Empresas dos mais diversos setores têm compreendido a relevância de mapear fluxos, entendendo como a prática pode auxiliar no dia a dia do negócio. No entanto, ainda existem muitas organizações que não sabem como uma ferramenta de desenho de processos pode melhorar o desempenho e a performance do negócio.
Se você faz parte desse segundo grupo, chegou a hora de entender mais sobre o assunto. A seguir, confira por que desenhar processos é importante e veja nossas dicas de ferramentas excelentes para te ajudar nessa tarefa. Vamos lá!
Qual a importância do desenho de processos organizacionais?
O desenho de processos organizacionais é importante porque ajuda a criar, padronizar e otimizar os fluxos internos para alcançar os objetivos de maneira mais fácil e ágil. Assim, a empresa consegue um alinhamento estratégico e uma melhor comunicação entre todas as equipes, influenciando positivamente em seus resultados.
Para que a organização alcance suas metas e continue ativa e crescendo, é preciso não apenas traçar os objetivos, mas planejar formas de atingi-los. Nessa hora, o mapeamento e o desenho de processos organizacionais são grandes aliados.
Isso porque as práticas permitem identificar a forma como a empresa está organizada, incluindo seus pontos fortes e oportunidades de melhoria.
O que é uma ferramenta de desenho de processos?
Uma ferramenta de desenho de processos é um sistema que permite ilustrar os fluxos das operações que acontecem em uma empresa. Ou seja, você pega as atividades que são realizadas e as transforma em um desenho, de forma que consiga visualizar e padronizar melhor, além de identificar possíveis otimizações.
4 principais vantagens de utilizar uma ferramenta de desenho de processos
Usar uma boa ferramenta de desenho de processos organizacionais contribui em aspectos como:
- documentação de processos;
- entendimento da equipe;
- identificação de gargalos;
- alinhamento entre os setores.
A seguir, confira, em detalhes, cada um desses benefícios.
1- Documentação de processos
Uma empresa que atua com fluxos de trabalho informais, ou seja, sem registros, não tem clareza do andamento das tarefas que precisam ser executadas.
Essa informalidade pode causar prejuízos, como perda de prazos, desperdício ou insuficiência de recursos, falta de padronização ou qualidade nos produtos e serviços.
Com uma ferramenta de desenho de processos, a empresa tem documentada cada ação executada, evitando mal-entendidos.
2- Entendimento da equipe
Certamente você já ouviu a frase “quer que eu desenhe?” quando não compreendeu muito bem determinado assunto.
Essa expressão, apesar de ser usada constantemente de modo grosseiro, é uma excelente forma de entender por que uma ferramenta de desenho de processos pode ajudar a assimilar um projeto ou objetivo.
Isso porque o ser humano é, em essência, visual. Pesquisadores acreditam, inclusive, que mais de 80% da informação que o ser humano leva até o cérebro é obtida visualmente.
Nesse sentido, fazer um mapeamento visual é uma alternativa eficaz para simplificar a compreensão dos envolvidos, que conseguem acompanhar mais facilmente o andamento do plano.
3- Identificação de gargalos
Uma das maiores vantagens do mapeamento e desenho de processos é a possibilidade de identificar erros e atrasos rapidamente e, consequentemente, corrigi-los.
Mesmo que nenhuma falha seja percebida, ao visualizar os processos é fácil perceber oportunidades de melhoria. Dessa forma, a empresa pode aprimorar as operações continuamente.
4- Alinhamento entre os setores
Por fim, o desenho de processos também favorece a relação entre os setores e equipes. Afinal, a ferramenta permite que todos tenham uma visão clara do andamento do processo, assim como as ações pendentes e seus responsáveis.
Essa troca de informações permite que todos estejam “na mesma página”, evitando conflitos e facilitando a integração de novos colaboradores ou participantes em determinado projeto.
Leia também: Como a automação de processos está aumentando a produtividade das empresas?
Como escolher a ferramenta ideal? Dicas essenciais
Se você quer aproveitar as vantagens do mapeamento visual de processos, precisa escolher a ferramenta certa. Para isso, os pontos mais importantes para analisar são:
- facilidade de uso: para que a ferramenta cumpra o objetivo de compartilhar informações entre todos os setores, é fundamental que as equipes consigam explorá-la. Para isso, é essencial que o recurso seja fácil de mexer e intuitivo, o que facilitará a adesão e a produtividade dos times;
- possíveis integrações: certamente, a sua empresa já usa outros sistemas para os mais variados objetivos, não é? Então, a ferramenta escolhida precisa ser compatível, ou seja, permitir integrações com os sistemas operacionais e os dispositivos implementados por você e sua equipe;
- variedade de modelos: uma ferramenta completa precisa permitir a criação de diferentes modelos de diagrama. Dessa forma, você pode escolher aquele que mais se adequa ao processo que será ilustrado;
- suporte: uma vez que os processos organizacionais da sua empresa estarão desenhados na ferramenta, é fundamental que ela ofereça um bom suporte ao cliente. Afinal, em caso de dúvidas ou falhas, você precisa ter o auxílio de alguém para solucioná-los rapidamente.
Como usar uma ferramenta de desenho de processos?
Agora você já sabe como o desenho de processos pode contribuir para os resultados da sua empresa, certo? Então, agora, vamos entender como usar essa ferramenta no dia a dia de um negócio.
Você deve estar imaginando que o primeiro passo ao começar a usar essa ferramenta é desenhar, não é? Porém, na prática, não é bem assim!
A etapa inicial, na verdade, é entender qual fluxo interno será documentado. Ou seja, o processo que precisa ser desenhado para ser melhor compreendido e aprimorado.
Esse planejamento envolve a definição do processo, as pessoas envolvidas, as etapas principais e afins.
Com essas informações em mãos, aí, sim, você deve passar para a ferramenta de desenho.
Lembre-se que quanto mais detalhado o fluxograma for, com descrições, prazos, responsáveis, etc, mais preciso e informativo será.
Para isso, existem boas práticas que podem te ajudar:
- Foque na simplicidade para facilitar a compreensão do desenho por todos da equipe;
- Inclua informações relevantes que possam interferir no alcance das metas;
- Deixe o desenho o mais visual possível utilizando símbolos, elementos e cores;
- Organize as etapas do processo de forma sequencial para garantir o alinhamento das equipes;
- Mantenha o registro de todas as etapas anteriores dos diagramas para conferir, se for necessário.
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Agora ficou clara a importância do desenho de processos e sua contribuição para a gestão organizacional, não é?
É hora de conhecer a plataforma que tem todos os diferenciais apontados – facilidade de uso, capacidade de integração, possibilidade de construir diversos fluxos e suporte eficiente – e pode auxiliar e otimizar os fluxos internos da sua empresa.
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