qualidade ao usuário para resolver qualquer problema — ou dúvida — o mais rápido possível;
- personalização para garantir que o sistema atenda às necessidades únicas do seu negócio (como automatização dos pedidos de compra ou tickets de atendimento).
À primeira vista, encontrar todos esses recursos em uma mesma ferramenta parece uma tarefa difícil? A boa notícia é que uma plataforma com essas características existe e se chama Lecom.
Além dos recursos acima, a solução oferece:
- criação simplificada de fluxos de trabalho visuais;
- formulários responsivos;
- sistema de armazenamento em nuvem;
- acesso via mobile;
- automação de tarefas;
- relatórios dinâmicos e baseados em dados reais.
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