Cada vez mais as companhias percebem o quanto os benefícios de um BPMS para a gestão de processos são valiosos e como o uso da tecnologia é essencial para o avanço da produtividade e receita de um negócio.
Aliás, o crescimento no mercado de gestão de processos de negócios não é segredo para ninguém. De acordo com o Mordor Intelligence, espera-se um aumento de 11,83% para o setor até 2029 em investimentos em ferramentas para a gestão de processos.
Isso significa que os gestores buscam as soluções das ferramentas de BPM para auxiliar na organização — e, nesse sentido, entender a relação entre o BPMS e seus resultados é crucial para o sucesso.
Com isso, é comum os gestores buscarem as soluções de BPMS para auxiliar na organização e crescimento das empresas, mas a ferramenta por si só não faz milagre, ela precisa ser entendida e implementada de forma a trazer os resultados esperados.
Para te ajudar a compreender mais sobre o assunto, neste artigo mostramos:
- o que é um BPMS;
- quais os benefícios de um BPMS para a gestão de processos;
- quais as características da ferramenta;
- como dar início à implementação.
Continue a leitura!
O que é um BPMS e qual sua função?
BPMS (Business Process Management Suites), ou sistema de gestão de processos do negócio, em português, é a ferramenta responsável por automatizar e melhorar a execução das atividades de um fluxo BPM (uma abordagem sistemática para melhorar, otimizar e gerenciar os processos de uma empresa com intuito de melhorar sua eficiência operacional).
Ou seja, o BPMS é uma espécie de programa que engloba todos os processos da empresa para torná-la mais eficiente.
De acordo com o Gartner, um BPMS auxilia no fluxo organizacional desde a identificação dos processos até a entrega ao cliente, por meio da análise de métricas de satisfação. Isso significa que o objetivo primário de uma ferramenta BPMS é a melhoria contínua, ou seja, a constante atualização e otimização do seu negócio.
Quais são as características de uma ferramenta BPMS?
As principais características de uma ferramenta BPMS são:
- modelagem de processos;
- documentação;
- automação;
- geração e análise de indicadores de sucesso;
- facilidade para evolução.
Entenda cada uma delas.
- Modelagem de processos
Uma das principais características de um BPMS para a gestão de processos é a facilidade de modelar e mapear os processos essenciais para a sua cadeia produtiva. Com a ferramenta, pode-se criar um diagrama claro e conciso com as informações mais importantes de todo o fluxo organizacional.
Isto significa que, em um único local, há dados como:
- de onde veio e para onde vai a demanda;
- qual o tempo ideal para realização das atividades envolvidas;
- quem são as pessoas responsáveis por cada etapa;
- quais são os erros e como saná-los ou evitá-los;
- quais as eventuais oportunidades de melhoria do processo.
- Documentação dos processos
Um fluxo organizacional é tão bom quanto os dados gerados para documentá-lo —por isso uma ferramenta BPMS é essencial.
Afinal, por meio desses documentos, que apontam o fluxo das atividades, seus responsáveis e o tempo de execução, por exemplo, todos os colaboradores sabem os caminhos de um processo do início ao fim.
Tal sinergia é essencial para que o time, além de conhecer as metas de negócio da empresa, saiba como conquistá-las e o quanto a transformação digital é parte essencial desse processo.
- Automação de processos
Esta é uma das funções mais buscadas em um BPMS para a gestão de processos. Com a automatização, você pode:
- diminuir as chances de erros;
- identificar gargalos e oportunidades de melhoria;
- tornar automática a execução dos processos repetitivos e burocráticos;
- realocar sua força de trabalho para onde ela é necessária;
- revisar e reduzir custos voltados à resolução de problemas.
- Gerar e analisar indicadores de sucesso
Outra característica importante de uma ferramenta BPMS é a possibilidade de coletar e analisar dados relacionados à execução dos processos.
Dessa forma, você tem relatórios completos com sucessos e insucessos da nova empreitada e decide o que altera ou o que mantém. Além disso, com os dados, você estabelece metas e aponta indicadores a serem coletados sempre que necessário.
- Facilidade para evolução
Ao coletar e analisar os dados fornecidos pela ferramenta, é possível direcionar a tomada de decisões de forma mais assertiva e eficiente. Assim, a evolução é uma consequência natural e muito positiva do uso do BPMS.
Com uso inteligente da tecnologia, você mantém seu negócio competitivo e sempre atualizado, considerando as metas internas e as mercadológicas sem abdicar da qualidade na entrega do seu produto ou serviço.
Os 7 principais benefícios de um BPMS para gestão de processos
Até aqui mostramos o quanto o BPMS é uma ferramenta poderosa, fazendo a diferença no dia a dia e no crescimento da produtividade da sua empresa. No entanto, há, ainda, mais alguns benefícios a destacar:
- aumento dos resultados gerados graças à melhoria da produção;
- facilidade de visualizar e entender o fluxo organizacional por parte dos colaboradores;
- redução de custos com soluções para erros e investimentos que não apresentam resultados;
- conformidade dos processos com as leis ou diretrizes internas que, quando não observadas, têm custos (em dinheiro ou em tempo);
- aumento da eficiência e da produtividade, com possibilidade de automação e otimização constante dos projetos;
- mais agilidade e colaboração por parte do time de funcionários, graças à comunicação eficaz e linear;
- melhoria contínua, com análise constante do processo, o que permite que você tenha controle sobre os processos de todos os setores.
Para usufruir dessas vantagens, contudo, é essencial saber como implementar um BPMS de forma eficiente, segura e funcional.
Como implementar um BPMS
Depois de entender os benefícios de um BPMS para gestão de processos, é hora de dar o primeiro passo e implementar a ferramenta. Para isso, você deve considerar as seguintes etapas:
- análise dos processos atuais;
- definição dos objetivos a serem alcançados;
- seleção de softwares e aplicativos que serão utilizados;
- modelagem dos processos;
- automação e integração de sistemas;
- treinamento dos times responsáveis pelas atividades;
- monitoramento constante das etapas.
- Cada um desses passos é essencial para o sucesso da implementação e o funcionamento do BPMS no seu negócio.
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