Conhecer as vantagens de um BPMS na automação de processos é fundamental para tornar a gestão da sua empresa mais inteligente e eficaz.
A sigla BPMS vem da expressão Business Process Management System. Em português, significa Sistema de Gestão de Processos de Negócios e, na rotina do mundo corporativo, é um dos principais recursos para melhorar os resultados de uma organização.
O sistema BPMS reúne um conjunto de componentes de software complementares que funcionam de maneira integrada e é um investimento interessante implementar a automação de processos na sua empresa da melho forma possível.
Neste artigo, você confere:
- o que é um BPMS ;
- como um bpms facilita a automação de processos;
- quais as vantagens de um BPMS para a automação de processos;
- como escolher um BPMS .
O que é um BPMS?
O BPMS é uma plataforma de software que serve para melhorar a automação de processos e os fluxos de trabalho. Trata-se de um conjunto de ferramentas que serve para:
- modelagem de processos;
- automatização de processos;
- mapeamento de fluxos de trabalho;
- identificação de gargalos na operação.
O diferencial do BPMS em relação aos outros sistemas de gestão é sua capacidade flexível e adaptável. Na prática, essas características possibilitam que você faça ajustes e aperfeiçoe os processos sempre que necessário.
Ou seja, é um sistema ideal para colocar na lista de investimentos. O seu negócio pode crescer e, mesmo assim, as vantagens de um BPMS na automação de processos continuarão existindo!
Confira também: ferramenta de gestão de processos: como resolver problemas de produtividade?
Como um bpms facilita a automação de processos?
Diante do cenário competitivo do mercado, a eficiência operacional deixou de ser um diferencial para ser uma necessidade para empresas que buscam crescer e se destacar de forma saudável.
Logo, entender como um BPMS facilita a automação de processos é um caminho interessante para melhorar o sistema operacional de uma empresa.
Abaixo um checklist que pode te ajudar a conferir se essa ferramenta vai te ajudar. Ou seja, considere investir em um BPMS se:
- você deseja aumentar a produtividade da empresa;
- a necessidade de otimizar fluxos de trabalho é uma questão central no negócio;
- otimizar o tempo das tarefas repetitivas é necessário para melhorar a gestão do tempo da sua equipe;
- você precisa de uma ferramenta que te ajude a monitorar o desempenho da empresa e te forneça dados atualizados sobre a evolução do negócio.
Ao discutir as vantagens de um BPMS na automação de processos, não podemos esquecer que investir nessa estratégia ou implementar um conceito de transformação digital nas empresas demanda tempo e dedicação.
A boa notícia é que o software BPMS se baseia em gestão inteligente. Assim, os recursos operacionais, o custo, a burocracia e o tempo dedicado ao planejamento das ações de modelagem de processos são impactados positivamente pelos benefícios de sua aplicação. Mais do que otimizar processos, o BPMS surge para descomplicar rotinas.
A seguir, mais detalhes de como um bom BPMS facilita a automação de processos!
Quais as principais vantagens de um BPMS na automação de processos?
Confira 6 vantagens de utilizar um BPMS para automatizar os processos do seu negócio.
1. Modelagem visual de processos
Um BPMS permite que você, enquanto gestor, desenhe processos de forma visual, com o uso de fluxogramas e diagramas que facilitam a compreensão das rotinas de trabalho.
Na prática, essa funcionalidade facilita outros processos como:
- identificação de atividades passíveis de automação;
- redução de erros;
- aumento da produtividade.
2. Integração com outros sistemas
Mais uma das vantagens de um BPMS na automação de processos é a capacidade do sistema se integrar às ferramentas usadas na empresa com mais facilidade. É possível realizar a integração do BPMS com sistemas legados de CRM, ERP, entre outros.
Essa integração facilita bastante o acesso às informações mais importantes do negócio, de maneira atualizada e em tempo real. Os reflexos são perceptíveis na otimização da rotina e nos processos de comunicação interna ou até mesmo no atendimento aos clientes e fornecedores.
3. Rastreabilidade
Com o armazenamento e o histórico dos processos (juntamente com o fluxo de atividades realizadas), fica mais rápido e mais fácil ter acesso a informações diversas — o que vai te ajudar muito em desafios importantes da empresa como cumprir etapas de auditoria para a obtenção de uma certificação ISO, por exemplo.
4.Mais agilidade
A agilidade é essencial para a produtividade empresarial. No caso de novos processos e mudanças nos sistemas de produtividade, uma das vantagens de um BPMS para automação de processos é a qualidade da gestão do tempo.
A agilidade é muito bem-vinda para atender às demandas do mercado e dos clientes. Se o processo funciona, a sua empresa gera um menor time-to-market (tempo para inserir um produto ou serviço no mercado) e, consequentemente, a competitividade da empresa aumenta.
5. Racionalização da burocracia
Um sistema BPMS, quando bem implementado, reduz o tráfego e a dependência de papéis, já que as decisões e aprovações acontecem por intermédio da plataforma.
6. Padronização operacional de processos (POP)
Quando os processos operacionais da empresa passam por padronização, a tendência é a redução de erros. Você pode usar o sistema BPMS para executar processos de acordo com as regras definidas pelo negócio.
Dessa forma, garantirá a execução das melhores práticas para todos. Seus clientes e fornecedores agradecerão!
Como escolher um BPMS?
Se você tem dúvidas de como escolher um BPMS para sua empresa, além de observar as vantagens de um BPMS para automação de processos, é importante considerar outros critérios que vão ao encontro dos objetivos do seu negócio.
A seguir, listamos algumas dicas para te guiar neste desafio:
Observe a experiência que o BPMS proporciona
Um BPMS deve ser intuitivo e fácil de usar. Somente assim, as pessoas da sua equipe vão aproveitar a experiência que um BPMS proporciona, mesmo sem ter amplo conhecimento técnico de softwares.
Por isso, busque por uma solução que entrega uma interface amigável. Se possível, faça testes para experimentar a ferramenta.
Verifique as funcionalidades de monitoramento e relatórios
Escolha um BPMS que oferece recursos de monitoramento em tempo real e te permite criar relatórios personalizados sobre o desempenho da sua empresa.
Assim, as decisões do seu negócio serão mais assertivas e com base em dados reais, o que é bem diferente de suposições.
Avalie o custo benefício do BPMS
Além de listar todas as vantagens de um BPMS para automação de processos de acordo com os interesses e necessidades do seu negócio, avalie o custo-benefício da implementação do sistema.
Uma dica essencial: considere o retorno sobre o investimento (ROI) ao longo do tempo para tomar uma decisão informada.
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