Entender o que é workflow e saber como e qual aplicar à sua organização é um dos jeitos mais efetivos de atingir melhores resultados. É essencial compreender exatamente como funcionam os fluxos em sua empresa, e de que maneira você pode alterá-los e/ou ampliar a eficiência operacional deles!
Neste artigo, iremos explicar o que é, de fato, o workflow e daremos algumas dicas para você avaliar, decidir e criar o modelo mais eficaz para o seu negócio. Confira!
O que é workflow?
Saber o que é workflow não é difícil, principalmente se você está familiarizado com o conceito de fluxo de atividades, muito difundido no universo corporativo.
Trata-se do conjunto que identifica o modo como os processos organizacionais são aplicados a fim de levar o projeto ao resultado esperado. Essa cadeia de atividades deve ocorrer em sequência, e precisa ser realizada regularmente para ser um workflow.
Em suma, as tarefas que fazem parte de um fluxo específico de trabalho precisam ser concluídas na sequência certa, como se fossem itens marcados em uma lista. Ele nem sempre é limitado a uma única área, e pode envolver grandes processos realizados na organização.
É importante contar com um workflow para tudo, incluindo contratação de funcionários, inserção de dados de contrato em um sistema e até a criação de novos formulários, se necessário.
Sem isso, a empresa pode se perder, reduzir sua eficiência e entregar menos valor aos seus produtos finais!
Como definir os melhores workflows para sua organização
Ao perceber certos gargalos ou falhas, é crucial avaliar a situação e colocar em pauta um redesenho dos processos de sua empresa. O principal ponto disso é refazer alguns fluxos de trabalho do início, e assim garantir entregas mais eficientes aplicando algum modelo específico.
Existem três tipos de workflow mais conhecidos:
- de produção — pensado para quem já tem procedimentos totalmente definidos, e mudanças que não são aplicáveis nem nos processos, nem nas regras;
- administrativo — para quem trabalha com atividades mais previsíveis, com regras simples, como documentos e formulários;
- ad hoc — tudo pode ser alterado para atingir o objetivo, inclusive durante o período de execução de tarefas e atividades.
Mas, afinal, como saber qual o melhor para aplicar em sua organização? Veja as dicas!
Análise de processos
Além de saber o que é workflow, para definir um é essencial ter um bom conhecimento a respeito dos processos que são realizados em sua empresa. Se você ainda não atingiu essa maturidade, é importante fazer a análise.
Com base no diagrama de processos, veja quem são os atores, entenda os fluxos e em que momento uma área encontra a outra. Partindo disso, veja quantos workflows tem e quais merecem mais atenção.
Desenhe os fluxos
Determine, do início ao fim, quais fluxos serão aplicados e trabalhados. Liste todas as tarefas, processos, desvios, alterações e pontos de maior e menor volume de falhas. Partindo daí, você pode criar versões para a melhoria desses processos e fluxos.
Aponte, principalmente, quais devem ser as ações que iniciam e finalizam o workflow. Assim, ficará claro quem são os responsáveis por cada atividade e por cada etapa do processo. . Isso evita que workflows diferentes realizem a mesma tarefa, o que seria um desperdício de tempo e deixaria o trabalho todo menos ágil.
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