A busca pela evolução é uma constante na vida de gestores que priorizam o avanço dos negócios e a competitividade em mercados voláteis. Se você também quer saber como melhorar os processos internos da empresa, saiba que, segundo a Gartner, as estratégias de automação estão em alta.
Quando os processos são bem estruturados e com gestão eficiente, garantem mais assertividade, produtividade e otimização de recursos. É importante buscar o aprimoramento contínuo de negócio, afinal, a evolução é essencial neste contexto.
Para esclarecer esse assunto e entender como melhorar os processos internos de uma empresa, continue lendo. Neste artigo, falaremos sobre como mapear processos, as vantagens da automatização e como implementar essa estratégia de maneira eficaz.
A importância do mapeamento de processos
O ideal é que os processos empresariais estejam sempre se aprimorando, conforme a necessidade do negócio. Dessa forma, continuarão sendo eficientes e capazes de prevenir falhas e perdas de produtividade.
Até porque, diante da concorrência do mercado atual, é importante conhecer e saber como melhorar os processos internos de uma empresa para otimizar a maneira de entregar valor ao cliente.
Para isso, vale investir no mapeamento dos processos, uma etapa na qual você identifica as suas necessidades, com as eventuais falhas e pontos de melhorias, transferindo essas informações para um diagrama de fácil visualização, como um fluxograma ou matriz SIPOC.
Com esses recursos, você visualiza todo o fluxo de movimentação do negócio, com os respectivos responsáveis por cada tarefa ou atividade. Assim, é muito mais fácil identificar falhas – sejam elas humanas ou no processo em si – e também resolvê-las de uma maneira devidamente otimizada para melhorar os processos internos de uma empresa.
Como fazer automação de processos na sua empresa?
Muitos gestores já veem na automação uma forma de como melhorar os processos internos da empresa. Pela vasta gama de ferramentas e metodologias que podem ser aplicadas nas automatizações, este é um mercado em pleno crescimento.
As vantagens de automatizar os processos incluem:
- comunicação integrada;
- facilidade para estabelecer prioridades e responsabilidades;
- agilidade;
- mais produtividade e diminuição nos erros;
- controle de desempenho;
- padronização de procedimentos;
- redução de custos operacionais;
Contudo, assim como qualquer nova implementação, para ser funcional e melhorar os processos internos de uma empresa, a automação precisa respeitar alguns passos fundamentais.
Logo, é essencial que você saiba como fazer a automação de processos. Essa sequência garante que sejam percebidas as vantagens de automatizar as tarefas logo nas primeiras semanas de atividades.
1 – Diagnóstico interno
O primeiro passo para melhorar os processos de uma empresa é avaliar a situação atual. Nesse ponto, será possível decidir quais serão os caminhos mais eficientes para aprimorar o funcionamento do negócio.
A partir dessa análise, pode-se verificar quais são os maiores problemas e, a partir disso, trabalhar em soluções práticas e eficientes.
2 – Modelagem dos fluxos de trabalho
A modelagem de fluxos de trabalho consiste em avaliar quais etapas são necessárias para entregar as tarefas, de maneira ordenada. Ou seja, definir que determinada atividade só pode ocorrer depois de outra e criar um documento visual, como um diagrama, que possa ser apresentado ao time inteiro.
Por meio do mapeamento, fica fácil visualizar as tarefas burocráticas e desnecessárias que estão desviando o tempo, podendo otimizá-las para garantir um funcionamento melhor dos fluxos na totalidade.
3 – Escolha de ferramentas
A partir do mapeamento dos processos, você terá uma boa noção sobre qual a melhor ferramenta para automatizar as tarefas do seu fluxo de trabalho. Aqui, vale levar em consideração a aplicação da ferramenta de acordo com a necessidade: aumento de produtividade, diminuição de erros, mais receita, melhora no atendimento ao cliente etc.
4 – Alinhamento de equipe
É fundamental alinhar com os profissionais a relevância de seguir o planejamento, ainda mais se isso for algo novo para eles.
No caso de reestruturação ou implementação completa de processos, vale a pena fazer workshops sobre o assunto. Assim, todos poderão entender com clareza as mudanças que virão e terão abertura para tirar as dúvidas.
É importante que a liderança fomente uma cultura focada em como melhorar os processos internos de uma empresa, com mentalidade voltada à eficiência operacional.
6 – Avaliação
É neste momento em que será realizada a avaliação de alcance de metas, como melhorar os processos internos de uma empresa e otimizar as entregas.
O monitoramento serve para verificar se o novo fluxo de trabalho diminuiu realmente os gargalos identificados e se as vantagens de automatizar os processos estão sendo devidamente absorvidas pelo negócio.
7 – Otimização
Sempre que o negócio se depara com um gargalo ou desafio, uma mudança no processo pode ser a solução. Desse modo, os profissionais conseguem enxergar melhor os resultados, os clientes recebem um produto melhor e a empresa cresce no mercado.
Cabe reforçar que, durante a otimização, estratégias como mapear os processos novamente ou redefinir sistemáticas operacionais favorecem o desenvolvimento de novas metodologias que te ajudem a avançar.
>>> Dica extra: veja o nosso guia de processos que podem ser automatizados na sua empresa!
Como melhorar os processos com a Lecom?
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