Você já se perguntou o que é gestão eletrônica de documentos? Essa é uma prática que ganha mais popularidade a cada dia em todo o mundo, tornando-se cada vez mais acessível.
Inclusive, segundo dados da Business Fortune Insights, esse mercado foi avaliado em mais de 5.5 bilhões de dólares em 2022 e a previsão é que cresça ainda mais nos próximos anos.
Sendo assim, é possível dizer que esse é o futuro dos registros dos negócios. Para compreender melhor, explicamos no artigo a seguir o que é, quais os tipos e os principais benefícios da gestão eletrônica de documentos para você. Confira!
O que é gestão eletrônica de documentos?
Gestão eletrônica de documentos — ou, simplesmente, GED — é um programa que centraliza o armazenamento e a organização de documentos importantes para uma empresa. Em outras palavras, é um sistema usado pelas companhias para facilitar o acesso e garantir a segurança de informações sensíveis, como dados de funcionários e clientes.
Graças às suas atribuições, a tecnologia é capaz de otimizar o dia a dia dos negócios. Se antes, quando um setor precisava ter acesso a um documento, o responsável precisava ir no arquivo e vasculhar centenas de folhas de papel em busca do registro correto, com essa ferramenta, é possível ter acesso ao que precisa com apenas alguns cliques.
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Quais são os tipos de gestão eletrônica de documentos?
De maneira geral, existem 5 tipos de gestão eletrônica de documentos. São eles:
- gerenciamento de conteúdo: basicamente, serve para criar ou modificar documentos de maneira digital. É muito usado em sites;
- gerenciamento de fluxo de trabalho: registra e gerencia os processos empresariais, segmentados como um passo a passo;
- conversão de imagens: transforma imagens em documentos digitais, como a criação de um PDF a partir da foto de um contrato;
- gerenciamento de registros: armazena documentos importantes relacionados ao funcionamento dos serviços oferecidos pela companhia, como contratos e licenças;
- gerenciamento de conteúdo empresarial: também guarda e mantém protegidos dados como cronogramas de atividades das empresas e regulamentos.
Compreendeu? Então, continue a leitura para descobrir para que serve a gestão eletrônica de documentos!
Para que serve a gestão eletrônica de documentos?
Basicamente, a gestão eletrônica de documentos serve para digitalizar e armazenar os conteúdos sensíveis das empresas. Além disso, ela tem a funcionalidade de otimizar o acesso a essas informações, uma vez que tudo fica disponível no sistema das companhias.
Nesse sentido, é possível dizer que a GED tem como objetivos:
- facilitar e controlar os processos de armazenamento e o acesso a documentos;
- padronizar os procedimentos, como classificação e descarte;
- controlar o fluxo dos registros;
- preservar o patrimônio empresarial;
- trazer mais transparência para os procedimentos.
Após explicar o que é gestão eletrônica de documentos e quais os tipos disponíveis, trouxemos também os principais benefícios dessa ferramenta para os negócios. Confira a seguir!
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Por que usar uma gestão eletrônica de documentos? 4 benefícios para as empresas
Abaixo, trouxemos 4 benefícios da gestão eletrônica de documentos para te ajudar a se convencer de que essa ferramenta pode fazer a diferença no seu negócio!
1. Poupa tempo
Imagine a seguinte situação: o setor de recursos humanos — RH — de uma empresa de planos de saúde precisa urgentemente dos documentos de um dos colaboradores para conseguir liberar suas férias.
Caso a companhia use um sistema de gestão antigo, o responsável precisa ir até o arquivo procurar pelo registro correto. Nesse processo, ele pode levar horas até encontrar o documento. Com o GED, situações assim não acontecem, visto que basta digitar o nome do colaborador ou a identificação das informações buscadas para acessá-las.
Como resultado, a empresa poupa bastante tempo, e esses minutos — ou horas — a mais podem ser gastos em outras atividades, aumentando, assim, os níveis de produtividade.
A propósito, esta pesquisa, feita pela AWV e apresentada por uma empresa de assinaturas eletrônicas, indicou que as companhias podem economizar até 80% do seu tempo se usarem um sistema do tipo no dia a dia.
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2. Diminui a incidência de erros
Já pensou na dor de cabeça que é armazenar um documento importante no lugar errado e depois não conseguir encontrá-lo?
Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, as chances dessa confusão acontecer são mínimas. Afinal, as plataformas costumam ser bem intuitivas, reduzindo a incidência desse tipo de erro.
E tem mais! Elas promovem a padronização dos processos, ou seja, criam um passo a passo do que precisa ser feito.
Inclusive, muitos dos procedimentos são abertos e finalizados automaticamente. Para isso, basta que cada responsável execute sua tarefa. Dessa forma, o trabalho é repassado para o setor seguinte, até parar no arquivo em nuvem.
3. Reduz os custos
A gestão eletrônica de documentos é capaz de reduzir os custos operacionais, especialmente aqueles com papéis e espaços específicos para armazenamento de registros.
Com o processo, você só imprime o que realmente for necessário. Todo o restante pode, inclusive, ser assinado on-line.
E isso já foi comprovado. Como mostramos anteriormente, a pesquisa da AWV também apontou que as empresas podem ter uma redução de custos de cerca de 40% com a GED.
No mais, essa ferramenta é melhor para o meio ambiente, afinal, ajuda a reduzir o uso e o desperdício de papel. Logo, o planeta agradece o esforço.
4. Traz mais segurança
Para finalizar, uma plataforma de gestão eletrônica de documentos é mais segura. Com ela, apenas pessoas autorizadas têm acesso aos registros. A propósito, é possível até segmentar a circulação das informações, criando níveis de segurança.
Desse modo, você garante que os dados dos seus clientes e colaboradores não caiam em mãos erradas, comprometendo toda a companhia.
E aí, compreendeu o que é gestão eletrônica de documentos e está pronto para testar essa ferramenta?
Então, aproveite para conhecer a Plataforma Lecom, uma plataforma de gestão inteligente de processos que permite, inclusive, realizar a gestão eletrônica de documentos de maneira fácil e produtiva, facilitando, assim, o dia a dia do seu negócio.
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