Para entender como reduzir custos com automação de processos, primeiramente, tenha em mente que todos os fluxos da sua organização são processos.
Se você ainda não tem esse caminho automatizado, é bem provável que sinta que muitos estão desorganizados ou demandam execução excessivamente manual, certo?
Esse detalhe pode fazer com que, à primeira vista, seu negócio opere de maneira efetiva, entregue lucro e atenda à demanda.
Mas já parou para pensar no esforço que seus colaboradores empregam para entregar tarefas simples? Entende que essa energia geraria resultados ainda melhores se aplicada em atividades mais estratégicas?
Além disso, ao pensar nas falhas comuns aos fluxos, quantas desapareceriam se certos processos não ocorressem manualmente? Imagine, por exemplo, os reembolsos feitos pelo RH: são muitos recibos para lidar em alguns casos, e a complexidade do fluxo pode gerar confusão.
Ao considerar que as falhas organizacionais envolvem um custo direto sem retorno, solucionar os problemas com seus processos pode, sim, trazer uma boa redução nos custos, e a automação é uma boa maneira de fazer isso.
Quer aprender como reduzir custos com automação de processos de maneira efetiva e permanente? Ao longo das próximas linhas, damos 4 dicas infalíveis para te guiar!
O que é automação de processos?
A automação de processos é o ato de executar tarefas sem a interferência humana, ou seja, de forma automática. Em outras palavras, você programa os sistemas para atuarem “por conta própria”, seguindo um protocolo estabelecido previamente e, assim, elimina a necessidade de trabalho manual, aumenta a eficiência e reduz as chances de erros humanos.
Hoje, a automação de processos existe em diversos setores das empresas. Por exemplo, é possível automatizar o cálculo de horas trabalhadas pelos colaboradores pelo RH ou os processos de compra de insumos para a empresa.
Para ficar mais claro como isso é possível, confira a seguir como funciona a automação de processos!
Como funciona a automação de processos?
A automação de processos funciona primariamente com a adoção de uma ferramenta para executar as tarefas. Na prática, basta contratar, escolher as ações para realizar automaticamente, determinar os passos e aproveitar.
Vale ressaltar que você pode implementar a automação em vários níveis, desde a execução do próprio processo até o gerenciamento — principalmente em BPM — para agilizar o fluxo em sua totalidade e otimizar as relações entre as atividades.
Ao automatizar os processos organizacionais, você integra os sistemas para operarem com mais sinergia e inteligência. Por exemplo, conectar os sistemas dos setores financeiro e de RH para otimizar o fluxo de pagamento ou o financeiro com o de compras para facilitar o pagamento a fornecedores.
Essa integração permite que os colaboradores de diversas áreas compartilhem informações estratégicas por meio dos dados gerados na plataforma.
Graças a isso, a automação proporciona uma série de benefícios, como aumento da eficiência e produtividade, diminuição do tempo gasto nas tarefas e, é claro, redução dos custos operacionais.
Isso porque os sistemas de automação mais comuns geram dados específicos sobre o funcionamento do negócio, que quando atrelados a uma estratégia de B.I. (Business Intelligence), ajudam a rever algumas ações e até a descobrir gargalos na produção, por meio de resultados mensuráveis.
Entenda melhor como reduzir custos com automação de processos a seguir!
Como reduzir os custos com automação de processos?
1. Identifique gargalos
Como falamos, é possível aprender como reduzir custos com automação de processos ao usar os dados coletados pela sua ferramenta para identificar gargalos. Em outras palavras, perceber oportunidades de melhoria nos procedimentos diários.
Pode ser que, na sua empresa, a tarefa tenha mais etapas do que o necessário para ser finalizada e, por isso, demande mais tempo e recursos da empresa. Neste exemplo, a automação permite identificar quais pontos do processo eliminar para aumentar a eficiência.
Como resultado, há a redução dos custos, uma vez que a execução da tarefa elimina procedimentos desnecessários e a torna mais rápida.
Ficou claro?
2. Reduza o trabalho manual
Um dos objetivos da automação é eliminar o trabalho manual — característica que reduz os custos operacionais do negócio de maneira gradativa.
Isso é possível porque o processo permite uma equipe mais enxuta — já que muitas tarefas acontecem automaticamente — e ainda fazer com que os colaboradores foquem em iniciativas estratégicas e tragam mais resultados para a empresa.
No final, há a diminuição dos gastos e o aumento dos lucros de maneira proporcional.
3. Elimine o retrabalho
No geral, as máquinas têm uma capacidade de processar informações superior à dos seres humanos e não sofrem influência de fatores externos, como falta de atenção ou barulhos prejudiciais à atenção.
Na prática, o fato faz com que as ferramentas para automação de processos executem tarefas sem cometer erros ao preencher os sistemas. Por exemplo, na hora de inserir os dados de um novo cliente, o processo de automação garante a integridade das informações.
Dessa forma, há uma redução drástica do retrabalho que só toma tempo e recursos da empresa, o que faz com que as tarefas se tornem mais caras.
4. Tenha mais escalabilidade
Por último, na nossa lista de dicas de como promover economia com automação de processos, temos a possibilidade de escalar o seu negócio sem elevar os investimentos.
Isso porque as ferramentas processam uma quantidade imensa de dados sem precisar arcar com contratação de novos colaboradores — ou, no caso, de servidores.
Neste caso, você precisa apenas replicar os processos nos novos setores e pronto! Tem mais tarefas automatizadas.
Como fazer automação de processos e reduzir os custos do seu negócio?
Agora que você compreendeu como reduzir custos com automação de processos, chegou o momento de ver como fazer automação de processos.
O passo a passo consiste basicamente em:
- selecionar os processos para automatizar: lembre-se de avaliar diversos setores, como RH, financeiro ou compras;
- identificar os pontos de melhoria: buscar quais etapas eliminar para agilizar a execução ou quais erros atrasam a finalização;
- definir seus objetivos: o que deseja alcançar com a automação de processos?;
- escolher um bom software ou ferramenta de automação de processos.
Por falar em ferramentas de automação de processos, o ideal é escolher uma opção completa e fácil de usar.
Um bom exemplo é a plataforma Lecom, que permite que seu negócio modele, execute e gerencie processos de um só lugar com:
- segurança;
- robustez;
- integração;
- grande escala;
- disponibilidade;
- rastreabilidade.
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