A tecnologia é um dos braços mais importantes de uma boa gestão de negócios, principalmente quando falamos sobre otimização de processos e melhores resultados. Por isso, é fundamental saber como escolher uma ferramenta BPMS, voltada para o gerenciamento operacional.
A plataforma deve permitir a modelagem, a execução, a análise e o monitoramento de todos os processos de um setor e/ou empresa. Dessa forma, possibilitando que líderes e gestores tenham agilidade na tomada de decisão e melhorem as operações com foco em otimizar os resultados do negócio.
Se você ainda tem dúvidas sobre a necessidade de uma plataforma inteligente de gestão de processos na sua empresa, leia até o final e veja como o recurso é fundamental para impulsionar o sucesso no mercado.
Confira o que é uma ferramenta de BPMS, seus principais benefícios, como escolher uma e implementá-la à rotina da sua empresa.
Acompanhe!
O que é uma ferramenta de BPMS?
Uma ferramenta BPMS (Business Process Management System) é um software que permite a automação da gestão de processos de negócios, atuando desde o mapeamento e a modelagem das operações até o monitoramento da performance e do alcance dos resultados.
A ferramenta possibilita mapear, estruturar, automatizar, otimizar e mensurar todos os processos de uma empresa de forma visual e gráfica, podendo ser usada por um ou mais setores, ou ainda de maneira integral em todos os departamentos corporativos.
Resumindo o que é uma ferramenta de BPMS, ela é uma plataforma que permite a orquestração dos fluxos de trabalho, integrando tecnologias, processos, colaboradores e gestores.
O melhor é que, pela sua facilidade de implementação, segurança e precisão dos dados, a plataforma BPMS pode ser usada por negócios de qualquer porte ou segmento.
Para que serve a ferramenta de BPMS?
A ferramenta de Business Process Management System (ou Suite) é usada para mapear e aprimorar os processos de um negócio. Isso porque ela atua de ponta a ponta para tornar os fluxos de trabalho mais ágeis, assertivos e eficientes. E o melhor é que ainda fornece dados e análises para o gestor identificar como otimizar suas operações.
Com uma plataforma de BPMS, o gestor pode:
- mapear os processos mais relevantes para o setor/negócio;
- modelar os processos e criar uma representação visual e gráfica das etapas do fluxo de trabalho;
- determinar regras para que cada etapa seja executada em sequência padronizada;
- automatizar tarefas cotidianas e repetitivas, como coleta e envio de documentos;
- monitorar o desempenho da equipe;
- integrar colaboradores e setores;
- identificar gargalos e oportunidades de melhorias.
Aprenda também: Conheça 5 tipos de mapeamento de processos mais exemplos práticos
Quais os benefícios da ferramenta de BPMS?
De acordo com um estudo apresentado no BPM Gartner Summit, uma empresa pode reduzir 20% dos custos operacionais logo depois do primeiro ano de implementação de uma ferramenta de gestão de processos de negócios.
Logo, já podemos adiantar a primeira vantagem do BPMS: a economia de recursos — financeiros e humanos — para atingir resultados ainda melhores.
Adicionalmente, há também aumento de produtividade com a eliminação de tarefas manuais e repetitivas, que passam a ser executadas com o apoio da automação de processos.
Com mais tempo “sobrando”, os colaboradores conseguem focar na parte estratégica do trabalho, gerando insights por meio da análise de dados concretos e em tempo real, fornecidos pela ferramenta.
Mais vantagens da plataforma de BPMS
Veja ainda outros grandes benefícios de um bom sistema de gerenciamento de processos:
- evoluir, crescer e tornar a empresa mais competitiva;
- centralizar, controlar e rastrear os processos por meio do acompanhamento de painéis (dashboards) e relatórios com dados em tempo real;
- visão estratégica do setor/negócio;
- melhora da comunicação interna, com o aumento da integração e da colaboração entre funcionários e equipes;
- mais agilidade e precisão nas tomadas de decisão;
- mais eficiência operacional e, portanto, maior produtividade;
- aumento da performance da gestão e dos resultados conquistados;
- alta segurança de dados.
Para ter acesso a todas essas vantagens, porém, é preciso saber como escolher uma ferramenta de BPMS completa, fácil de usar e confiável. Veja o que analisar para tomar a decisão final!
Como escolher uma ferramenta de BPMS?
Para selecionar a melhor plataforma de gestão de processos para a sua empresa, é primordial analisar questões internas e externas para coletar dados valiosos que fundamentam sua decisão.
Separamos os pontos principais para aprender como escolher uma ferramenta de BPMS eficiente e adequada às necessidades do negócio, independentemente do porte e do setor de atuação. Confira!
- Avalie a situação atual da empresa
O primeiro passo é olhar para dentro: como está a situação da empresa? Quais são seus problemas e suas necessidades? Quais são os objetivos para o ano? O que precisa ser mudado? Como está o mercado de atuação? E a concorrência?
Faça uma avaliação 360 graus para identificar o que deve ser resolvido, por ordem de prioridade.
- Veja a capacidade da ferramenta BPMS
Verifique se a ferramenta tem limite de usuários e processos e, se houver, confira se pode se adaptar à empresa. Lembramos que plataformas com números limitados podem não ser usadas em longo prazo, afinal, o objetivo é fazer o negócio escalar seus resultados e crescer, não é mesmo?
