O diagrama de processos é um documento que permite expor e entender, de maneira gráfica e visual, como ocorre um determinado processo dentro de sua organização, com detalhes sobre cada etapa e a interligação entre todas elas.
É um documento importante e se torna um ativo para a empresa, pois é uma maneira de manter registrados os fluxos de processos da empresa, que muitas vezes são apenas executados repetidamente, sem uma análise real sobre seus objetivos e sua prioridade na geração de valor pelo negócio.
Aspectos fundamentais de um diagrama de processos
Um dos principais objetivos de um diagrama de processos é permitir que todos tenham conhecimento daquele fluxo específico, mesmo quem acabou de entrar na organização. Por isso, ele é muitas vezes feito por meio de técnicas universalmente conhecidas, como as de BPMN.
A ideia é conversar com cada área da empresa e, então, decidir quais pontos do processo devem ser realmente documentados no diagrama. Deve haver um grande foco no “as-is”, que é o momento de explorar, de fato, os processos e descobrir suas possíveis rupturas e desvios.
“Faça um desenho do que é hoje, antes de pensar naquilo que você gostaria que fosse.” – Eric Lisi, Gerente de Projetos da Lecom.
Esse entendimento profundo sobre as áreas já é uma das etapas fundamentais para um diagrama. Entretanto, para que ele seja realmente efetivo no que se propõe, precisa apresentar alguns detalhes, imprescindíveis:
Atividades (etapas)
“As atividades podem ser desdobradas, para que reflitam não só de maneira macro aquilo que deve ser executado, mas também as subdivisões que aquilo pode trazer.” – Rômulo Quintiliano, Gerente de Projetos da Lecom.
Uma etapa de processo como o cadastro de um usuário, por exemplo, embora seja uma simples ação (e tenha suas ramificações menores), faz parte de algo muito maior, como a contratação de um funcionário ou sua integração nos sistemas internos da empresa.
Atores do processo
Cada uma das atividades do processo é realizada por um ou mais atores, ou seja, os colaboradores aos quais foram designadas as tarefas relacionadas a elas.
Designá-los no diagrama de processos é essencial para auxiliar na identificação mais clara das etapas e da equipe trabalhando no processo a ser desenhado. Isso também ajuda a entender a estrutura de cargos e em quais momentos do processo estão atuando. Além de facilitar o planejamento de melhoria contínua específica para alguns setores.
Interações entre as etapas
Tão importantes quanto as etapas e atividades, é como elas interagem entre si, principalmente as influências de uma em relação à outra, para que haja uma visão de ponta a ponta na qual a importância de cada etapa seja avaliada.
Com isso é possível, por exemplo, identificar fases falhas e gargalos no fluxo do processo, e com os atores e as etapas bem especificadas, determinar as mudanças necessárias de maneira mais simples e assertiva.
Uma boa dica para garantir um aproveitamento ainda maior de um bom diagrama de processos é apostar em uma ferramenta de automação, como um BPMS. Com isso, você poderá escalonar melhor as atividades, verificar prazos e cronogramas de maneira correta, determinar o tempo de cada etapa de processo e, assim, apontar possíveis incoerências em relação ao planejado.
Para mais artigos como esse, confira o blog da Lecom!
