No mundo dos negócios, entender o que é BPMS e o que é BPM é essencial para a organização. Pode não parecer, mas essas pequenas siglas carregam significados importantes e que fazem total diferença na sua empresa, tanto para a produtividade quanto para os lucros e a forma como seus clientes percebem sua marca.
Muitos gestores pelo mundo já aplicam e percebem diariamente o poder dessas metodologias: segundo a Mordor Intelligence, o mercado de BPM está em alta e a previsão é de que, em 2029, alcance os US$ 26,17 bilhões em investimentos. No relatório, um dos motivos dessa busca pelo setor é justamente pelos benefícios de um BPMS, como implementação de inteligência artificial e redução de custos.
Ficou curioso e quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura.
Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre:
- o que é BPMS;
- o que é o BPM;
- como funciona o ciclo de vida do BPMS;
- quais as principais funções desta metodologia;
- como o BPMS se comunica com a automação de processos;
- como escolher uma ferramenta BPMS para sua organização.
Não deixe de conferir!
O que é BPMS? E BPM?
O Business Process Management System — ou Suite — (BPMS) é um tipo de sistema para gerenciamento de processos empresariais. Em outras palavras, é um software para implementação das práticas de BPM — Business Process Management, modelo de gestão focado em otimizar os procedimentos internos de uma empresa por meio da padronização.
Ou seja, BPM é uma prática voltada à estruturação dos procedimentos que compõem um fluxo de trabalho, enquanto o BPMS é a ferramenta por meio da qual essa disposição torna-se possível.
Ao compreender o que é BPMS e como aplicá-lo, você passa a ter uma ferramenta para gestão de processos capaz de condensar todas as ações em um só lugar. Com este software, você também desfruta de inúmeros benefícios, como:
- mais transparência;
- aumento da produtividade;
- otimização da comunicação interna;
- mais controle da gestão;
- redução dos custos;
- melhor experiência para os colaboradores e clientes;
- redução dos erros e dos riscos.
Além disso, ter uma boa gestão em um sistema único poupa tempo e evita dores de cabeça. Afinal, você pode planejar as ações sem precisar abrir dezenas de softwares ou planilhas diferentes.
Aproveite para ler também: por que você precisa de uma ferramenta de automação de processos?
Qual é o ciclo de vida do BPMS?
O ciclo de vida do BPMS é o mesmo que o do BPM, e ambos são formados por 6 etapas que se organizam em um ciclo contínuo:
- modelagem dos processos;
- implementação;
- execução;
- monitoramento;
- otimização;
- automação e manutenção.
Compreenda mais sobre cada uma a seguir.
- Modelagem dos processos
Nesta primeira fase, você deve identificar, analisar e mapear os processos de um fluxo de maneira visual. Para tal, você pode usar um fluxograma, por exemplo, no qual conste todas as tarefas e seus responsáveis e representá-los por meio de formas e cores específicas.
A modelagem envolve:
- identificação dos processos atuais;
- desenho do processo otimizado (ou dos novos processos);
- uso de notações gráficas, como o BPMN (business process model and notation, uma forma de representação gráfica dos procedimentos).
O principal objetivo ao criar a modelagem é compreender o fluxo de atividades e seus participantes, além de identificar gargalos e ineficiências.
- Implementação
Após a modelagem, implemente os processos no software BPMS. Nesta fase, você deve:
- configurar as regras de negócio;
- definir papéis e responsabilidades;
- integrar o processo aos sistemas anteriores e base de dados;
- automatizar tarefas (quando possível).
Ou seja, nesta etapa, você começa a aplicar o modelo criado anteriormente para colocar o novo planejamento em prática.
- Execução
Nesta fase, o BPMS executa os processos conforme a definição na etapa anterior. Aqui, os usuários interagem com o sistema e realizam as tarefas não automatizadas, enquanto o sistema executa de forma autônoma as que já foram.
A partir deste momento, o BPMS entra em ação para executar ações e garantir a eficiência do fluxo.
- Monitoramento e controle
O próprio BPMS monitora as execuções e emite relatórios completos sobre o funcionamento das operações. Assim, você extrai dados importantes sobre o que funciona ou não, o que precisa melhorar e o que não agrega valor ao fluxo. Neste momento, você pode monitorar indicadores de performance, exceções ou desvios dos processos e até o status de qualidade dos resultados.
Desta forma, você obtém controle total sobre as atividades e pode alterar o que precisa para conquistar mais eficiência, produtividade e melhorias gerais.
- Otimização
O mercado muda constantemente e, para acompanhá-lo, você precisa mudar também. Com um bom BPMS, você identifica todas as possibilidades de atualização e pontos de insucesso para evitar obsolescências e prejuízos. Ou seja, além de melhorar seu fluxo de trabalho, a ferramenta possibilita a melhoria contínua dos seus processos.
- Manutenção
Uma vez implementados os processos, é indispensável mantê-los atualizados. Portanto, lembre-se de analisar os relatórios e estudar novas formas de otimizar suas operações sempre que necessário. Assim, você mantém sua produtividade, conformidade em relação a normas e leis e evita perdas por desatualização.
Aliás, vale reforçar que a última etapa é cíclica, ou seja, a manutenção é constante. Caso a performance do projeto esteja aquém do esperado, é preciso identificar os pontos de ineficiência e propor novas soluções.
Como resultado, você corrige os erros, potencializa o que fez de certo durante a execução e garante que a sua gestão seja mais fluida e assertiva. Assim, a cada novo ciclo, você ganha mais conhecimento e performance.