Por isso, opte por uma que cobre por faixas de uso da ferramenta, permitindo a escalabilidade e o crescimento da marca — como a plataforma inteligente da Lecom.
É importante avaliar o orçamento, os valores cobrados e ainda estimar o retorno sobre o investimento (ROI).
Aprenda mais: Passo a Passo Para Aumentar o Desempenho e o ROI da Sua Empresa
- Conheça os recursos e a interface
É importante analisar todas as funcionalidades oferecidas e entender se atendem às necessidades e ao dinamismo que o negócio precisa para crescer de modo sustentável e escalável.
Porém, não basta oferecer recursos variados e necessários. Eles precisam ser fáceis de usar, com uma interface intuitiva e personalizável.
- Low-code e no-code
Para facilitar o uso por todos os líderes e equipes, a chave é ter uma ferramenta que precise de pouco ou nenhum código de programação para ser implementada e modificada ao longo do tempo.
O software low-code e no-code, como o usado na plataforma Lecom, não requer profissionais de TI “de plantão” para atualizar sistemas, fazer manutenção ou configurações para o uso.
Saiba mais: Diferença entre no code e low code: saiba os benefícios de cada uma
- Capacidade de integração
Se a ideia é centralizar processos, tecnologias, pessoas, dados e informações de variados setores, a ferramenta de BPMS deve ter uma boa capacidade de integração a outros softwares.
Liste quais já são usados pela empresa ou quais precisam ser implementados para não contratar um sistema que não se integra com eles.
O que analisar em uma ferramenta para gestão de processos?
Além dessas dicas, é fundamental se atentar a outros aspectos relevantes para que a ferramenta seja, de fato, útil no dia a dia.
Sendo assim, o gestor deve analisar características como:
- experiência do usuário: a interface deve ser intuitiva e fácil de usar;
- personalização: a ferramenta precisa ser personalizável para se adaptar ao fluxo de processos de cada negócio;
- suporte técnico: entre em contato com a empresa e veja como é a velocidade e qualidade de seu atendimento. Isso já mostra como será o suporte após se tornar cliente;
- capacidade de gerar documentação: entenda se há analise a geração automática de relatórios, coleta e envio de documentos, diagramas de fluxo, registros de atividades e monitoramento do desempenho;
- facilidade de implementação: se a empresa não tem tempo a perder, veja ferramentas low code ou no code, conforme citamos anteriormente, que usam pouco ou nenhum código de programação para implementar o software;
- integração com outros sistemas e tecnologias: veja a capacidade da plataforma se integrar com outros sistemas e tecnologias, como ERP e CRM, justamente para centralizar dados e facilitar a boa gestão.
Como implementar uma ferramenta de BPMS na empresa?
Ao escolher ferramentas no-code ou low-code, acredite: a implementação é fácil e rápida e não requer dias e dias para realmente ser usada. Basta algumas configurações e está pronta!
Porém, de todo modo, existem algumas fases para uma implementação eficiente e bem planejada.
Veja abaixo como implementar uma ferramenta de BPMS na empresa de acordo com suas etapas!
- Planejamento e identificação de objetivos e estratégias de negócios: faça a definição de KPIs, indicadores de desempenho, para monitorar os resultados. Quais métricas vão mostrar se a empresa está alcançando suas metas?
- Mapeamento de processos: defina o modelo de negócio, mapeie as etapas de seus processos e reestruture as operações como elas deveriam ser.
- Automação de fluxos de trabalho: entenda quais tarefas manuais precisam (e podem) ser automatizadas e elimine as que não agregam valor ao cliente.
- Simulação dos fluxos e análise da aderência: o primeiro processo a ser automatizado deve ser simples e fácil de gerenciar para analisar sua aderência durante o uso da ferramenta e realizar melhorias, caso necessite.
- Controle e monitoramento de desempenho: com as KPIs definidas na fase 1, faça o monitoramento contínuo com análise de relatórios e dashboards com dados em tempo real. E, aos poucos, veja o que pode ser otimizado e faça melhorias.
Qual a melhor ferramenta para gestão de processos?
A melhor ferramenta para gestão de processos é um BPMS no-code e low-code, que facilita todo o processo de implementação e atualização, melhorando a eficiência operacional e de gerenciamento.
A plataforma Lecom, por exemplo, agrega a abordagem BPM com o desenvolvimento low-code e funcionalidades no-code, tornando a gestão muito mais dinâmica, assertiva, colaborativa e inteligente.
A Lecom realiza mapeamento, gestão e automação de processos com integração de diversas tecnologias. Com interface simples e completa, permite autonomia no uso da ferramenta.
Confira dois cases de sucesso da Lecom e veja como a plataforma pode gerar excelentes resultados para seu negócio:
- Servier do Brasil otimiza mais de 5 mil horas de trabalho ao ano utilizando a plataforma Lecom
- Case BPM Prefeitura de Santos
Você também pode simplificar, acelerar e melhorar processos empresariais com a plataforma de automação inteligente de processos Lecom. Veja como é fácil: faça um tour guiado da plataforma!
