Saber como fazer um fluxograma de processos é essencial se você deseja organizar sua empresa e, como consequência, alcançar melhores resultados.
Isso porque manter o controle das suas atividades pode ser o que te impede de conquistar suas metas de produtividade e evitar gastos desnecessários. Foi o que mostrou o estudo realizado pela Gartner, que apontou um prejuízo anual de até 15 milhões de dólares para empresas que não se atentam ao mapeamento de processos.
Pensando nisso, a Lecom preparou um material que te ajuda a entender como fazer um fluxograma de processos e como esse método de organização pode te ajudar a transformar sua rotina de produtividade.
O que é um fluxograma?
O fluxograma é uma ferramenta visual que, por meio de formas geométricas e setas, auxilia na identificação e definição dos processos que compõem uma organização. Com ele, é fácil localizar etapas, entender quais os próximos passos e até solucionar eventuais erros de execução ou processamento.
O fluxograma para empresas, portanto, funciona como um quadro em que cada um dos processos, desde o recebimento da demanda, até sua entrega ao cliente, é documentado por meio de desenhos criados por ferramentas específicas para, assim, tornar a organização clara para todos.
Isto, na prática, significa que toda a sua equipe poderá consultar a ordem e ter muito mais controle de processos envolvidos na execução do seu negócio.
Porém, para que o fluxograma seja eficiente, é importante que, além de entender o que se trata, você siga algumas regras de construção que prezem pela clareza das informações e pela organização bem definida da sua empresa.
O fluxograma BPM: como funciona e como aplicá-lo na prática?
A criação de um fluxograma BPM, do inglês “Business Process Management” (Gestão de Processo de Negócios) funciona como um mapa que indica a ordem dos processos necessários para o funcionamento de uma empresa.
Na prática, podemos considerar o fluxograma como uma ferramenta de BPM, uma vez que as imagens e indicações dele serão a representação do passo a passo necessário para uma gestão de processos funcional dentro de uma empresa.
Contudo, para que seja de fato funcional, é preciso saber, antes de tudo, como fazer um fluxograma de processos – confira a seguir!
Como fazer um fluxograma de processos?
Para saber como fazer um fluxograma de processos eficiente, você deve determinar as etapas de uma demanda, quais os eventuais erros que podem ocorrer, bem como suas respectivas soluções, definir as pessoas responsáveis por cada uma das etapas e, por fim, os documentos necessários para sua execução.
Estas informações, quando reunidas e devidamente documentadas, permitem que você tenha uma visão mais estratégica sobre o seu negócio e que a organização do seu fluxo de processos esteja sempre atualizada e dentro do esperado.
Em linhas gerais, o fluxograma de processos funciona como um mapa que contém tudo o que você precisa para executar as tarefas inerentes ao seu negócio, do início ao fim, considerando, inclusive, os percalços que possam ocorrer.
No entanto, vale aqui um ponto de atenção: saber como fazer um fluxograma de processos não basta! Até porque, para começar a desenhá-lo, antes de qualquer coisa, você, gestor, precisa entender profundamente sobre os procedimentos e a organização da empresa, os eventuais problemas que possam surgir e as formas mais eficazes de resolvê-los.
O que deve conter um fluxograma?
De forma geral, o que deve conter um fluxograma são as informações inerentes à realização dos processos necessários à entrega de uma demanda.
Por exemplo: você (ou a pessoa que designada como responsável pela criação do fluxograma) deve incluir no mapeamento todas as etapas pelas quais o seu produto ou serviço passa; desde a entrada da demanda, até o pós-venda – o que, na prática, representa um diferencial dos seus negócios.
Isto é, um fluxograma de processos ideal para o nosso exemplo deve conter:
- indicação sobre a origem e destino das demandas recebidas em todos os níveis;
- quais as pessoas responsáveis por cada uma das etapas envolvidas;
- quais atividades devem ser executadas por cada setor envolvido na demanda;
- quais os eventuais erros possíveis e suas soluções;
- informações sobre a entrega e destinatário final do produto ou serviço;
- informações sobre o atendimento pós-venda e nível de satisfação, quando houver.
É importante frisar que, para cada etapa registrada no fluxograma de processos, é preciso considerar o tipo de imagem que será utilizada em sua representação visual. Isso garante que todas as pessoas envolvidas durante o procedimento estarão alinhadas e saberão quais os próximos passos.
Para isso, você pode considerar alguns aspectos importantes que te ajudam a mapear esses procedimentos
- Priorização de atividades
Quais são as atividades que não podem faltar para a plena execução de uma tarefa? Quais são secundárias? Nesta primeira etapa, você deve elencar as prioridades da sua organização, levando todo o procedimento em consideração.
Assim, ao transferir suas ideias para a representação visual, todos os colaboradores terão facilidade em entender o fluxo que as demandas devem seguir até a entrega final.
- Integração entre sistemas
Tão importante quanto as pessoas que realizarão determinadas tarefas, são os softwares e sistemas que as ajudarão a concluir o processo. Por isso, todos os sistemas da sua empresa devem, necessariamente, estar conectados, livres de falhas e aptos para realizar as atividades esperadas.
- Pontos de atrasos, problemas e acúmulos de tarefas
É necessário que também sejam identificados os pontos que podem gerar atrasos, acúmulos ou eventuais problemas, sejam causados pelas pessoas, pelo sistema ou por um conjunto de causas.
Isto garante que, mesmo se erros ocorrerem, as formas de solucioná-los já estarão definidas e prontas para serem executadas, diminuindo, dessa forma, o tempo de atrasos e o acúmulo de atividades entre os times.
- Experiência do cliente
Ao contrário do que muitos pensam, o processo não finaliza com a entrega do projeto ao cliente. Uma organização eficiente também se preocupa com o pós-venda, garantindo atendimento, resolução de problemas e esclarecimento de dúvidas para o usuário, mesmo após a etapa de execução da demanda ter sido realizada na empresa.
Estes 4 pontos, de modo geral, traduzem o que deve conter um fluxograma funcional. É claro que, com o tempo, você pode implementar novas informações e até novas etapas na sua organização para tornar os processos mais eficientes e satisfatórios, tanto para você, quanto para seus colaboradores e seus clientes.
Entender como fazer um fluxograma de processos e seu funcionamento é imprescindível para que você tenha muito mais controle sobre os procedimentos realizados na empresa e saiba, inclusive, como implementar melhorias para aspectos que apresentam falhas.
Use uma plataforma de gerenciamento de processos
Fazer um fluxograma de processos é uma etapa essencial para refinar a organização da sua empresa e, para isso, você precisa contar com uma plataforma que te ampare em todos os passos desse gerenciamento.
Com a Lecom, você organiza o fluxo e a gestão de processos dos seus negócios de forma inteligente e eficaz, sem precisar programar nada! Tudo isso para que você gerencie e execute suas tarefas de forma organizada e muito mais assertiva.
Na plataforma, além de criar o seu fluxograma, você organiza as informações, agiliza rotinas, acompanha indicadores, cria automações integradas ao sistema da sua empresa e monitora a realização de todas as tarefas do seu fluxo de forma rápida, fácil e diretamente na sua tela.
Conheça a plataforma Lecom pelo tour guiado e entenda, passo a passo, como nós podemos te ajudar no gerenciamento de processos da sua empresa.
