Conhecer a importância das regras de negócio pode ajudar a agilizar os processos da sua empresa. No entanto, mais do que entender o conceito, é fundamental perceber como aplicá-lo na prática.
Apesar do termo ter começado com o desenvolvimento de produtos de software, já é muito usado atualmente para regular as operações de uma companhia de maneira geral. Ou seja, o seu conceito expandiu a sua origem.
Até porque, regras foram criadas para colaborar com o funcionamento, seja da sociedade, de uma escola ou de um jogo. Não seria diferente em uma organização, não é mesmo?
Para gerir os processos de negócio da sua empresa com eficiência e agilidade, é essencial definir parâmetros e diretrizes.
As regras de negócio existem justamente nesse contexto, e contribuem diretamente para orientar e regular as operações da organização.
Quer saber mais sobre como escrever e parametrizar regras de negócio com dicas e exemplos práticos? Então, continue a leitura.
O que são regras de negócio?
Regras de negócio são diretrizes ou condições que uma organização ou empresa estabelece para orientar operações, processos e decisões que devem ser realizados em cenários específicos. Em outras palavras, são direcionamentos que especificam o que precisa ser feito cada vez que ocorrer determinada situação.
As regras de negócio são essenciais para definir como uma empresa conduz seus processos para alcançar objetivos. São usadas para padronizar e controlar as atividades da organização, bem como para garantir conformidade com regulamentações externas e padrões de qualidade.
Exemplos de regras de negócio incluem definições em processos como: políticas de reembolso de despesas, critérios de aprovação para concessões de crédito, políticas de atendimento prioritário, procedimentos de gerenciamento de estoque, regras de segurança no local de trabalho, entre outros.
Tais parâmetros ajudam a garantir que as operações da empresa sejam executadas de maneira consistente e eficiente, bem como em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.
Confira as características de uma regra de negócio.
Especificidade
As regras de negócio geralmente são detalhadas e específicas, descrevendo condições ou critérios que devem ser cumpridos quando determinadas situações acontecem.
Durabilidade
São estáveis e não mudam frequentemente, a menos que haja uma necessidade legítima de atualização devido a mudanças nas circunstâncias ou regulamentações.
Aplicabilidade
As regras podem ser definidas em várias áreas da organização, como vendas, marketing, finanças, recursos humanos, entre outras.
Automatização
Muitas regras de negócio podem ser aplicadas de forma automatizada por meio de softwares, o que ajuda a garantir consistência e conformidade nas operações da empresa.
Conformidade e regulamentação
Algumas regras de negócio são necessárias para cumprir regulamentações governamentais ou padrões da indústria.
Diferença entre requisitos e regras de negócio
Requisitos e regras de negócio são conceitos distintos, embora ambos desempenhem um papel importante para definir o que deve ser feito. A principal diferença entre requisitos e regras de negócio está no foco e no propósito.
Sobre os requisitos:
- descrevem as funcionalidades, características e capacidades que um produto ou tecnologia deve ter para atender às necessidades dos usuários ou partes interessadas;
- são geralmente declarados em termos mais técnicos e específicos que precisam existir;
- podem ser divididos em requisitos funcionais (que descrevem o que o produto ou tecnologia deve fazer) e requisitos não funcionais (que descrevem as características de desempenho, segurança, usabilidade, entre outras).
Sobre as regras de negócio:
- são diretrizes ou condições que estabelecem como a organização ou empresa opera, toma decisões e conduz seus negócios;
- são mais abstratas e não se concentram diretamente nas funcionalidades técnicas de uma tecnologia, por exemplo. Em vez disso, descrevem restrições e critérios que a empresa deve seguir em seus processos de negócios;
- podem ser aplicadas a diversas tecnologias e processos na organização.
Exemplos de regras de negócio
É possível encontrar aplicações de regras de negócio em diferentes setores. Confira alguns deles a seguir.
Companhia de seguros
- Regra: clientes com menos de 25 anos de idade e com menos de dois anos de experiência de direção não são elegíveis para seguro de automóvel abrangente.
- O pedido será negado quando um cliente for considerado inelegível.
Instituição financeira
- Regra: para solicitar crédito, o cliente deve ter uma pontuação mínima de crédito específica, além de estar há determinado tempo na instituição.
- Se não atender a um desses requisitos, o pedido de empréstimo será automaticamente rejeitado pela instituição financeira.
Hospital
- Regra: pacientes com níveis de triagem de emergência ‘Crítico’ devem ser atendidos imediatamente, independentemente da ordem de chegada.
