O mapeamento de processos constitui, basicamente, um panorama de como a sua empresa opera e de quais são as interações entre as áreas para o desenvolvimento de projetos.
Por essa razão, entender como fazer o fluxo de processos é tão importante. Afinal, desempenha um impacto direto na melhora da produtividade de toda a organização.
O resultado acontece por diferentes motivos, que vão desde a visualização mais clara dos processos, identificando melhor os gargalos e eliminando tarefas desnecessárias, até a otimização na tomada de decisões.
Quer saber mais sobre o que é e qual a importância de um diagrama de fluxos de processos? Mais do que isso, quer saber como implementar de maneira assertiva em seu negócio?
Então, continue a leitura.
O que é fluxo de processos?
Também conhecido como fluxograma ou diagrama de processo, é uma representação gráfica de um processo ou sistema. É usado para descrever a sequência de etapas, atividades, decisões e interações que ocorrem ao longo do tempo em um procedimento específico. Seu objetivo é fornecer uma visualização clara e compreensível sobre o funcionamento do processo.
A representação gráfica de um fluxograma é composta por símbolos e linhas. Os mais comuns incluem:
- retângulo, que representa uma etapa ou atividade no processo;
- losango, que indica uma decisão a ser tomada, com ramificações para diferentes caminhos, dependendo da escolha;
- círculo, que marca o início ou o fim do processo;
- setas ou linhas de conexão, que mostram a direção do fluxo entre os símbolos.
Veja um exemplo a seguir:
Ao criar um fluxo de processos, as etapas são organizadas em uma sequência lógica, e as decisões são representadas de forma a indicar as opções disponíveis.
Além disso, as setas conectam os símbolos para mostrar a ordem em que as etapas são executadas.
Qual a importância do fluxo de processos?
Seja qual for o tamanho da sua empresa, enxergar como é o funcionamento das áreas, de maneira completa e externa, não é uma tarefa simples. São muitos processos acontecendo simultaneamente, e ter controle sobre eles sem nenhuma ferramenta é praticamente impossível.
Por tal razão, usar técnicas de mapeamento é algo que pode ser a solução para muitos problemas e gargalos, pois oferece uma visão de orientação completa, com detalhes sobre cada etapa de desenvolvimento.
Essa ampla visibilidade ajuda não só a entender melhor a empresa, mas também a ter uma noção mais clara de quem realiza cada ação, quais são os procedimentos e se a sequência das fases de desenvolvimento está realmente efetiva.
Neste contexto, o BPMN tem se destacado na modelagem de processos. Trata-se de uma notação idealizada para melhorar a comunicação entre setores e pessoas, pois sua estrutura traz mais visibilidade ao processo e suas fases.
Para entender mais sobre como funciona e, principalmente, a importância da automação para as organizações, confira este vídeo. Aproveite para ver também alguns exemplos de fluxos de processos:
Benefícios de ter uma boa visibilidade dos processos internos de sua empresa
Com seu fluxo de processos mapeado, é possível potencializar a eficiência e a produtividade na empresa. Às vezes, uma das áreas de desenvolvimento está fazendo uma etapa desnecessária para certos tipos de projeto.
A prática pode tomar tempo e prejudicar a produtividade dos times, ou até mesmo fazer com que você tenha pessoas demais trabalhando em uma etapa só, podendo realocá-las para aumentar a força em um setor com demanda mais intensa.
Caso a sua empresa use um sistema integrado para fazer o gerenciamento dos processos, o desenho das etapas de desenvolvimento, com as informações completas, pode ser um guia para uma análise mais precisa dos dados coletados.
Pode ser que você perceba que, ao dividir uma etapa de desenvolvimento em duas, sua eficiência aumente, ou até mesmo que exista uma interação ausente, por isso as entregas não estão trazendo o resultado esperado.
