Se você deseja aumentar a produtividade e eficácia na rotina operacional da sua empresa, então precisa conhecer o que é fluxo de trabalho. Esse conceito vai muito além de criar uma lista de tarefas, e a aplicação deste conceito nas rotinas corporativas já se provou mais do que necessária — é essencial para alcançar mais eficiência, produtividade e engajamento dos times.
Para você ter ideia, uma matéria publicada no Portal TI Inside apontou que a otimização do fluxo de trabalho é uma preocupação para 84% dos trabalhadores e, ainda assim, apenas 43% deles dispõem das ferramentas adequadas para organizar e otimizar tarefas.
O resultado dessa falta de sistematização traz impactos indesejados: as demandas se acumulam, a distribuição de atividades é ineficiente e, consequentemente, os gargalos da empresa aumentam.
Portanto, se você deseja evitar esse tipo de situação no seu negócio, continue a leitura. Aqui, você entende mais sobre a importância de definir um fluxo de trabalho, como otimizá-lo e qual o papel da automação nesse contexto.
O que é fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, trata-se de um conjunto de tarefas, ações estratégicas, prazos e processos que visam organizar, sistematizar e otimizar o gerenciamento de trabalho para uma equipe ou de uma pessoa.
Essa metodologia funciona como um planejamento das atividades, por ordem de prioridade e complexidade, de modo que a rotina de trabalho fique mais organizada e sem atrasos.
Parece simples, mas não é. Gestores e líderes de equipe gastam, em média, 57% do seu tempo tentando organizar as tarefas da rotina de uma empresa, de acordo com uma pesquisa sobre anatomia do trabalho publicada pela equipe da ferramenta Asana.
Logo, uma das metas de toda empresa que deseja escalar e prosperar é aprender o que é fluxo de trabalho e como otimizá-lo. Dedicamos um tópico especialmente para discutir esse tema, confira a seguir!
Qual a importância de definir um fluxo de trabalho?
Além de melhorar a organização das tarefas e a performance do time, existem vários motivos para adotar a metodologia de fluxo de trabalho na sua empresa, como:
- otimização de tarefas, pois após definido a sequência das atividades, as mesmas são executadas de forma harmônica, evitando retrabalho;
- maior produtividade na hora de executar os projetos;
- otimização de recursos financeiros;
- melhorias na gestão de tempo da equipe.
Ou seja, é importante definir um fluxo de trabalho para o futuro dos negócios. Afinal, sem uma organização adequada, nada funciona.
Leia também: Ferramenta de gestão de processos: como resolver problemas de produtividade?
Saiba como otimizar o fluxo de trabalho e montar o seu
Agora que você já compreende a importância de ter organização na rotina, chegou a hora de montar o seu projeto e otimizar o trabalho. Para início de conversa, é importante avaliar tudo o que a empresa tentou implementar e deu errado ou funcionou até hoje.
Ter uma referência sobre o modelo de negócio e acesso às memórias organizacionais da empresa é uma boa maneira de criar um fluxo de trabalho — baseado em dados reais e próximo da realidade — e superar os desafios internos da organização. Montamos um passo a passo que facilita o seu planejamento. Confira!
- Colete informações qualificadas sobre a empresa
Quais são as metas da empresa que você atua? Quais são os principais concorrentes? Você sabe qual é o faturamento anual da empresa? O que os principais clientes desejam?
Todas essas perguntas são um exemplo importante do que você pode coletar para servir como um guia para o planejamento da nova rotina de trabalho. Não existe inovação sem acesso a histórico, metas e objetivos.
Por isso, saber o que é fluxo de trabalho e pensar de modo estratégico é essencial tanto para entender os processos da empresa quanto para planejar as melhores intervenções na rotina.
Monte um questionário e faça contato com os setores que guardam os registros dos principais fluxos atuais de trabalho. Com esses dados em mãos, use ferramentas para montar dashboards, gráficos e visualizar a atual rotina. É importante que as informações não se percam, mesmo com a implementação de novos métodos.
- Defina objetivos concretos
Não adianta buscar recursos gráficos e softwares de automação para aprender como otimizar o fluxo de trabalho sem definir objetivos concretos para o seu negócio.
Um exemplo: reduzir em, pelo menos, 50% os erros repetitivos durante a execução dos projetos pelos próximos três meses.
Ao definir uma meta, um percentual, e tornar mais exequível uma tarefa, fica mais simples entender quais são as ferramentas que podem te ajudar nessa missão.
- Organize as prioridades
Quem realiza muitas tarefas ao mesmo tempo e acredita que tudo é urgente, na verdade, não tem nenhuma prioridade.
Quais são os problemas mais recorrentes da sua empresa? Como estão os custos operacionais e o retorno financeiro? Você precisa avaliar essas questões para elaborar ou aperfeiçoar um bom fluxo de trabalho.
Tenha em mente que não há como resolver todas as demandas de uma vez. O segredo é a busca pela melhoria contínua.
- Invista na automação do fluxo de trabalho
Sabe aquelas tarefas repetitivas, que demandam muito tempo e poderiam ganhar mais agilidade com o uso de ferramentas? Hoje, esses recursos ajudam no preenchimento de planilhas, na montagem de gráficos e até mesmo na elaboração de apresentações.
Por isso, invista na automação do fluxo de trabalho, sobretudo das atividades rotineiras. Sem dúvidas, com uma gestão eficiente do tempo, sobra espaço no seu dia para fazer um levantamento sobre o que é importante para manter uma rotina alinhada à visão organizacional do seu negócio.
Automatize o seu fluxo de trabalho com a Lecom
As ferramentas de automação de fluxo de trabalho estão em alta, e muitas empresas já saíram na frente da concorrência ao aderir à transformação digital. A Sicoob Credicocapec, por exemplo, reduziu em 65% o tempo de resposta aos associados por meio da Gestão Inteligente de Processos com a plataforma da Lecom. Incrível, não é mesmo?
Quando as ferramentas se tornam aliadas na gestão de processos, montar um fluxo de trabalho se torna uma tarefa menos complexa e que traz resultados positivos para a empresa: mais produtividade, aumento dos lucros, melhores taxas de engajamento da equipe e maior capacidade competitiva no mercado.
Neste cenário, esperamos que você tenha compreendido o que é fluxo de trabalho e qual a importância dessa ferramenta dentro de uma empresa!
Quer saber mais sobre como identificar os gargalos e organizar melhor as tarefas da sua empresa? A equipe da Lecom pode te ajudar. Agende uma reunião com um de nossos especialistas!
