Entender os processos que compõem um fluxo de trabalho é um passo essencial para melhorá-los e manter a empresa produtiva, eficiente e lucrativa diante da competitividade do mercado.
Por este motivo, o uso de estratégias como o BPM, Business Process Management (gestão de processos de negócio, em português) tornou-se uma opção requisitada entre companhias de todos os ramos e portes. Segundo uma pesquisa do Mordor Intelligence, o investimento na área deve alcançar os US$ 26,17 bilhões em 2029, um crescimento de 11,83% em relação ao valor de 2024.
Por meio desta metodologia, as organizações entendem como funcionam as melhores práticas para utilizar um modelador de processos. E, com essa visão, compreendem mais sobre os sucessos e insucessos, identificam pontos de melhorias e implementam novas tecnologias, como a automação de processos.
Se você, gestor, quer conhecer mais sobre o tema, continue neste artigo! Hoje, você conhece mais sobre:
- as melhores práticas para utilizar um modelador de processos;
- para que serve essa ferramenta;
- o que são processos de negócios;
- como escolher uma ferramenta de modelagem de processos.
Boa leitura!
O que é e para que serve um modelador de processos?
O modelador de processos é uma ferramenta para “desenhar” um fluxo das atividades que compõem a cadeia produtiva de uma empresa. Segundo a definição do Gartner, a modelagem de processos une as estratégias do negócio ao setor de TI e desenvolvimento para agregar mais valor à organização e seus produtos ou serviços.
A modelagem de processos é uma representação visual das etapas de negócio. Com este documento, é possível entender, medir, comunicar e gerenciar os componentes do começo ao fim, além de implementar a automação e promover sua otimização por meio de tecnologia.
O que são processos de negócio?
Processos de negócios são conjuntos de atividades ou tarefas inter-relacionadas que, quando realizadas de forma sequencial ou paralelamente numa organização, alcançam resultados pré-definidos (produzir mais, aumentar lucros, melhorar a satisfação dos clientes, por exemplo). Estes processos são simples, compostos por poucas etapas, ou complexos, com equipes multidisciplinares e exigência de mais recursos.
Em uma empresa de venda de móveis, por exemplo, alguns dos procedimentos são:
- receber a demanda ou pedido;
- emitir notas e faturas;
- preparar o pedido no estoque;
- providenciar o envio;
- garantir o recebimento;
- prestar serviço de pós-venda.
Os processos de um negócio variam de acordo com o tipo de companhia e seus objetivos. Por isso, é essencial entender sobre a modelagem e, claro, sobre as melhores práticas para utilizar um modelador de processos.
Melhores práticas para utilizar um modelador de processos
A aplicação do modelador de processos pode ser dividida em 5 passos essenciais:
- entendimento dos processos atuais;
- envolvimento dos stakeholders;
- utilização de padrões;
- definição do caminho base;
- escolha da ferramenta.
Entenda mais sobre cada uma das etapas a seguir.
- Entenda o processo atual
Compreender a situação atual dos seus processos é essencial. Ao mapear as atividades e seu funcionamento, você identifica eventuais falhas, gargalos e ineficiências. Assim, é possível remover os aspectos que não agregam valor e otimizar o fluxo de trabalho como um todo.
Desta forma, além de aumentar a eficiência da etapa e do processo, é possível reduzir custos, ter mais visibilidade sobre o funcionamento das atividades e buscar a melhoria contínua.
- Envolva stakeholders
É fundamental envolver stakeholders na modelagem para evitar desconexão entre a forma como os gerentes idealizam a execução de um processo e como o procedimento realmente acontece.
Comece a incluir as pessoas que realmente desempenham as atividades — geralmente, a equipe de linha de frente e supervisores — e, depois, avance para os gerentes e liderança, conforme necessário, para confirmar, verificar e fornecer mais insights sobre o procedimento.
- Use padrões
Outra das melhores práticas para utilizar um modelador de processos é a adoção de sinais gráficos (como formas geométricas, linhas e cores) que ajudem a entender o documento e torne suas informações mais acessíveis aos times.
É importante definir os símbolos utilizados de maneira consistente, coerente e coesa. O documento precisa ser intuitivo e compreensível para os stakeholders que participaram da construção do modelo, mas também deve levar em consideração as pessoas que não fizeram parte, como futuros funcionários, por exemplo.
O objetivo é que os colaboradores entendam o processo sem a necessidade de explicação do profissional que o criou.
- Defina o caminho base
Os processos de negócios são guiados por três vias: o caminho base (também conhecido como “caminho padrão” ou “caminho feliz”), caminhos alternativos e caminhos de exceção.
- o caminho base diz respeito às atividades executadas conforme o planejado e alcançam o objetivo previsto;
- o caminho alternativo é como se fosse um desvio, previamente esperado em determinadas situações, mas que ainda atinge as metas inicialmente programadas;
- o caminho de exceção ocorre quando há interrupções no fluxo de trabalho que impedem a conclusão do procedimento e tem como único objetivo corrigir a falha e retomar o andamento esperado das atividades.
Estes conceitos são fundamentais para a modelagem de processos porque ajudam na previsão de diferentes cenários, positivos e negativos. Além disso, permitem que a empresa corrija as intercorrências em tempo de evitar prejuízos, perda de produtividade ou problemas com a satisfação geral dos clientes.
- Escolha a ferramenta ideal
A adoção de uma ferramenta completa e capaz de organizar as informações do seu negócio faz toda a diferença na hora da modelagem. Com esta solução, você evita retrabalho e constrói, de forma mais simplificada, um fluxo de atividades coeso, lucrativo e que priorize aquilo que é importante para você.
Com o software certo, você coleta dados e entende todas as etapas do processo para aplicar otimizações e novas tecnologias que agregam valor à empresa e aumentam a receita e satisfação do cliente.
Como escolher uma ferramenta de modelagem de processos?
Depois de compreender um pouco mais sobre as melhores práticas para utilizar um modelador de processos, é hora de conhecer a plataforma perfeita para seu negócio: a Lecom! Uma solução que reúne dados, analisa métricas, organiza informações e permite a automação e otimização de tarefas em todos os níveis da companhia.
A Lecom, além de desenhar o fluxo de atividades para a empresa, garante a conformidade legal e a facilidade para modelar os processos. Por meio de métodos ágeis, possibilitamos a construção de um mapa conciso e funcional para que você mantenha seu fluxo operacional sempre atualizado e livre de falhas.
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