A automatização de processos transforma a maneira como as empresas operam ao proporcionar uma forma mais eficaz e precisa de gerenciar as operações. Neste sentido, entender profundamente como uma ferramenta de automação melhora a eficiência pode ser a chave para aumentar o controle operacional da sua empresa — e muitos gestores já perceberam isso.
Segundo o relatório do Mordor Intelligence, espera-se que o mercado de automação de processos, o BPA (Business Process Automation), cresça 5,82% até 2029 e chegue aos US$ 145,65 bilhões em investimento.
De acordo com a pesquisa, os principais motivos para esse avanço são o aumento de eficiência operacional e a redução de custos.
Para saber mais sobre como uma ferramenta de automação melhora a eficiência, continue a leitura! Neste artigo, exploramos como as soluções otimizam o controle das suas operações e falamos:
- o que é uma ferramenta de automação de processos;
- quais são os benefícios de optar pela automatização;
- como implementar a solução BPA;
- como a Lecom te ajuda a desvendar a automação.
O que é uma ferramenta de automação de processos?
Ferramenta de automação é um software que automatiza as tarefas burocráticas, repetitivas e rotineiras, como preenchimento de formulários e envio de documentos. Sua utilização libera os colaboradores para se concentrarem em atividades mais estratégicas e integra diversos sistemas e fluxos de trabalho para garantir a realização das operações de maneira mais rápida e eficiente.
A automação de processos engloba diferentes tipos de ferramentas que, juntas, podem reduzir drasticamente a ocorrência de erros e falhas, tanto no desenvolvimento das tarefas quanto por causas humanas.
5 benefícios da automação de processos
Como mencionamos, um dos principais motivos pelo qual as empresas buscam entender como uma ferramenta de automação melhora sua eficiência são os benefícios oferecidos. Veja os principais.
1. Aumento da eficiência operacional
Automatizar processos elimina a necessidade de realizar tarefas manualmente e reduz significativamente os erros, além de aumentar a velocidade das operações. Dessa forma, sua equipe se concentra em tarefas que exigem mais criatividade e análise, enquanto a realização das tarefas burocráticas se torna automática.
2. Dados mais precisos
Uma ferramenta de automação garante o processamento consistente dos dados, sem erros humanos. Dessa forma, aumenta a precisão das informações e reduz o risco de falhas operacionais, graças a uma visão mais clara e confiável das operações.
3. Redução de custos
Ao adotar ações como implementar uma ferramenta de automação de processos, os custos associados a erros manuais e retrabalhos são significativamente reduzidos. Além disso, a necessidade de supervisão constante diminui e é possível realocar os recursos de forma mais eficiente.
4. Mais controle e visibilidade
As ferramentas de automação oferecem dashboards e relatórios detalhados que permitem um controle mais rigoroso sobre os processos operacionais. O acesso a essas informações proporciona uma visão em tempo real do desempenho e facilita a identificação de áreas que necessitam de melhorias.
5. Agilidade na tomada de decisões
Com dados precisos e relatórios atualizados instantaneamente, a tomada de decisões é mais rápida e assertiva. As ferramentas de automação permitem que os gestores ajustem os processos com base em informações atuais e respondam rapidamente às mudanças no mercado.
Como implementar uma ferramenta de automação de processos em 6 passos
Se você deseja ver na prática como uma ferramenta de automação melhora a eficiência, é preciso saber implementá-la. Confira o passo a passo.
- Identificar processos para automatizar
O primeiro passo é identificar processos para automatizar. Isso significa observar todas as tarefas da empresa e descobrir como fazê-las mais rapidamente e melhor com a tecnologia.
- Escolher as ferramentas de automação certas
Identificados os processos, a gestão deve escolher a ferramenta certa para executá-los automaticamente. Existem muitas opções disponíveis, então a empresa precisa selecionar a que funciona melhor para suas necessidades.
Por exemplo: alguns softwares automatizam tarefas como enviar e-mails ou preencher formulários, enquanto outros abordam atividades mais complexas, como processar faturas.
- Mapear o processo de automação
O mapeamento de processos é um documento que reúne todo o caminho das tarefas, desde o recebimento da demanda até sua entrega. Para construí-lo, a empresa identifica quais tarefas a automação realizará, quando e quem garantirá que tudo funcione corretamente.
- Implementar e testar a automação
Com o mapeamento concluído, a empresa começa a implementar e testar a automação, ou seja, configurar as ferramentas e garantir que funcionem corretamente, por meio de análise dos dados e resultados. A empresa também precisa treinar os funcionários para usar o software e desfrutar de seus benefícios.
- Monitorar e medir resultados
Após configurar e iniciar a automação, a equipe precisa monitorar e medir os resultados. Para tanto, deve observar o quão bem a automação funciona e entender as métricas indicadoras de performance Se a automação não funciona bem, sempre é possível realizar mudanças para melhorá-la.
- Melhoria contínua
A empresa precisa evoluir continuamente o processo de automação para evitar prejuízos. Por exemplo: a companhia pode automatizar mais tarefas ou encontrar novas formas de usar ferramentas ou outras tecnologias para implementar.
A eficiência operacional facilita a tomada de boas decisões, ajuda a ter procedimentos mais simples para auxiliar nas escolhas e viabiliza o acesso aos dados certos para eliminar etapas desnecessárias.
Concentrar-se nestes aspectos pode melhorar os processos e impactar positivamente a produtividade geral. Aprimorar procedimentos, utilizar a automação e concentrar-se nas competências principais são componentes críticos para alcançar uma eficiência excepcional.
Invista em tecnologia e veja como uma ferramenta de automação melhora a eficiência
Investir em tecnologia é uma excelente forma de ver como uma ferramenta de automação melhora a eficiência e oferece mais controle e precisão às tarefas. Ao escolher a solução certa, você otimiza a performance operacional e alcança seus objetivos de negócios com mais eficácia.
Se você ainda não implementou uma ferramenta de automação, agora é o momento ideal para considerar essa mudança estratégica.
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