- Aqueles que se encaixam no critério de emergência têm prioridade máxima e serão atendidos no mesmo momento.
Esses exemplos de regras de negócio ilustram como elas podem variar de acordo com o setor e o contexto da organização, além de mostrar como são usadas para tomar decisões, automatizar processos e garantir o cumprimento de políticas e regulamentos.
Como definir regras de negócio?
O ideal é definir as regras em conjunto com o planejamento estratégico da empresa e também no levantamento de processos, visando regras mais operacionais e táticas. Dessa maneira, todas as ações estarão alinhadas aos valores e à identidade organizacional, assim como as suas restrições e condições.
As principais etapas do processo incluem: identificação da necessidade da regra, documentação clara, organização da estrutura, definição das ações e exceções e atualização. Veja mais sobre cada uma dessas etapas.
Identifique a necessidade da regra
Antes de definir uma regra de negócio, é fundamental entender por que ela é necessária. Qual problema ou desafio específico a regra pretende abordar? Certifique-se de que a definição seja relevante para os objetivos da organização.
Documente claramente a regra
Uma regra de negócio deve ser definida de maneira clara e concisa, de modo que qualquer pessoa possa compreendê-la facilmente.
Aqui, o ponto fundamental é usar uma linguagem que seja simples, evitando jargões técnicos (a menos que seja estritamente necessário).
Além disso, certifique-se de que a regra seja fácil de interpretar. Ou seja, evite ambiguidades. Seja específico sobre as condições, ações e exceções envolvidas. Use exemplos concretos, se necessário, para esclarecer a aplicação da regra.
Também é essencial manter um registro organizado de todas as especificações das regras de negócio em um local acessível e confiável.
Organize a estrutura
Padronize a forma como suas regras de negócio são escritas para garantir consistência em toda a organização.
Outro ponto necessário é a enumeração das condições sob as quais a regra se aplica. Por exemplo, pode incluir requisitos específicos que devem ser atendidos antes que a definição entre em vigor.
Defina as ações e considere as exceções
Especifique as ações que devem ser tomadas quando a regra é aplicada com sucesso. Nesta etapa, pode-se incluir ações manuais a serem executadas por funcionários ou ações automáticas em softwares.
Além disso, identifique e documente quaisquer exceções à regra. Ou seja, avalie quais são as situações em que a regra não se aplica, ou em que momentos deve ser modificada – e de que maneira.
Em seguida, peça a outros membros da equipe, gestores ou partes interessadas que revisem e validem as regras de negócio para garantir sua precisão e eficácia.
Mantenha as regras atualizadas
À medida que as necessidades da organização evoluem, é importante revisar e atualizar regularmente as regras de negócio. Essa é uma maneira de garantir que elas ainda estejam alinhadas às necessidades da organização.
Veja alguns processos que você pode incluir nessa etapa.
- Revisão periódica: estabeleça um método de revisão regular para todas as regras, como trimestralmente, anualmente ou em intervalos adequados ao setor e às mudanças operacionais.
- Avaliação da relevância: analise se as regras de negócio ainda são relevantes para os objetivos da organização. À medida que os objetivos mudam, algumas regras podem se tornar obsoletas ou precisar de adaptação.
- Análise de desempenho: avalie o desempenho das regras em relação aos resultados desejados. Isso pode incluir a consideração de métricas para determinar se elas estão, de fato, contribuindo para a organização.
- Mudanças regulatórias: atente-se a mudanças nas regulamentações ou no ambiente legal que possam afetar suas regras de negócio, garantindo que todas estejam em conformidade com as leis vigentes.
- Evolução tecnológica: se a organização adotar novas tecnologias ou softwares, verifique se as regras são compatíveis e podem ser integradas efetivamente com as novas soluções.
Além de definir com clareza as regras de negócio, a organização precisa que sejam, de fato, cumpridas. Nesse sentido, a automatização de determinadas tarefas contribui diretamente para isso em diferentes tipos de processos empresariais.
Essa automatização de tarefas pode ser viabilizada com a plataforma de Gestão Inteligente de Processos da Lecom.
Com a tecnologia, os usuários definem, parametrizam e padronizam o que deve ocorrer automaticamente na medida em que determinadas ações dos processos forem realizadas.
Isso pode envolver, por exemplo, o envio de uma notificação para determinado líder, uma aprovação específica de um setor com uma assinatura digital, entre outras possibilidades.
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