Melhorar a eficiência, otimizar a comunicação entre as equipes, organizar o fluxo de atividades e, de quebra, reduzir custos e aumentar a produtividade: esses são alguns dos principais benefícios da gestão de processos no back office com a implementação de um CSC (Centro de Serviços Compartilhados).
De fato, os números comprovam a eficiência da estratégia: uma pesquisa, publicada em fevereiro de 2024, apontou que o mercado de Shared Services Center (CSC, em inglês), avaliado em US$51,1 bilhões em 2023, deve aumentar mais 16% até 2032.
Segundo o relatório do Global Market Insights, alguns dos principais motivos para esse crescimento são a possibilidade de padronização e conformidade dos processos, a adoção de ferramentas como inteligência artificial e mais facilidade para escalonamento da companhia.
Se você, gestor, se interessou pelos benefícios da gestão de processos no back office e deseja entender mais sobre o tema, continue a ler!
Neste material, falamos sobre como a implementação dessa estratégia auxilia na produtividade e o que você precisa fazer para dar o primeiro passo. Boa leitura!
O que é um back office?
Chamamos de back office a “retaguarda administrativa”, ou seja, os setores de um negócio que não têm contato direto com o consumidor: RH, financeiro, TI e contabilidade são exemplos clássicos. Nesse sistema, cada área atua estrategicamente para desempenhar suas funções com foco em garantir a eficiência operacional da companhia.
Seu principal objetivo é dar apoio às atividades essenciais da empresa e garantir que os processos internos fluam de maneira eficiente. Para tanto, muitos gestores concentram as atuações back office em CSCs.
O que é um CSC?
O Centro de Serviços Compartilhados, ou CSC, é uma unidade administrativa que visa consolidar as atividades comuns de uma empresa em um único local ou setor. O principal objetivo é ampliar a produtividade, reduzir custos e melhorar a qualidade geral dos produtos ou serviços oferecidos, ainda que o consumidor não perceba essas atividades
Vale ressaltar também que o CSC não é exclusivo de uma empresa: o mesmo centro pode atuar para várias companhias e oferecer serviços para diversas áreas, desde que, para isso, tenha os profissionais qualificados de cada setor.
O que muda com a implementação de CSC?
Saber como implementar gestão de processos no back office por meio do CSC muda a forma de prestação dos serviços. Atualmente, a abordagem de trabalho centralizado se concentra, principalmente, em otimizar os processos desde o início, eliminar redundâncias e buscar as melhores práticas e ferramentas por meio de profissionais qualificados.
Por exemplo, o CSC para back office usa as ferramentas de gestão de processos para emitir faturas e aprovações, com objetivo de tornar essas responsabilidades rotineiras menos onerosas para seus funcionários e mais eficientes para a organização.
Inclusive, uma das práticas mais adotadas pelos centros é a automação de processos. Assim, quando há uma tarefa que não necessariamente exige a aplicação de força de trabalho humana, é possível criar meios para que sua execução seja autônoma.
Mesmo que um processo funcione bem atualmente, é importante se atentar às oportunidades de melhoria contínua. Atividades como digitação manual podem ser completamente eliminadas, de modo que os colaboradores se concentrem em exceções que a tecnologia não pode executar.
O que a gestão de processos faz no back office?
Ao optar por estratégias como implementar a gestão de processos no back office, as equipes passam a se responsabilizar por atividades como:
- gerenciamento de dados;
- manutenção de registros;
- gestão de inventário;
- processamento de pedidos;
- contencioso jurídico;
- elaboração de documentos.
Além do back office, existem também os setores que atuam no modelo “front office”, ou seja, com contato direto ou mais próximo aos clientes. A principal diferença entre esses dois sistemas é que o back office serve como um centro de custos da empresa, enquanto o front office gera receita.
Em outras palavras: o back office dá suporte enquanto o front office gera o retorno financeiro.
Veja, abaixo, algumas características chave de cada um:
| Processos back office – Não geram receita diretamente – Apoiam as operações diárias – Mais propensos à terceirização – Incluem departamentos como: RH, TI. | Processos front office – Geram receita diretamente – Podem ou não passar por terceirização – Incluem departamentos como: vendas, marketing, atendimento, suporte técnico |
Usar a automação para implementar gestão de processos no back office ajuda na produtividade
Segundo a McKinsey, 81% de todo o trabalho físico previsível já pode acontecer a partir de alguma tecnologia de automação de processos, o que permite mais foco humano em questões estratégicas para as empresas.
Normalmente, as tarefas repetitivas são escaláveis, mesmo em um Back Office: o RH precisa realizar inúmeros pagamentos, o financeiro, emitir diversas notas fiscais e o jurídico, acompanhar dezenas de processos judiciais. Aliás, é importante aplicar o mesmo padrão de qualidade, independentemente da quantidade de atividades.
Quando um processo se automatiza, se torna fluido, então, mesmo que a demanda aumente, a tecnologia escala para dar conta do serviço — ou retorna ao nível anterior, caso a demanda retraia.
A automação de processos favorece os ganhos de produtividade porque a tecnologia lida com mais tarefas e mantém um padrão de qualidade independente do volume de trabalho.
Gestão de processos no back office é com a Lecom
A plataforma de gestão inteligente de processos da Lecom integra os fluxos de trabalho existentes e cria experiências consistentes para os usuários. Por ser uma plataforma low code, oferece facilidade e agilidade na construção dos fluxos, além de ser simples para quem usa no dia a dia e de fornecer mais eficiência e economia às empresas.
A Lecom garante aos gestores mais controle e visibilidade sobre os processos na operação, possibilita a criação de fluxos de trabalho personalizados e auxilia na automação de tarefas manuais repetitivas e burocráticas.
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