Saber como implementar uma ferramenta de gestão de processos envolve também a compreensão do que é e quais os benefícios desse tipo de software para as empresas. Só assim, é possível usá-lo em sua totalidade e ver otimizações significativas nas ações diárias.
Mas antes de falarmos sobre isso, ressaltamos que a gestão de processos engloba todas as atividades que os negócios executam para conhecer seus procedimentos e melhorá-los continuamente.
Para atingir essa otimização, é crucial contar com uma boa plataforma. Que tal aprender o que é uma ferramenta de gestão de processos, como escolher a melhor e implementá-la com sucesso na sua empresa?
Continue a leitura para descobrir!
O que é uma ferramenta de gestão de processos?
Uma ferramenta de gestão de processos é um software — ou sistema — que permite que as empresas mapeiem, analisem, otimizem e automatizem seus processos de negócios. Essas plataformas facilitam a gestão de procedimentos BPM ao organizar, de maneira visual, os fluxos de trabalho, bem como auxiliam na tomada de decisões.
Graças a isso, é possível identificar erros e gargalos — pontos que não estão necessariamente errados, mas que podem melhorar e aumentar a eficiência operacional.
Além disso, saber como implementar uma ferramenta de gestão de processos possibilita às empresas o acesso a insights para criar modelos de execução de tarefas mais ágeis e assertivos, ou seja, descobrir novas maneiras de desempenhar as atividades do dia a dia para ter melhores resultados em curto e longo prazo.
Aproveite para ler: ferramenta de gestão de processos — como resolver problemas de produtividade?
Quais as vantagens de uma ferramenta de gestão de processos?
- Aumento da eficiência operacional
Um dos benefícios de aprender como implementar uma ferramenta de gestão de processos é o aumento da eficiência operacional. Isto é, sua empresa produz mais e com mais qualidade graças à otimização dos procedimentos do dia a dia.
Até porque, quando você administra os fluxos de trabalho e facilita seu entendimento, os colaboradores ganham mais autonomia, pois sabem exatamente o que fazer em cada uma das etapas. Logo, agem com mais rapidez no dia a dia.
- Redução dos erros e custos
Outra vantagem de uma ferramenta de gestão de processos é a redução dos erros que geram custos extras para o caixa da empresa.
No tópico anterior, falamos que o software simplifica o entendimento dos fluxos de trabalho e isso é vital para evitar falhas durante a execução das tarefas, como preencher um campo errado ou esquecer de adicionar uma informação vital.
Como resultado, há menos retrabalho, uma vez que a equipe desempenha suas atividades corretamente logo de primeira, o que gera uma economia nos gastos.
- Maior transparência na comunicação interna
Uma comunicação interna transparente é vital para manter o clima organizacional agradável — o que, por sua vez, é crucial para ter uma equipe produtiva. Aqui, a ferramenta de gestão de processos executa o papel essencial de “deixar todos na mesma página”.
Em outras palavras, as etapas e procedimentos ficam claros e padronizados para reduzir mal-entendidos durante a troca de informações entre setores.
Aproveite para ler: gestão por processos — integre setores e eleve os resultados do negócio
- Facilidade para se adequar às regulamentações
Cada segmento tem suas próprias regulamentações a seguir para evitar penalizações — como multas ou até mesmo impedimento de funcionar até a regularização dos problemas.
Nesse sentido, uma ferramenta de gestão de processos aumenta o entendimento sobre os fluxos de trabalho por criar uma representação visual de todas as etapas.
Dessa forma, ajuda a visualizar procedimentos fora do padrão — que não se encaixam com as demais ações ou não seguem os protocolos — para corrigi-los imediatamente.
Por exemplo, uma empresa de saúde lida com dados sensíveis de usuários. Por isso, os colaboradores não podem visualizar todas as informações, apenas as essenciais para desempenhar suas funções.
Neste caso, a gestão de processos identifica o acesso a mais informações do que o necessário e a empresa age para limitar o acesso. Ficou claro?
Como escolher a melhor ferramenta de gestão de processos para sua empresa?
O passo a passo para escolher a melhor ferramenta de gestão de processos para sua empresa é bem simples e começa pela consideração das funcionalidades que o software oferece.
O ideal é que a plataforma tenha integração completa com outros sistemas de gestão, como por meio de APIs, para facilitar o compartilhamento de informações relevantes para a administração da companhia.
Por último, mas não menos importante, a melhor ferramenta de gestão de processos é fácil de usar e permite rastrear — acompanhar — todas as atividades para não perder nenhuma ação de vista.
Aprenda mais neste artigo: como escolher uma ferramenta de automação de processos?
Como implementar uma ferramenta de gestão de processos?
Após escolher o melhor software, siga estes passos para implementar uma ferramenta de gestão de processos com sucesso na sua empresa!
- Mapeie os processos do seu negócio — detalhe as atividades, etapas, prazos e responsáveis por cada uma.
- Analise os dados para encontrar erros e oportunidades de melhoria — etapas extras ou desatualizadas e ações que não estão em conformidade com as regulamentações, por exemplo.
- Registre as informações para usar na gestão de futuros processos.
- Implemente a ferramenta escolhida. Para isso, siga o passo a passo de adoção do sistema que, inclusive, conta com o apoio de consultores para aumentar a eficiência do processo.
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