Confira 3 dicas para aumentar a eficiência do fluxo de processo
Para desfrutar ao máximo dos benefícios do mapeamento de processos, é importante atentar-se a algumas práticas. Por isso, listamos três dicas para te apoiar nesse trabalho:
- minimize a quantidade de tarefas redundantes – no mercado atual, eficiência é uma palavra de ordem;
- evite detalhar demais as etapas do processo – ofereça a quantidade necessária de informações para a aplicação de forma clara e concisa;
- imagine que você é um usuário final e entenda como pode melhorar a sua experiência. Empatia pode trazer melhorias surpreendentes!
Como fazer o fluxo de processos?
Como vimos, o fluxo de processos é uma representação gráfica que mostra etapas sequenciais, decisões e interações envolvidas. Veja, agora, como desenvolver um.
1. Liste as etapas do processo
Primeiramente, identifique claramente o processo que você deseja documentar, certificando-se de entender o seu objetivo e o escopo do processo.
Em seguida, enumere todas as etapas ou atividades envolvidas no processo, na ordem em que ocorrem. Você pode fazer isso manualmente, em um documento de texto ou usando um software de criação de fluxogramas.
2. Desenhe o fluxograma
Conecte as etapas com símbolos, avaliando o fluxo que deve ser seguido, sempre de maneira lógica. É aqui que, propriamente, nasce o diagrama de fluxo de processos.
Então, adicione informações detalhadas. Por exemplo, em cada símbolo de retângulo (atividade), inclua informações detalhadas sobre o que acontece na etapa. Certifique-se de incluir responsabilidades, prazos, recursos necessários, sempre que for pertinente.
Quando você chegar a uma decisão no processo (símbolo de losango), use setas para indicar as diferentes saídas com base nas condições.
Uma decisão pode ter duas setas, uma para “Sim” e outra para “Não”, cada uma levando a etapas diferentes.
3. Teste o fluxo de processos
Certifique-se de que o fluxo de processos faça sentido e que todas as etapas estejam corretamente conectadas.
Você pode fazer isso revisando-o cuidadosamente e pedindo a outras pessoas que deem uma olhada também.
Leia também: O que não pode faltar em seu Diagrama de Processos
4. Documente informações adicionais
Se necessário, adicione informações extras ao seu fluxo de processos, como indicadores de desempenho, prazos, métricas de qualidade, responsabilidades específicas e qualquer outra informação relevante.
Então, após revisar e aprimorar seu fluxo, finalize-o.
Se estiver usando um software, salve-o em um formato adequado, como PDF ou imagem, para ficar mais fácil de compartilhar com outras pessoas.
5. Compartilhe e implemente
Distribua o diagrama para todas as partes envolvidas, garantindo que todos tenham um entendimento claro de como o fluxo funciona e quais são suas responsabilidades.
Lembre-se de que saber como fazer o fluxo de processos é apenas o primeiro passo, pois essa é uma atividade interativa.
À medida que o processo evolui ou é otimizado, você pode precisar revisá-lo e atualizá-lo para garantir que reflita com precisão a realidade.
Além disso, a escolha de software para automatizar processos pode facilitar muito, pois a ferramenta geralmente oferece recursos de formatação e compartilhamento mais robustos.
Gerencie os processos da sua empresa com a Lecom
Uma boa dica para garantir um aproveitamento ainda maior de um bom diagrama de processos é apostar em uma ferramenta de automação.
Dessa forma, você escalona melhor as atividades, verifica prazos e cronogramas de maneira correta, determina o tempo de cada etapa do processo e, assim, aponta possíveis incoerências em relação ao planejado.
Então, agora que você já entendeu como fazer o fluxo de processos, saiba que pode contar com a nossa tecnologia para implementá-lo e monitorá-lo.
Nossa Plataforma de Gestão Inteligente de Processos permite que você centralize informações, agilize rotinas e acompanhe indicadores de forma precisa e simples. Também é possível criar processos, executar tarefas e mensurar a eficácia dos seus fluxos de trabalho.
Portanto, se você deseja aumentar a eficiência operacional e a governança do seu negócio para ter um crescimento sustentável, conte com a plataforma Lecom!
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