O que é a modelagem de processos? Como funciona?

O que é a modelagem de processos? Como funciona?

Entender o que é a modelagem de processos e qual é sua função no dia a dia dos negócios não é um mero capricho. Na verdade, estudar a área se tornou uma necessidade para manter a empresa relevante no mercado e potencializar seus resultados.

A metodologia, que também é chamada de BPM, otimiza o tempo dos processos organizacionais da sua empresa. Afinal, com o recurso, você identifica não apenas os atores envolvidos nos processos, mas também suas responsabilidades. 

Não é à toa que a notação BPM cresce de forma exponencial no mercado, incorporada por um número cada vez maior de organizações. De acordo com o Mordor Intelligence, espera-se que os investimentos na área quase dobrem até 2029.

Para aprender mais sobre o assunto, como o que é, a principal função e os benefícios de modelar processos de negócios, continue a leitura deste artigo!

O que é a modelagem de processos?

A modelagem de processos — ou Business Process Modeling (BPM) — consiste em utilizar uma  série de símbolos padronizados que proporcionam uma  representação visual dos processos com suas atividades, ordem de execução e participantes. Seu objetivo é facilitar o entendimento de cada passo das atividades executadas pelas empresas. Esta é uma etapa importante da automação, pois é aqui que as equipes descobrem, desenham e encontram oportunidades de otimização de processos. 

Qual é a importância da modelagem de processos com BPM?

Além de entender o que é a modelagem de processos com BPM, é preciso saber que a metodologia é especialmente importante para documentar processos e informações para evitar a perda de dados.

É vital ter em mente que uma empresa é composta por pessoas, e grande parte do conhecimento organizacional está incorporado nos próprios colaboradores. 

Portanto, se o funcionário da empresa sai, ele leva o conhecimento consigo — a menos que haja uma documentação clara e atualizada  em ferramentas associadas ao BPM.

O mapeamento dos processos de negócios também permite a identificação de potenciais a explorar, bem como pontos fracos a melhorar. É neste momento que a modelagem de processos assume um papel fundamental na organização, pois permite que os processos sejam descritos, desenhados e representados.

Aproveite para ler: objetivos da modelagem de processos + como adotar na empresa?

Qual é a função da modelagem de processos?

A principal função da modelagem de processos nas empresas é promover a melhoria operacional contínua e fomentar a inovação nos negócios. Isso porque o procedimento padroniza as operações das organizações para, assim, criar uma estratégia de crescimento mais sólida. 

Além de compreender o que é a modelagem de processos, é preciso ter em mente que o procedimento entrega uma visão integrada do fluxo de trabalho. Assim, otimiza a comunicação interna entre colaboradores e entre diferentes departamentos. 

Vale a pena ler: como identificar processos que podem ser automatizados?

Como funciona a modelagem de processos com BPM?

A modelagem de processos com BPM funciona por meio da criação de um diagrama que representa visualmente todo o fluxo de execução de um processo, desde o início até sua finalização. Na prática, a modelagem de processos se assemelha a esta imagem:

Para chegar a esse resultado, no entanto, é necessário:

• identificar o processo modelado; 
• compreender, a fundo, cada etapa que compõe o processo (o que é preciso para executá-lo com maestria); 
• criar um fluxo com todas as etapas e detalhar as atividades referentes a cada uma para padronizar o “caminho”; 
• revisar e manter todo o diagrama atualizado, com alterações cada vez que for necessário (como nos casos em que surge uma demanda de atividade que demanda a criação de uma nova etapa no processo). 

Fora isso, é importante ressaltar que não existe apenas uma linguagem de modelagem. As principais são: 

• Petri; 
• IDEF0;
• Aris; 
• SPEM; 
• BPMN. 

Leia também: qual é a diferença entre BPM e BPMN? Entenda as definições e vantagens de cada uma

Quais os benefícios de modelar processos para as empresas?

Os principais benefícios de modelar processos para as empresas são: 

1. melhora da comunicação interna;
2. diminuição de erros e atrasos nas tarefas;
3. aprimoramento das equipes;
4. otimização do uso dos recursos internos. 

1. Melhora da comunicação interna

Como explicamos, a modelagem de processos permite que as empresas compartilhem seus procedimentos com facilidade e padronização. Assim, promove uma melhora na comunicação interna. 

Isso acontece porque há o repasse das informações de forma igualitária para todos — já que precisam seguir um padrão de qualidade —, o que evita mal-entendidos e problemas futuros.

2. Diminuição dos erros e atrasos nas tarefas 

Por falar em problemas, a modelagem de processos ajuda a evitar erros e atrasos na execução das tarefas. O principal motivo para isso? A padronização dos procedimentos que também permite identificar pontos de melhoria.

Logo, todos das empresas sabem o que se espera deles e conhecem os procedimentos de cada ação, assim como os atalhos para executá-las com agilidade. 

Como resultado, as tarefas ocorrem com a qualidade esperada e no tempo previsto.

3. Aprimoramento das equipes 

A modelagem de processos pode ser de grande ajuda para o aprimoramento das equipes, já que facilita o treinamento dos colaboradores — tanto novos quanto antigos — com o repasse de ações padronizadas e de fácil compreensão.

4. Otimização do uso dos recursos internos 

A modelagem de processos com BPM também serve para otimizar o uso dos recursos internos das organizações. 

Afinal, com a padronização dos procedimentos que, por sua vez, otimiza o trabalho das equipes e reduz a incidência de erros, espera-se melhores resultados, concorda? No final, os negócios lucram mais, com menores investimentos, já que sabem o que fazer para potencializar seus ganhos!

Por fim, agora que você sabe o que é a modelagem de processos, que tal adotar a metodologia no dia a dia da sua empresa? Para isso, conte com a ajuda da Lecom Tecnologia, uma plataforma de gestão inteligente de processos. 

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