As 5 principais funções de um BPMS
O âmbito de atuação de um BPMS é muito amplo e pode ajudar em inúmeros aspectos do seu negócio. Porém, existem 5 utilidades que fazem muita diferença. Confira, abaixo, as principais funções de um BPMS:
- modelagem: permite que você estruture e documente os processos. Assim, fica mais fácil compreender quem são os responsáveis pelas tarefas e quais os pontos que precisam melhorar;
- automação de processos: a automação com BPMS permite a realização de atividades de forma autônoma. Você deve automatizar tudo o que for burocrático, repetitivo e mecânico para aumentar a eficiência e reduzir as chances de erros;
- gestão de regras e conformidades: ao configurar o BPMS, você define sob quais regras o sistema deve atuar (inclusive normas legais). Assim, você garante a conformidade e evita erros que podem incorrer em multas ou outras penalidades;
- monitoramento em tempo real: o BPMS oferece painéis que permitem o acompanhamento dos processos em tempo real. Assim, você monitora métricas importantes e recebe notificações em caso de problemas ou falhas;
- integração: o BPMS é facilmente integrável aos sistemas nativos e bancos de dados do seu negócio. Ou seja, ao adotar esta ferramenta, você não corre o risco de perder informações importantes.
Quais são os principais benefícios de um BPMS?
Depois de entender o que é BPMS e conhecer suas funções, vamos falar sobre os benefícios desta ferramenta aplicada ao seu negócio! Confira, a seguir, as principais vantagens que este sistema oferece.
- Automação com BPMS
Além de melhorar a eficiência, a automação ajuda a reduzir as chances de erros manuais durante os processos. Afinal, uma vez que você configura a ferramenta conforme sua necessidade, a realização acontece de acordo com o previsto, ou seja, sem erros e sem prejuízos.
- Flexibilidade e adaptabilidade
O BPMS permite ajustes rápidos nos processos sem interromper a operação. Desta forma, você mantém o fluxo atualizado e funcional, baseado nas regras relevantes para seu negócio.
- Melhoria na experiência do cliente
Processos padronizados, com menos chances de erros e constantemente atualizados, levam a entregas mais satisfatórias. Assim, além de ter um fluxo de trabalho mais organizado e eficiente, você preza pela satisfação de quem consome seus produtos ou serviços.
- Redução de custos operacionais
A automação e eficiência operacional produzida pelo BPMS reduzem significativamente os custos relacionados às tarefas. Um bom exemplo é a necessidade de força de trabalho humana, que passa a ser dispensável e pode ser realocada em setores mais estratégicos.
- Melhoria na colaboração interna
A comunicação e colaboração dos funcionários são aspectos que melhoram significativamente com o BPMS. Afinal, ao documentar e apresentar de forma clara as atribuições de cada pessoa que compõe o fluxo, toda a operação funciona de forma mais coesa.
- Tomada de decisão baseada em dados
Os relatórios do BPMS permitem uma visão muito mais clara do que você precisa fazer para otimizar os processos. Desta forma, ao compreender suas necessidades, você baseia suas decisões em aspectos factuais e que fazem sentido para sua organização.
Veja mais: entenda os conceitos sobre modelagem de processos do BPM
Como escolher uma ferramenta BPMS para seu negócio?
Pronto, agora você já sabe o que é BPMS e quais os benefícios dessa metodologia para seu negócio! O próximo passo, é escolher uma boa plataforma, que atenda às suas necessidades e permita que você desfrute das vantagens que vimos anteriormente.
É necessário observar um sistema que ofereça uma gestão inteligente de processos: centralize as informações e agilize as rotinas de modo a tornar o acompanhamento e monitoramento completos. E é exatamente o que a plataforma Lecom faz pelo seu negócio.
A propósito, a Plataforma de Automação Inteligente de Processos da Lecom Tecnologia ajuda a sua empresa a reduzir até 20% dos custos operacionais ainda no primeiro ano de implementação. Veja como!
1. Facilidade de uso
A plataforma Lecom é intuitiva e, portanto, bem simples de usar. Logo, você não fica perdido, sem saber como criar ou executar uma atividade. Além disso, você consegue acompanhar todos os resultados da sua equipe.
Tudo em um só lugar, de forma rápida, ágil e fácil de implementar.
2. Capacidade de integração com outras tecnologias
As empresas usam diversos sistemas diferentes, e é essencial que o seu BPMS se integre aos softwares para facilitar o compartilhamento e monitoramento de informações.
A plataforma Lecom possibilita a integração simples e em tempo real com diversos softwares, o que te permite manter o controle total das operações do negócio.
3. Segurança
Segurança é um assunto sério. A solução usa tecnologias de ponta para garantir que todas as suas informações fiquem seguras e inacessíveis a terceiros.
4. Capacidade de escalabilidade
Quer implementar o BPMS em mais de um departamento? Pois saiba que é possível com a plataforma Lecom. A solução oferece grande capacidade de escalabilidade, o que permite seu uso simultâneo em várias áreas do seu negócio!
5. Resultados reais
Para finalizar, a plataforma Lecom tem cases reais de sucesso do uso do nosso BPMS, como o da Jalles, que reduziu o tempo de atividades de 3 dias para 2 horas. Aliás, veja o que o gerente de TI da empresa, Eder Fantini Junqueira, comentou sobre a solução:
“Sempre tive boas referências sobre a Lecom e ouvi muitos relatos positivos sobre a plataforma. Desde o início da parceria, em janeiro de 2020, implementamos uma série de processos e fizemos diversas melhorias. Hoje, a solução é utilizada em todas as áreas da empresa, e essa implantação aconteceu rapidamente. É uma ferramenta fácil e escalável, com grande simplicidade de desenvolvimento, e se tornou peça importante na nossa rotina.”
Quer saber mais? Então, confira: metodologia BPM — Conheça os diferenciais da plataforma Lecom
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